La dichiarazione di regolarità dei pagamenti condominiali è un documento rilasciato dall’amministratore che attesta se il proprietario di un’unità immobiliare ha versato regolarmente le quote condominiali e se risultano eventuali morosità. Serve soprattutto in caso di vendita dell’immobile, per informare acquirente e notaio sulla situazione dei pagamenti e sulle possibili pendenze condominiali.
Come scrivere dichiarazione regolarità pagamenti condominiali
La dichiarazione di regolarità dei pagamenti condominiali è un documento con cui l’amministratore attesta la situazione contabile del proprietario di una determinata unità immobiliare nei confronti del condominio. In Italia non esiste un modello unico imposto dalla legge con una forma rigidamente prestabilita, ma il contenuto deve essere sufficientemente preciso da consentire di comprendere se il condomino abbia pagato quanto dovuto, fino a quale data, quali somme risultino eventualmente ancora insolute e se vi siano controversie o obbligazioni condominiali rilevanti.
Il documento dovrebbe innanzitutto identificare chiaramente il condominio. È opportuno indicare la denominazione completa, l’indirizzo dello stabile, il codice fiscale del condominio e, se presente, il numero di registrazione o altri riferimenti utilizzati dall’amministrazione. Dovrebbero essere indicati anche il nome e i recapiti dell’amministratore che rilascia la dichiarazione, specificando la sua qualità di amministratore in carica e, se necessario, la data della nomina o della conferma dell’incarico. Questo consente di verificare che l’attestazione provenga dal soggetto effettivamente responsabile della gestione contabile del condominio.
Devono poi essere riportati i dati del condomino interessato, indicando nome, cognome, codice fiscale e, quando utile, indirizzo di residenza o domicilio. È importante identificare con precisione l’unità immobiliare cui si riferisce la dichiarazione, attraverso l’indirizzo, il numero interno, il piano, la scala e gli eventuali dati catastali, come foglio, particella e subalterno. Se il proprietario possiede anche una cantina, un box, un posto auto, una soffitta o altre pertinenze, queste dovrebbero essere comprese nell’attestazione oppure indicate separatamente, perché possono avere quote millesimali, spese e posizioni contabili autonome.
La dichiarazione dovrebbe precisare il periodo preso in considerazione. Non è sufficiente affermare genericamente che il condomino è “in regola”, perché tale espressione potrebbe riferirsi a una situazione contabile diversa da quella esistente al momento della sottoscrizione o della vendita. È preferibile indicare, per esempio, che la verifica è stata effettuata con riferimento alle spese condominiali maturate fino a una data determinata, specificando se si tratta della data di emissione della dichiarazione, della data dell’ultimo rendiconto approvato, della data dell’ultimo pagamento registrato oppure della data prevista per il rogito.
Dovrebbe essere chiarito se la regolarità riguarda soltanto le spese già scadute oppure anche quelle deliberate ma non ancora scadute. Normalmente l’amministratore può attestare che, alla data indicata, risultano pagate tutte le rate scadute secondo il piano di riparto approvato. Non è necessariamente corretto dichiarare che il condomino non deve nulla se esistono rate future già approvate, contributi deliberati ma non ancora esigibili oppure spese che devono essere contabilizzate alla fine dell’esercizio. La formulazione deve quindi distinguere tra somme già scadute, somme già deliberate ma non ancora scadute e somme semplicemente prevedibili o ancora da determinare.
La dichiarazione dovrebbe inoltre specificare la situazione delle spese ordinarie. In questa parte possono rientrare, tra le altre, le spese per pulizia, illuminazione delle parti comuni, manutenzione ordinaria, ascensore, consumo dell’acqua, assicurazione dello stabile, compenso dell’amministratore, gestione del riscaldamento centralizzato e piccole riparazioni. È opportuno indicare se tali spese sono state calcolate sulla base di un preventivo approvato, di un consuntivo approvato oppure di riparti provvisori. Se sono stati effettuati pagamenti parziali, questi devono essere considerati e deve essere evidenziato l’eventuale saldo ancora dovuto.
Particolare attenzione deve essere riservata alle spese straordinarie. La dichiarazione dovrebbe indicare l’eventuale esistenza di lavori straordinari già deliberati dall’assemblea, specificando, per quanto possibile, la natura dell’intervento, la data della delibera, l’importo complessivo posto a carico dell’unità immobiliare, il numero delle rate previste, le rate già scadute, quelle pagate e quelle non ancora pagate. Può trattarsi, ad esempio, di lavori sulla facciata, sul tetto, sull’impianto di ascensore, sulle parti strutturali, sull’impianto elettrico o sul sistema di riscaldamento.
È importante distinguere tra l’approvazione dei lavori e la loro effettiva esecuzione. Una delibera assembleare può avere già posto a carico del condomino una determinata quota anche se i lavori non sono ancora iniziati o non sono stati ultimati. In tal caso la dichiarazione non dovrebbe limitarsi a dire che non esistono morosità, ma dovrebbe precisare che sono presenti eventuali obbligazioni derivanti da lavori straordinari deliberati, indicando la situazione dei relativi pagamenti. Se invece l’importo definitivo non è ancora determinabile, è opportuno dichiarare che la posizione è soggetta a conguaglio o a successiva contabilizzazione.
