La dichiarazione di regolarità dei pagamenti condominiali è un documento rilasciato dall’amministratore che attesta se il proprietario di un’unità immobiliare ha versato regolarmente le quote condominiali e se risultano eventuali morosità. Serve soprattutto in caso di vendita dell’immobile, per informare acquirente e notaio sulla situazione dei pagamenti e sulle possibili pendenze condominiali.

Come scrivere dichiarazione regolarità pagamenti condominiali​

La dichiarazione di regolarità dei pagamenti condominiali è un documento con cui l’amministratore attesta la situazione contabile del proprietario di una determinata unità immobiliare nei confronti del condominio. In Italia non esiste un modello unico imposto dalla legge con una forma rigidamente prestabilita, ma il contenuto deve essere sufficientemente preciso da consentire di comprendere se il condomino abbia pagato quanto dovuto, fino a quale data, quali somme risultino eventualmente ancora insolute e se vi siano controversie o obbligazioni condominiali rilevanti.

Il documento dovrebbe innanzitutto identificare chiaramente il condominio. È opportuno indicare la denominazione completa, l’indirizzo dello stabile, il codice fiscale del condominio e, se presente, il numero di registrazione o altri riferimenti utilizzati dall’amministrazione. Dovrebbero essere indicati anche il nome e i recapiti dell’amministratore che rilascia la dichiarazione, specificando la sua qualità di amministratore in carica e, se necessario, la data della nomina o della conferma dell’incarico. Questo consente di verificare che l’attestazione provenga dal soggetto effettivamente responsabile della gestione contabile del condominio.

Devono poi essere riportati i dati del condomino interessato, indicando nome, cognome, codice fiscale e, quando utile, indirizzo di residenza o domicilio. È importante identificare con precisione l’unità immobiliare cui si riferisce la dichiarazione, attraverso l’indirizzo, il numero interno, il piano, la scala e gli eventuali dati catastali, come foglio, particella e subalterno. Se il proprietario possiede anche una cantina, un box, un posto auto, una soffitta o altre pertinenze, queste dovrebbero essere comprese nell’attestazione oppure indicate separatamente, perché possono avere quote millesimali, spese e posizioni contabili autonome.

La dichiarazione dovrebbe precisare il periodo preso in considerazione. Non è sufficiente affermare genericamente che il condomino è “in regola”, perché tale espressione potrebbe riferirsi a una situazione contabile diversa da quella esistente al momento della sottoscrizione o della vendita. È preferibile indicare, per esempio, che la verifica è stata effettuata con riferimento alle spese condominiali maturate fino a una data determinata, specificando se si tratta della data di emissione della dichiarazione, della data dell’ultimo rendiconto approvato, della data dell’ultimo pagamento registrato oppure della data prevista per il rogito.

Dovrebbe essere chiarito se la regolarità riguarda soltanto le spese già scadute oppure anche quelle deliberate ma non ancora scadute. Normalmente l’amministratore può attestare che, alla data indicata, risultano pagate tutte le rate scadute secondo il piano di riparto approvato. Non è necessariamente corretto dichiarare che il condomino non deve nulla se esistono rate future già approvate, contributi deliberati ma non ancora esigibili oppure spese che devono essere contabilizzate alla fine dell’esercizio. La formulazione deve quindi distinguere tra somme già scadute, somme già deliberate ma non ancora scadute e somme semplicemente prevedibili o ancora da determinare.

La dichiarazione dovrebbe inoltre specificare la situazione delle spese ordinarie. In questa parte possono rientrare, tra le altre, le spese per pulizia, illuminazione delle parti comuni, manutenzione ordinaria, ascensore, consumo dell’acqua, assicurazione dello stabile, compenso dell’amministratore, gestione del riscaldamento centralizzato e piccole riparazioni. È opportuno indicare se tali spese sono state calcolate sulla base di un preventivo approvato, di un consuntivo approvato oppure di riparti provvisori. Se sono stati effettuati pagamenti parziali, questi devono essere considerati e deve essere evidenziato l’eventuale saldo ancora dovuto.

Particolare attenzione deve essere riservata alle spese straordinarie. La dichiarazione dovrebbe indicare l’eventuale esistenza di lavori straordinari già deliberati dall’assemblea, specificando, per quanto possibile, la natura dell’intervento, la data della delibera, l’importo complessivo posto a carico dell’unità immobiliare, il numero delle rate previste, le rate già scadute, quelle pagate e quelle non ancora pagate. Può trattarsi, ad esempio, di lavori sulla facciata, sul tetto, sull’impianto di ascensore, sulle parti strutturali, sull’impianto elettrico o sul sistema di riscaldamento.

È importante distinguere tra l’approvazione dei lavori e la loro effettiva esecuzione. Una delibera assembleare può avere già posto a carico del condomino una determinata quota anche se i lavori non sono ancora iniziati o non sono stati ultimati. In tal caso la dichiarazione non dovrebbe limitarsi a dire che non esistono morosità, ma dovrebbe precisare che sono presenti eventuali obbligazioni derivanti da lavori straordinari deliberati, indicando la situazione dei relativi pagamenti. Se invece l’importo definitivo non è ancora determinabile, è opportuno dichiarare che la posizione è soggetta a conguaglio o a successiva contabilizzazione.

La dichiarazione dovrebbe indicare il saldo risultante dalla contabilità dell’unità immobiliare alla data di riferimento. Se il condomino è a credito, dovrebbe essere specificato l’importo del credito e la sua origine, per esempio un versamento superiore al dovuto, un conguaglio positivo o una quota non ancora utilizzata. Se invece esiste un debito, occorre precisare l’importo complessivo, distinguendo possibilmente tra capitale, eventuali interessi, spese di sollecito, spese legali e altri oneri. Una formulazione trasparente è preferibile rispetto a espressioni generiche come “posizione non definita” o “situazione da verificare”.