La dichiarazione dovrebbe indicare il saldo risultante dalla contabilità dell’unità immobiliare alla data di riferimento. Se il condomino è a credito, dovrebbe essere specificato l’importo del credito e la sua origine, per esempio un versamento superiore al dovuto, un conguaglio positivo o una quota non ancora utilizzata. Se invece esiste un debito, occorre precisare l’importo complessivo, distinguendo possibilmente tra capitale, eventuali interessi, spese di sollecito, spese legali e altri oneri. Una formulazione trasparente è preferibile rispetto a espressioni generiche come “posizione non definita” o “situazione da verificare”.
Devono essere considerati anche i pagamenti effettuati dal condomino ma non ancora correttamente imputati o contabilizzati. Può accadere che un bonifico sia stato eseguito poco prima del rilascio della dichiarazione, che il pagamento sia stato effettuato da un soggetto diverso dal proprietario, che manchi nella causale l’indicazione del periodo di riferimento o che l’amministratore non abbia ancora ricevuto l’estratto conto bancario. In questi casi la dichiarazione dovrebbe segnalare l’esistenza del pagamento e precisare se esso è già stato verificato, provvisoriamente registrato o ancora in fase di riconciliazione bancaria.
Quando la dichiarazione viene richiesta in occasione della vendita dell’immobile, il suo contenuto dovrebbe comprendere anche le informazioni rilevanti previste dall’articolo 1130, numero 9, del codice civile. Tale disposizione attribuisce all’amministratore il compito di fornire al condomino che ne faccia richiesta un’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e alle eventuali liti in corso. Per questa ragione, la dichiarazione dovrebbe indicare se esistono controversie giudiziali o stragiudiziali riguardanti l’unità immobiliare o il condomino, specificando, nei limiti necessari, l’oggetto della controversia e l’eventuale incidenza economica.
Non è necessario inserire nella dichiarazione tutti i dettagli processuali di una causa, soprattutto quando ciò comporterebbe una diffusione eccessiva di dati personali o di informazioni non pertinenti. Tuttavia, non dovrebbe essere omessa l’esistenza di una causa che possa avere conseguenze economiche sul condomino o sull’immobile. Per esempio, dovrebbero essere segnalate eventuali azioni per il recupero di quote condominiali, opposizioni a decreti ingiuntivi, contestazioni di delibere, controversie relative a lavori straordinari o procedimenti nei quali il condominio potrebbe essere condannato a sostenere costi ripartibili tra i condomini.
La dichiarazione dovrebbe chiarire se le liti indicate sono già definite oppure ancora pendenti. Se esiste una sentenza non definitiva, un accordo transattivo, un decreto ingiuntivo, un piano di rientro o una procedura esecutiva, è opportuno descrivere sinteticamente la situazione e specificare se gli importi risultano già contabilizzati nella posizione del condomino. In caso di causa promossa dal condomino contro il condominio, la controversia può avere rilievo anche se non esiste una morosità, perché potrebbe incidere sulle somme da versare o su eventuali conguagli futuri.
Quando il documento riguarda una compravendita, è utile indicare il criterio temporale utilizzato per individuare il soggetto responsabile delle spese. Nei rapporti tra venditore e acquirente, infatti, possono rilevare la data di approvazione della spesa, la data di esecuzione dei lavori, la scadenza delle rate e gli accordi contenuti nel contratto di vendita. Nei confronti del condominio, l’acquirente può essere chiamato a rispondere, secondo quanto previsto dall’articolo 63 delle disposizioni di attuazione del codice civile, dei contributi relativi all’anno in corso e a quello precedente. Questa responsabilità non rende però superflua la regolazione interna tra venditore e acquirente, che dovrebbe essere disciplinata nell’atto di compravendita. L’amministratore dovrebbe quindi attestare i dati contabili senza sostituirsi alle parti nella ripartizione contrattuale degli oneri.
È prudente specificare se il rendiconto dell’esercizio di riferimento sia stato approvato dall’assemblea oppure se sia ancora provvisorio. Un saldo basato su un rendiconto approvato ha una diversa stabilità rispetto a un importo calcolato su un preventivo o su una situazione contabile non ancora sottoposta all’assemblea. Se l’esercizio non è ancora chiuso o il consuntivo non è stato approvato, la dichiarazione dovrebbe indicare che il saldo è provvisorio e può essere modificato in seguito alla chiusura contabile, all’approvazione del rendiconto o all’emissione di un conguaglio.
Dovrebbero essere segnalati anche eventuali fondi condominiali collegati all’unità immobiliare, soprattutto se destinati a lavori straordinari. Occorre tuttavia distinguere tra la quota già versata dal condomino a un fondo comune e un eventuale credito personale del condomino. Di regola, le somme versate al fondo appartengono al condominio e non costituiscono automaticamente un credito liberamente esigibile dal singolo proprietario. La dichiarazione può indicare che la quota relativa all’unità è stata versata, ma dovrebbe evitare di qualificare tale importo come credito personale, salvo che ciò risulti effettivamente dalla contabilità e dalle deliberazioni assembleari.
Nel documento può essere utile precisare se vi siano rateizzazioni o piani di rientro concordati con il condomino. In tal caso dovrebbero essere indicati l’importo originario del debito, la data dell’accordo, il numero delle rate, le scadenze, le rate pagate e quelle eventualmente in ritardo. Se il piano di rientro è rispettato, l’amministratore può attestare che non risultano rate scadute e non pagate, ma dovrebbe comunque segnalare l’esistenza del debito residuo, affinché la dichiarazione non risulti fuorviante.
La dichiarazione dovrebbe riportare il luogo e la data di emissione, la firma dell’amministratore e, preferibilmente, il timbro o gli elementi identificativi dello studio professionale. Se viene trasmessa tramite posta elettronica certificata, è consigliabile che sia allegata come documento firmato digitalmente oppure come copia sottoscritta, con indicazione dell’indirizzo PEC del condominio o dello studio. La data è essenziale perché la situazione dei pagamenti può cambiare rapidamente e un’attestazione non aggiornata può non rappresentare più la reale posizione del condomino.
È opportuno allegare, quando necessario, il prospetto contabile individuale, il piano di riparto, l’ultimo rendiconto approvato, il riepilogo delle rate scadute e pagate e le delibere relative alle spese straordinarie. Non sempre è necessario allegare tutta la documentazione, soprattutto se la dichiarazione è destinata esclusivamente a confermare il saldo, ma gli allegati possono evitare equivoci e consentire al notaio, alle parti o ai consulenti di verificare l’origine degli importi indicati.
La dichiarazione dovrebbe essere redatta in modo oggettivo, senza espressioni ambigue o valutazioni personali. Non dovrebbe contenere formule come “il condomino è sempre stato corretto”, “non ci sono problemi” o “non risultano pendenze per quanto a nostra conoscenza” se non accompagnate da una situazione contabile concreta. È preferibile utilizzare formule come “alla data del … risultano pagate tutte le rate scadute relative alle spese ordinarie e straordinarie contabilizzate” oppure “risulta un saldo debitore di euro …, di cui euro … per spese ordinarie ed euro … per lavori straordinari”.
Se esistono contestazioni del condomino, queste non eliminano automaticamente il debito contabile. L’amministratore può indicare che il proprietario ha contestato determinate somme, ma, finché non intervenga una sospensione, una modifica della delibera o un provvedimento giudiziario, dovrebbe rappresentare anche l’importo risultante dai riparti approvati. La dichiarazione può quindi distinguere tra importo contabilizzato, importo pagato e importo contestato, evitando di trasformare una contestazione unilaterale in una cancellazione del debito.
Infine, la dichiarazione dovrebbe essere limitata alle informazioni necessarie e pertinenti, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. Devono essere evitati dettagli non necessari relativi ad altri condomini, dati sanitari, informazioni familiari o circostanze estranee alla posizione contabile dell’unità immobiliare. L’obiettivo è fornire una fotografia completa e verificabile della situazione dei pagamenti, delle eventuali somme ancora dovute, delle spese già deliberate e delle liti pendenti, senza creare confusione tra la posizione del singolo condomino e quella generale del condominio.
Una formulazione corretta, in termini sostanziali, dovrebbe quindi indicare chi rilascia il documento, per quale condominio e quale unità immobiliare, a quale proprietario si riferisce, fino a quale data è stata effettuata la verifica, quali spese sono state considerate, quali rate risultano pagate, se esistono debiti o crediti, se sono presenti lavori straordinari, fondi, conguagli, piani di rientro o controversie e se il saldo è definitivo oppure provvisorio. Deve inoltre essere datata e sottoscritta dall’amministratore, con l’eventuale precisazione che la situazione potrà cambiare per effetto di nuovi addebiti, scadenze, conguagli o pagamenti successivi alla data dell’attestazione.
Esempio dichiarazione regolarità pagamenti condominiali
DICHIARAZIONE DI REGOLARITÀ DEI PAGAMENTI CONDOMINIALI
Il/La sottoscritto/a ____, nato/a a ____ il //____, codice fiscale ____, residente in ____, via/piazza ____ n. __, in qualità di ____ dell’unità immobiliare sita nel Comune di ____, via/piazza ____ n. __, interno __, piano __, identificata catastalmente al foglio __, particella __, subalterno __,
DICHIARA
che, alla data del //____, risultano regolarmente effettuati i pagamenti relativi agli oneri condominiali ordinari e straordinari maturati fino alla medesima data, con riferimento all’unità immobiliare sopra indicata.
Si dichiara, inoltre, che non risultano insolvenze, morosità o pendenze condominiali a carico del/della sottoscritto/a, salvo quanto eventualmente indicato di seguito:
__
__
La presente dichiarazione viene rilasciata per gli usi consentiti dalla legge.
Luogo ____
Data //____
Firma del dichiarante