Devono essere considerati anche i pagamenti effettuati dal condomino ma non ancora correttamente imputati o contabilizzati. Può accadere che un bonifico sia stato eseguito poco prima del rilascio della dichiarazione, che il pagamento sia stato effettuato da un soggetto diverso dal proprietario, che manchi nella causale l’indicazione del periodo di riferimento o che l’amministratore non abbia ancora ricevuto l’estratto conto bancario. In questi casi la dichiarazione dovrebbe segnalare l’esistenza del pagamento e precisare se esso è già stato verificato, provvisoriamente registrato o ancora in fase di riconciliazione bancaria.

Quando la dichiarazione viene richiesta in occasione della vendita dell’immobile, il suo contenuto dovrebbe comprendere anche le informazioni rilevanti previste dall’articolo 1130, numero 9, del codice civile. Tale disposizione attribuisce all’amministratore il compito di fornire al condomino che ne faccia richiesta un’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e alle eventuali liti in corso. Per questa ragione, la dichiarazione dovrebbe indicare se esistono controversie giudiziali o stragiudiziali riguardanti l’unità immobiliare o il condomino, specificando, nei limiti necessari, l’oggetto della controversia e l’eventuale incidenza economica.

Non è necessario inserire nella dichiarazione tutti i dettagli processuali di una causa, soprattutto quando ciò comporterebbe una diffusione eccessiva di dati personali o di informazioni non pertinenti. Tuttavia, non dovrebbe essere omessa l’esistenza di una causa che possa avere conseguenze economiche sul condomino o sull’immobile. Per esempio, dovrebbero essere segnalate eventuali azioni per il recupero di quote condominiali, opposizioni a decreti ingiuntivi, contestazioni di delibere, controversie relative a lavori straordinari o procedimenti nei quali il condominio potrebbe essere condannato a sostenere costi ripartibili tra i condomini.

La dichiarazione dovrebbe chiarire se le liti indicate sono già definite oppure ancora pendenti. Se esiste una sentenza non definitiva, un accordo transattivo, un decreto ingiuntivo, un piano di rientro o una procedura esecutiva, è opportuno descrivere sinteticamente la situazione e specificare se gli importi risultano già contabilizzati nella posizione del condomino. In caso di causa promossa dal condomino contro il condominio, la controversia può avere rilievo anche se non esiste una morosità, perché potrebbe incidere sulle somme da versare o su eventuali conguagli futuri.

Quando il documento riguarda una compravendita, è utile indicare il criterio temporale utilizzato per individuare il soggetto responsabile delle spese. Nei rapporti tra venditore e acquirente, infatti, possono rilevare la data di approvazione della spesa, la data di esecuzione dei lavori, la scadenza delle rate e gli accordi contenuti nel contratto di vendita. Nei confronti del condominio, l’acquirente può essere chiamato a rispondere, secondo quanto previsto dall’articolo 63 delle disposizioni di attuazione del codice civile, dei contributi relativi all’anno in corso e a quello precedente. Questa responsabilità non rende però superflua la regolazione interna tra venditore e acquirente, che dovrebbe essere disciplinata nell’atto di compravendita. L’amministratore dovrebbe quindi attestare i dati contabili senza sostituirsi alle parti nella ripartizione contrattuale degli oneri.

È prudente specificare se il rendiconto dell’esercizio di riferimento sia stato approvato dall’assemblea oppure se sia ancora provvisorio. Un saldo basato su un rendiconto approvato ha una diversa stabilità rispetto a un importo calcolato su un preventivo o su una situazione contabile non ancora sottoposta all’assemblea. Se l’esercizio non è ancora chiuso o il consuntivo non è stato approvato, la dichiarazione dovrebbe indicare che il saldo è provvisorio e può essere modificato in seguito alla chiusura contabile, all’approvazione del rendiconto o all’emissione di un conguaglio.

Dovrebbero essere segnalati anche eventuali fondi condominiali collegati all’unità immobiliare, soprattutto se destinati a lavori straordinari. Occorre tuttavia distinguere tra la quota già versata dal condomino a un fondo comune e un eventuale credito personale del condomino. Di regola, le somme versate al fondo appartengono al condominio e non costituiscono automaticamente un credito liberamente esigibile dal singolo proprietario. La dichiarazione può indicare che la quota relativa all’unità è stata versata, ma dovrebbe evitare di qualificare tale importo come credito personale, salvo che ciò risulti effettivamente dalla contabilità e dalle deliberazioni assembleari.

Nel documento può essere utile precisare se vi siano rateizzazioni o piani di rientro concordati con il condomino. In tal caso dovrebbero essere indicati l’importo originario del debito, la data dell’accordo, il numero delle rate, le scadenze, le rate pagate e quelle eventualmente in ritardo. Se il piano di rientro è rispettato, l’amministratore può attestare che non risultano rate scadute e non pagate, ma dovrebbe comunque segnalare l’esistenza del debito residuo, affinché la dichiarazione non risulti fuorviante.

La dichiarazione dovrebbe riportare il luogo e la data di emissione, la firma dell’amministratore e, preferibilmente, il timbro o gli elementi identificativi dello studio professionale. Se viene trasmessa tramite posta elettronica certificata, è consigliabile che sia allegata come documento firmato digitalmente oppure come copia sottoscritta, con indicazione dell’indirizzo PEC del condominio o dello studio. La data è essenziale perché la situazione dei pagamenti può cambiare rapidamente e un’attestazione non aggiornata può non rappresentare più la reale posizione del condomino.

È opportuno allegare, quando necessario, il prospetto contabile individuale, il piano di riparto, l’ultimo rendiconto approvato, il riepilogo delle rate scadute e pagate e le delibere relative alle spese straordinarie. Non sempre è necessario allegare tutta la documentazione, soprattutto se la dichiarazione è destinata esclusivamente a confermare il saldo, ma gli allegati possono evitare equivoci e consentire al notaio, alle parti o ai consulenti di verificare l’origine degli importi indicati.

La dichiarazione dovrebbe essere redatta in modo oggettivo, senza espressioni ambigue o valutazioni personali. Non dovrebbe contenere formule come “il condomino è sempre stato corretto”, “non ci sono problemi” o “non risultano pendenze per quanto a nostra conoscenza” se non accompagnate da una situazione contabile concreta. È preferibile utilizzare formule come “alla data del … risultano pagate tutte le rate scadute relative alle spese ordinarie e straordinarie contabilizzate” oppure “risulta un saldo debitore di euro …, di cui euro … per spese ordinarie ed euro … per lavori straordinari”.

Se esistono contestazioni del condomino, queste non eliminano automaticamente il debito contabile. L’amministratore può indicare che il proprietario ha contestato determinate somme, ma, finché non intervenga una sospensione, una modifica della delibera o un provvedimento giudiziario, dovrebbe rappresentare anche l’importo risultante dai riparti approvati. La dichiarazione può quindi distinguere tra importo contabilizzato, importo pagato e importo contestato, evitando di trasformare una contestazione unilaterale in una cancellazione del debito.

Infine, la dichiarazione dovrebbe essere limitata alle informazioni necessarie e pertinenti, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. Devono essere evitati dettagli non necessari relativi ad altri condomini, dati sanitari, informazioni familiari o circostanze estranee alla posizione contabile dell’unità immobiliare. L’obiettivo è fornire una fotografia completa e verificabile della situazione dei pagamenti, delle eventuali somme ancora dovute, delle spese già deliberate e delle liti pendenti, senza creare confusione tra la posizione del singolo condomino e quella generale del condominio.

Una formulazione corretta, in termini sostanziali, dovrebbe quindi indicare chi rilascia il documento, per quale condominio e quale unità immobiliare, a quale proprietario si riferisce, fino a quale data è stata effettuata la verifica, quali spese sono state considerate, quali rate risultano pagate, se esistono debiti o crediti, se sono presenti lavori straordinari, fondi, conguagli, piani di rientro o controversie e se il saldo è definitivo oppure provvisorio. Deve inoltre essere datata e sottoscritta dall’amministratore, con l’eventuale precisazione che la situazione potrà cambiare per effetto di nuovi addebiti, scadenze, conguagli o pagamenti successivi alla data dell’attestazione.

Esempio dichiarazione regolarità pagamenti condominiali​

DICHIARAZIONE DI REGOLARITÀ DEI PAGAMENTI CONDOMINIALI

Il/La sottoscritto/a ____, nato/a a ____ il //____, codice fiscale ____, residente in ____, via/piazza ____ n. __, in qualità di ____ dell’unità immobiliare sita nel Comune di ____, via/piazza ____ n. __, interno __, piano __, identificata catastalmente al foglio __, particella __, subalterno __,

DICHIARA

che, alla data del //____, risultano regolarmente effettuati i pagamenti relativi agli oneri condominiali ordinari e straordinari maturati fino alla medesima data, con riferimento all’unità immobiliare sopra indicata.

Si dichiara, inoltre, che non risultano insolvenze, morosità o pendenze condominiali a carico del/della sottoscritto/a, salvo quanto eventualmente indicato di seguito:

__

__

La presente dichiarazione viene rilasciata per gli usi consentiti dalla legge.

Luogo ____

Data //____

Firma del dichiarante

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La dichiarazione relativa al contratto collettivo applicato è un’indicazione con cui il datore di lavoro specifica quale CCNL disciplina il rapporto di lavoro. Serve a rendere trasparenti le condizioni applicate e a individuare diritti e obblighi del lavoratore, come retribuzione, qualifica, orario, ferie, permessi e preavviso.

Come scrivere dichiarazione rispetto contratto collettivo applicato​

In una dichiarazione relativa al contratto collettivo applicato è necessario indicare in modo preciso quale disciplina collettiva regola il rapporto di lavoro o l’attività dell’impresa, evitando formule generiche come “si applica il contratto del settore” oppure “si applica il CCNL vigente”. La dichiarazione deve consentire di identificare senza ambiguità il contratto utilizzato e di verificare che il trattamento riconosciuto ai lavoratori sia coerente con la normativa applicabile.

Anzitutto occorre riportare la denominazione completa del contratto collettivo nazionale di lavoro, utilizzando la denominazione ufficiale risultante dal testo contrattuale. È opportuno indicare il settore di riferimento, ad esempio commercio, metalmeccanica industria, edilizia industria, cooperative sociali, servizi fiduciari, trasporto e logistica, agricoltura o altro comparto, precisando, quando necessario, la distinzione tra industria, artigianato, cooperazione, piccola impresa o altre articolazioni contrattuali. Nel caso in cui esistano più contratti riferibili allo stesso settore, non è sufficiente indicare genericamente il nome del comparto: bisogna specificare esattamente quale contratto è stato sottoscritto e applicato.

Devono essere indicati anche i soggetti che hanno sottoscritto il contratto collettivo, cioè le organizzazioni sindacali dei lavoratori e le associazioni datoriali firmatarie. Questa informazione è importante perché permette di distinguere il contratto collettivo applicato da eventuali accordi sottoscritti da soggetti privi di una rappresentatività comparativamente più significativa. La dichiarazione dovrebbe quindi riportare, quando disponibili, le sigle sindacali e datoriali firmatarie nella loro denominazione completa, senza limitarsi all’uso di sigle non spiegate.

È inoltre opportuno inserire il codice alfanumerico attribuito dal CNEL al contratto collettivo. Il codice CNEL consente di identificare il contratto in modo univoco ed è particolarmente utile nelle comunicazioni amministrative, nelle denunce contributive, nelle procedure di gara e nei controlli da parte degli enti pubblici. Se il contratto è censito nell’archivio nazionale dei contratti collettivi del CNEL, il codice dovrebbe essere indicato espressamente. L’assenza del codice non rende automaticamente invalida ogni dichiarazione, ma può renderla incompleta o poco verificabile.

La dichiarazione dovrebbe inoltre specificare il periodo di validità del contratto, indicando la data di decorrenza e la data di scadenza economica e normativa, se diverse. Quando il contratto è scaduto ma continua a essere applicato in attesa del rinnovo, è consigliabile precisare tale circostanza e indicare se sono previsti meccanismi di ultrattività, rinnovo tacito o continuazione degli effetti contrattuali. Se è intervenuto un rinnovo, bisogna indicare l’accordo di rinnovo applicabile e la data dalla quale vengono applicate le nuove disposizioni.

Non è sufficiente indicare il contratto nazionale se il rapporto è regolato anche da un contratto territoriale o aziendale. In tal caso la dichiarazione dovrebbe precisare l’eventuale applicazione del contratto integrativo provinciale, regionale, territoriale o aziendale, specificandone la denominazione, la data, le parti firmatarie e l’ambito di applicazione. Questo è particolarmente importante nei settori in cui il trattamento economico e normativo è determinato dalla combinazione tra contratto nazionale e contrattazione di secondo livello.

Quando la dichiarazione riguarda uno specifico lavoratore, occorre indicare, oltre al CCNL applicato, anche il livello o la categoria di inquadramento, la qualifica professionale e, se previsto dal contratto, il profilo o la declaratoria corrispondente alle mansioni svolte. È necessario verificare che l’inquadramento dichiarato sia coerente con le attività effettivamente assegnate al lavoratore. L’indicazione di un livello contrattuale inferiore rispetto alle mansioni svolte può determinare una violazione delle disposizioni collettive e il diritto del lavoratore alle differenze retributive e contributive.

Dovrebbe essere riportato anche l’orario di lavoro, specificando se il rapporto è a tempo pieno o a tempo parziale e indicando il numero di ore settimanali o mensili. Nel caso di part-time, è opportuno precisare la distribuzione dell’orario, le eventuali clausole elastiche e la disciplina applicata dal contratto collettivo. Se il rapporto è organizzato secondo turni, lavoro notturno, lavoro festivo o particolari regimi di reperibilità, la dichiarazione può specificare che tali istituti sono disciplinati dal CCNL e dagli eventuali accordi aziendali o territoriali applicati.

Un elemento centrale è il trattamento economico. La dichiarazione dovrebbe chiarire che al lavoratore viene riconosciuta una retribuzione non inferiore ai minimi previsti dal contratto collettivo applicato, indicando, se richiesto, il minimo tabellare o il trattamento economico fondamentale relativo al livello di inquadramento. Possono essere menzionati gli elementi che compongono la retribuzione, come paga base, contingenza, elemento distinto della retribuzione, elemento perequativo, indennità di funzione, superminimo, scatti di anzianità, tredicesima, eventuale quattordicesima, premi e altre indennità.

È importante distinguere tra retribuzione lorda, retribuzione netta e costo complessivo del lavoro. La dichiarazione dovrebbe normalmente riferirsi alla retribuzione lorda e agli istituti contrattuali, poiché il netto dipende dalla situazione fiscale e contributiva del singolo lavoratore. Se la dichiarazione serve a dimostrare la regolarità dell’offerta economica in una procedura di appalto, è necessario considerare anche gli oneri contributivi, assicurativi e previdenziali e, quando previsto, i costi della manodopera e della sicurezza.

Devono essere considerati anche gli istituti normativi previsti dal contratto collettivo, come ferie, permessi retribuiti, festività, malattia, maternità e paternità, congedi, periodo di prova, preavviso, trattamento di fine rapporto, formazione, previdenza complementare, assistenza sanitaria integrativa e procedure disciplinari. Non è sempre necessario trascrivere integralmente tali disposizioni, ma la dichiarazione dovrebbe affermare che il rapporto è regolato dal CCNL indicato e che vengono riconosciuti i trattamenti economici e normativi previsti per il relativo livello e profilo professionale.

Se la dichiarazione viene presentata in una gara pubblica o nell’ambito di un contratto di appalto, occorre prestare particolare attenzione all’articolo 11 del d.lgs. 36/2023. In tale situazione l’operatore economico deve indicare il contratto collettivo nazionale applicato ai lavoratori impiegati nell’appalto o, se applica un contratto diverso da quello individuato dalla stazione appaltante, deve spiegare le ragioni della scelta e dimostrare che il contratto garantisce tutele economiche e normative equivalenti. La dichiarazione dovrebbe quindi contenere il riferimento al CCNL indicato negli atti di gara, l’eventuale diverso contratto applicato dall’impresa, le motivazioni della scelta e gli elementi attraverso i quali viene dimostrata l’equivalenza delle tutele.

L’equivalenza non dovrebbe essere affermata in modo astratto. È consigliabile confrontare gli istituti principali dei due contratti, tra cui retribuzione complessiva, orario di lavoro, ferie, permessi, malattia, maternità e paternità, lavoro supplementare e straordinario, maggiorazioni per lavoro notturno e festivo, tredicesima e quattordicesima, preavviso, periodo di prova, trattamento di fine rapporto, classificazione del personale, formazione, previdenza complementare e assistenza sanitaria. L’equivalenza non significa necessariamente che ogni singola clausola sia identica, ma che il trattamento complessivo garantito ai lavoratori non sia peggiorativo rispetto a quello previsto dal contratto individuato nella gara o dalla disciplina di riferimento.

Se l’impresa non applica alcun contratto collettivo, la dichiarazione deve dirlo chiaramente e indicare la disciplina alternativa utilizzata per determinare il trattamento dei lavoratori. Tuttavia, l’assenza di un CCNL non consente di riconoscere una retribuzione inferiore a quella sufficiente e proporzionata prevista dall’articolo 36 della Costituzione, né consente di eludere le norme inderogabili in materia di orario, riposi, ferie, sicurezza, contribuzione e tutela del lavoratore. In questa situazione è particolarmente importante descrivere il criterio utilizzato per determinare la retribuzione e dimostrare il rispetto dei livelli minimi imposti dalla legge e, quando applicabile, della disciplina collettiva di settore.

La dichiarazione deve contenere i dati dell’impresa o del datore di lavoro, come denominazione o nome e cognome, codice fiscale e partita IVA, sede legale, eventuale sede operativa interessata e nominativo del legale rappresentante o del soggetto autorizzato a sottoscriverla. Se riguarda uno specifico rapporto di lavoro, è opportuno indicare anche i dati del lavoratore, la data di assunzione, la tipologia contrattuale e la sede di lavoro, limitandosi ai dati effettivamente necessari e rispettando la normativa sulla protezione dei dati personali.

È opportuno inserire una dichiarazione di responsabilità nella quale il sottoscrittore attesti che le informazioni fornite sono vere, complete e aggiornate, che il contratto indicato è effettivamente applicato al rapporto o ai lavoratori interessati e che vengono rispettati i trattamenti economici e normativi previsti. Se la dichiarazione è resa a una pubblica amministrazione, può essere formulata ai sensi degli articoli 46 e 47 del d.P.R. 445/2000, con l’avvertenza sulle conseguenze penali previste dall’articolo 76 del medesimo decreto in caso di dichiarazioni false o mendaci. In tal caso devono essere indicati luogo, data, firma del dichiarante e, quando richiesto, allegata una copia del documento di identità oppure utilizzata una modalità di firma digitale o altra modalità ammessa dalla procedura.

Una formulazione completa potrebbe affermare che l’impresa applica ai lavoratori impiegati nell’attività il CCNL denominato in modo integrale, sottoscritto dalle specifiche organizzazioni sindacali e datoriali, identificato dal relativo codice CNEL, vigente nel periodo indicato, integrato dall’eventuale contratto territoriale o aziendale menzionato, garantendo ai dipendenti il livello di inquadramento, il trattamento economico complessivo e le tutele normative previste dal contratto. Se viene utilizzato un contratto diverso da quello richiesto o indicato dalla controparte, la dichiarazione deve aggiungere la motivazione e la descrizione degli elementi che dimostrano l’equivalenza delle tutele.

La dichiarazione non dovrebbe quindi limitarsi al solo nome del CCNL. Deve collegare il contratto al settore e all’attività svolta, indicare le parti firmatarie, il codice identificativo, la sua validità, il livello di inquadramento o il personale coinvolto, gli eventuali accordi integrativi, il trattamento economico e normativo garantito, nonché i dati e la responsabilità del soggetto che sottoscrive. Il contenuto esatto può comunque cambiare a seconda che la dichiarazione serva per un’assunzione, una comunicazione al lavoratore, una gara d’appalto, una richiesta amministrativa, un DURC, un finanziamento o un controllo ispettivo.

Esempio dichiarazione rispetto contratto collettivo applicato​

DICHIARAZIONE RELATIVA AL CONTRATTO COLLETTIVO APPLICATO

Il/La sottoscritto/a ____, nato/a a ____ il ____, codice fiscale ____, in qualità di ____ della società/ditta ____, con sede legale in ____, codice fiscale/P. IVA ____,

consapevole delle responsabilità e delle sanzioni previste dalla legge in caso di dichiarazioni mendaci,

DICHIARA

che ai rapporti di lavoro instaurati con il personale dipendente della società/ditta ____ viene applicato il seguente contratto collettivo nazionale di lavoro:

• Denominazione CCNL: ____
• Codice CNEL: ____
• Organizzazioni dei datori di lavoro firmatarie: ____
• Organizzazioni sindacali firmatarie: ____
• Data di sottoscrizione: ____
• Periodo di validità: dal ____ al ____
• Livello/inquadramento del lavoratore interessato: ____
• Mansione: ____
• Data di assunzione: ____

  Il/La sottoscritto/a dichiara altresì che il trattamento economico e normativo riconosciuto al/alla lavoratore/lavoratrice è conforme alle disposizioni previste dal CCNL sopra indicato e dalla normativa vigente in materia di lavoro.

  La presente dichiarazione è rilasciata per gli usi consentiti dalla legge.

  Luogo e data: ____

  Firma del dichiarante

  ____

  Timbro della società/ditta

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La dichiarazione di risparmio energetico per i condizionatori è un documento che attesta l’efficienza energetica dell’apparecchio e il possibile risparmio rispetto a un modello tradizionale. Serve a dimostrare che l’impianto rispetta determinati requisiti energetici e, quando previsto, a richiedere incentivi o detrazioni fiscali, presentando la documentazione agli enti competenti come l’ENEA.

Come scrivere dichiarazione risparmio energetico condizionatori​

La cosiddetta “dichiarazione di risparmio energetico” relativa ai condizionatori, nella maggior parte dei casi, coincide con la comunicazione da trasmettere all’ENEA quando l’installazione riguarda un intervento che può beneficiare di una detrazione fiscale per il risparmio energetico. Non si tratta semplicemente di dichiarare che il nuovo condizionatore consuma meno del precedente, né di inserire una percentuale stimata dal proprietario. La comunicazione deve descrivere in modo coerente il soggetto che sostiene la spesa, l’immobile interessato, le caratteristiche dell’impianto installato, il tipo di intervento eseguito, il costo sostenuto e, quando richiesto, il risparmio energetico calcolato secondo criteri tecnici riconosciuti.

Prima di compilare la dichiarazione è necessario individuare correttamente il regime fiscale al quale si riferisce l’intervento. Un condizionatore può rilevare, ad esempio, come pompa di calore destinata anche al riscaldamento invernale, ma non ogni apparecchio di climatizzazione dà automaticamente diritto a una detrazione. In linea generale, la semplice installazione di un apparecchio utilizzato soltanto per raffrescare gli ambienti non è normalmente sufficiente per accedere all’ecobonus. La situazione può essere diversa quando viene installata una pompa di calore che sostituisce, integralmente o parzialmente, un impianto di climatizzazione invernale esistente, oppure quando l’intervento rientra nel bonus ristrutturazioni o in un’altra agevolazione prevista dalla normativa vigente. Per questo motivo la dichiarazione deve indicare con precisione la natura dell’intervento e non limitarsi alla descrizione commerciale “installazione condizionatore”.

Nella parte relativa al soggetto beneficiario devono essere inseriti i dati della persona fisica, dell’impresa, del condominio o dell’ente che sostiene effettivamente la spesa e che utilizzerà la detrazione. Occorrono normalmente il nome o la denominazione, il codice fiscale o la partita IVA, l’indirizzo, i recapiti e l’eventuale qualifica del soggetto, come proprietario, locatario, comodatario, familiare convivente o titolare di altro diritto sull’immobile. Se la spesa è sostenuta da più persone, devono essere considerate le rispettive quote, in modo che la comunicazione sia coerente con le fatture, i bonifici e la successiva dichiarazione dei redditi. Nel caso di un condominio, devono essere indicati i dati del condominio e, secondo la procedura utilizzata, le informazioni relative al soggetto incaricato della trasmissione e alla ripartizione delle spese.

Devono poi essere riportati i dati identificativi dell’immobile. In genere sono richiesti l’indirizzo completo, il Comune, la provincia, il codice catastale, il foglio, la particella o mappale, il subalterno e, quando previsto, la destinazione d’uso dell’unità immobiliare. È importante che tali informazioni corrispondano ai dati catastali effettivi e alla documentazione fiscale. Se il condizionatore è installato in una parte comune condominiale, occorre indicare correttamente il fabbricato e la natura condominiale dell’intervento. La dichiarazione ENEA non sostituisce eventuali pratiche edilizie, autorizzazioni, comunicazioni al Comune o titoli abilitativi necessari per l’esecuzione dei lavori. Questi adempimenti, quando richiesti, devono essere gestiti separatamente.

Una parte essenziale riguarda la descrizione dell’intervento. Bisogna indicare se si tratta di nuova installazione, sostituzione di un apparecchio esistente, sostituzione parziale o completa dell’impianto, installazione di una pompa di calore aria-aria, aria-acqua o di altra tipologia. Deve essere chiarito se l’apparecchio è destinato esclusivamente al raffrescamento oppure se svolge anche la funzione di riscaldamento invernale. Nel caso in cui venga sostituito un impianto preesistente, è necessario descrivere quale apparecchio era installato prima dei lavori, quale combustibile utilizzava e quale funzione svolgeva. Questa informazione è particolarmente importante per gli interventi nei quali la detrazione è subordinata alla sostituzione di un impianto di climatizzazione invernale esistente.

Per il nuovo condizionatore devono essere trascritti i dati tecnici ricavati dalla scheda tecnica, dalla dichiarazione del produttore o dall’etichetta energetica. Normalmente servono il produttore, il modello dell’unità interna ed esterna, il numero di unità installate, la potenza termica utile in riscaldamento, la potenza frigorifera in raffrescamento, la potenza elettrica assorbita e la tecnologia utilizzata, come apparecchio a velocità fissa o inverter. Quando richiesti dalla procedura, vanno indicati anche il COP o SCOP per il funzionamento in riscaldamento e l’EER o SEER per il funzionamento in raffrescamento. Questi valori non devono essere inventati o ricavati in modo approssimativo: devono essere quelli ufficiali riferiti esattamente al modello installato e alle condizioni di prova previste dalla normativa tecnica.

Occorre prestare attenzione alla differenza tra potenza termica, potenza frigorifera e potenza elettrica. La potenza termica indica il calore che la pompa di calore può fornire all’ambiente in modalità riscaldamento; la potenza frigorifera indica la capacità di raffrescamento; la potenza elettrica indica invece l’energia elettrica assorbita dall’apparecchio. Confondere questi valori può rendere inattendibile la comunicazione. Anche l’unità di misura deve essere corretta: la potenza viene normalmente espressa in kW, mentre i consumi o i risparmi annui possono essere espressi in kWh. Se l’impianto è composto da più unità interne collegate a una o più unità esterne, i dati devono rappresentare l’intero sistema e non soltanto uno dei componenti.

In determinati casi possono essere richiesti il tipo di refrigerante utilizzato, la quantità di refrigerante o altre informazioni ambientali e tecniche. Questi dati si ricavano dalla targa dell’apparecchio, dal libretto di impianto, dalla documentazione del fabbricante e dal rapporto di installazione. La presenza del refrigerante non costituisce di per sé prova del risparmio energetico, ma contribuisce a identificare correttamente l’apparecchio e a verificare la conformità alle disposizioni tecniche e ambientali applicabili.

La dichiarazione deve indicare anche le caratteristiche dell’impianto precedente, quando l’intervento consiste nella sua sostituzione. Possono essere necessari il tipo di generatore sostituito, la potenza, il combustibile impiegato, l’anno di installazione, il rendimento o altri elementi utili al calcolo del risparmio. Se il precedente sistema era una caldaia, una stufa, un vecchio climatizzatore o un altro generatore, non bisogna descriverlo genericamente come “vecchio impianto”, ma riportare i dati effettivamente disponibili. Qualora non sia possibile individuare con certezza alcune caratteristiche, è preferibile far verificare la situazione da un tecnico e conservare una relazione che spieghi i criteri utilizzati.

Quando la procedura richiede il calcolo del risparmio energetico, il dato deve essere determinato confrontando i consumi dell’impianto precedente con quelli stimati del nuovo impianto, tenendo conto della superficie servita, del fabbisogno energetico, delle ore di funzionamento, delle condizioni climatiche, del rendimento stagionale e del tipo di utilizzo. Il risparmio non coincide necessariamente con la differenza tra la potenza nominale dei due apparecchi e non può essere calcolato semplicemente sottraendo i watt riportati sulle targhe. Un valore attendibile deve considerare il funzionamento reale durante l’intera stagione, il rendimento a carico parziale, la temperatura esterna e l’eventuale uso della pompa di calore per il riscaldamento. Se la piattaforma ENEA richiede solo alcuni dati tecnici e non un calcolo autonomo dei kWh risparmiati, devono essere compilati i campi previsti senza aggiungere stime arbitrarie.

Devono essere inserite anche le date principali dell’intervento. È necessario distinguere la data di acquisto dalla data di installazione e dalla data di conclusione dei lavori. Ai fini della comunicazione, la data di fine lavori generalmente coincide con il momento in cui l’intervento può considerarsi concluso, spesso attestato dalla dichiarazione di conformità, dal collaudo, dal rapporto di intervento o dalla messa in funzione dell’impianto. La comunicazione deve essere trasmessa entro il termine previsto dalla disciplina applicabile, che ordinariamente è collegato alla conclusione dei lavori e, per molte procedure ENEA, è di novanta giorni. Poiché termini e modalità possono variare in base all’agevolazione e all’anno di riferimento, è necessario utilizzare il portale ENEA dedicato al periodo corretto e verificare le istruzioni vigenti al momento della trasmissione.

Nella parte economica devono essere indicati l’importo delle spese sostenute, l’eventuale imponibile, l’IVA, le spese di fornitura, quelle di installazione, la progettazione, la posa in opera, la rimozione del vecchio impianto e gli eventuali interventi accessori strettamente collegati. Non devono essere inseriti costi non pertinenti o lavori che non riguardano l’intervento energetico dichiarato. L’importo comunicato deve essere coerente con le fatture e con i pagamenti effettivamente eseguiti. Se sono presenti più fatture, il totale deve essere calcolato correttamente e deve corrispondere alla quota attribuita al beneficiario. Le spese tecniche possono essere ammesse solo quando sono realmente necessarie e riconducibili all’intervento agevolato.

Devono essere conservate le fatture o ricevute fiscali, le contabili dei pagamenti, la scheda tecnica del prodotto, l’etichetta energetica, il libretto di impianto, la dichiarazione di conformità rilasciata dall’installatore ai sensi della normativa sugli impianti, il rapporto di controllo o di primo avviamento quando previsto e la ricevuta della trasmissione telematica all’ENEA. Per le persone fisiche che utilizzano il bonus nella dichiarazione dei redditi è generalmente essenziale che il pagamento sia effettuato con il bonifico specifico previsto per le detrazioni fiscali, salvo i casi in cui la normativa consenta modalità diverse, come alcune spese condominiali o i pagamenti effettuati da soggetti titolari di reddito d’impresa. Nel bonifico devono risultare la causale normativa, il codice fiscale del beneficiario della detrazione e il codice fiscale o la partita IVA del destinatario del pagamento.

La ricevuta rilasciata dal portale ENEA deve essere stampata o salvata e conservata. Essa contiene normalmente il codice identificativo della pratica e riepiloga i dati trasmessi. La ricevuta non dimostra da sola che l’intervento sia agevolabile: attesta soltanto l’invio della comunicazione. La responsabilità della correttezza dei dati, della sussistenza dei requisiti tecnici e della corretta applicazione della detrazione rimane in capo al beneficiario e, per gli aspetti tecnici, al professionista o all’installatore che ha fornito la documentazione.

Quando la normativa lo richiede, deve essere predisposta anche un’asseverazione tecnica. L’asseverazione è una dichiarazione firmata da un tecnico abilitato, nella quale viene attestato che l’intervento è conforme ai requisiti tecnici previsti, che l’apparecchio possiede le prestazioni necessarie, che la sostituzione o l’installazione è stata eseguita correttamente e che la spesa indicata rispetta gli eventuali limiti di congruità. L’asseverazione non va confusa con la comunicazione ENEA: sono documenti distinti e possono essere necessari entrambi, a seconda del tipo di agevolazione e dell’intervento eseguito.

In conclusione, una dichiarazione corretta deve collegare senza contraddizioni il contribuente, l’immobile, il vecchio impianto, il nuovo condizionatore, le prestazioni energetiche dichiarate, la data dei lavori, le spese sostenute e i documenti che provano ogni informazione. Il modello preciso può cambiare in base all’anno, al tipo di bonus e alla categoria dell’intervento. Per questo, prima dell’invio, è opportuno verificare sulla piattaforma ENEA se l’intervento è effettivamente soggetto a comunicazione e far controllare i dati tecnici da un installatore qualificato o da un tecnico abilitato, soprattutto quando il condizionatore viene dichiarato come pompa di calore destinata alla climatizzazione invernale.

Esempio dichiarazione risparmio energetico condizionatori​

DICHIARAZIONE DI RISPARMIO ENERGETICO DERIVANTE DALL’INSTALLAZIONE/SOSTITUZIONE DI CONDIZIONATORI

Il/La sottoscritto/a ____

nato/a a __ il //____

codice fiscale

residente in

via/piazza __ n. __ CAP __

telefono __ e-mail __

in qualità di __

dell’immobile sito in ___

via/piazza __ n. __ CAP __

identificato catastalmente al foglio __ particella __ subalterno __

consapevole delle responsabilità previste dalla normativa vigente in caso di dichiarazioni mendaci,

DICHIARA

che in data //____ è stata effettuata l’installazione/sostituzione di sistemi di climatizzazione presso l’immobile sopra indicato.

1. Apparecchiature installate

| N. | Marca e modello | Tipologia | Potenza frigorifera nominale | Potenza elettrica assorbita | Classe energetica | SEER | SCOP |
|—|—|—|—|—|—|—|—|
| 1 | __ | __ | __ kW | __ kW | __ | __ | __ |
| 2 | __ | __ | __ kW | __ kW | __ | __ | __ |
| 3 | __ | __ | __ kW | __ kW | __ | __ | __ |

Numero di unità interne installate: __

Numero di unità esterne installate: __

Potenza frigorifera complessiva: __ kW

Potenza elettrica complessiva assorbita: __ kW

Refrigerante utilizzato: __

Quantità di refrigerante: __ kg

2. Apparecchiature precedentemente installate

| N. | Marca e modello | Tipologia | Potenza frigorifera nominale | Potenza elettrica assorbita | Classe energetica |
|—|—|—|—|—|—|
| 1 | __ | __ | __ kW | __ kW | __ |
| 2 | __ | __ | __ kW | __ kW | __ |
| 3 | __ | __ | __ kW | __ kW | __ |

3. Stima dei consumi energetici

Consumo annuo stimato prima dell’intervento: __ kWh/anno

Consumo annuo stimato dopo l’intervento: __ kWh/anno

Risparmio energetico annuo stimato: __ kWh/anno

Percentuale di risparmio energetico stimata: __ %

Periodo di riferimento dei consumi: __

Metodo di calcolo utilizzato: _____

Dati utilizzati per il calcolo: ____

4. Caratteristiche dell’intervento

Tipo di intervento:

☐ Installazione di nuovo impianto

☐ Sostituzione di impianto esistente

☐ Sostituzione di apparecchiature obsolete

☐ Installazione di sistema ad alta efficienza energetica

☐ Altro: ____

Destinazione d’uso dei locali: ____

Superficie complessiva climatizzata: __ m²

Numero di ore annue di funzionamento stimate: __ ore/anno

Zona climatica: __

Data di ultimazione dei lavori: //____

Ditta installatrice: __

Sede della ditta: ____

Partita IVA: ____

Numero di iscrizione alla Camera di Commercio:

5. Documentazione tecnica

Il/La sottoscritto/a dichiara che le apparecchiature installate:

• sono conformi alla normativa vigente;
• sono corredate delle relative schede tecniche;
• sono state installate da personale qualificato;
• sono state sottoposte alle verifiche funzionali previste;
• risultano correttamente funzionanti alla data della presente dichiarazione.
  

  6. Allegati
  

  ☐ Copia delle fatture di acquisto e installazione

  ☐ Schede tecniche delle apparecchiature

  ☐ Dichiarazione di conformità dell’impianto

  ☐ Libretto di impianto

  ☐ Documentazione fotografica

  ☐ Relazione tecnica di calcolo dei consumi

  ☐ Copia del documento di identità del dichiarante

  ☐ Altro: ____

  Luogo __

  Data //____

  Firma del dichiarante

  ---

La dichiarazione sostitutiva di registrazione del contratto è un documento con cui una persona dichiara, sotto la propria responsabilità, che un contratto è stato regolarmente registrato presso l’Agenzia delle Entrate, indicandone gli estremi. Serve a dimostrare l’avvenuta registrazione senza dover presentare ogni volta la ricevuta o una copia del contratto, soprattutto nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Non sostituisce la registrazione vera e propria e, in caso di dichiarazioni false, sono previste sanzioni.

Come scrivere dichiarazione sostitutiva registrazione contratto​

Una dichiarazione sostitutiva relativa alla registrazione di un contratto serve normalmente a dichiarare, sotto la propria responsabilità, che un determinato contratto è stato effettivamente registrato presso l’Agenzia delle Entrate e a fornire gli elementi necessari per identificarlo senza possibilità di confusione con altri contratti. È importante precisare che la dichiarazione sostitutiva non costituisce, di per sé, la registrazione del contratto e non sostituisce gli adempimenti fiscali previsti dalla legge. La registrazione deve essere eseguita con le modalità previste, ad esempio tramite modello RLI, procedura telematica o presentazione presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate, mentre la dichiarazione serve soltanto a documentare o attestare determinate informazioni.

All’inizio della dichiarazione devono essere indicati il luogo e la data in cui essa viene redatta. Deve poi essere identificata con precisione la persona che effettua la dichiarazione, riportando il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale, l’indirizzo di residenza e, se necessario, i recapiti di contatto. Se la dichiarazione viene presentata da una società, da un ente o da un’associazione, occorre indicare anche la denominazione completa, il codice fiscale o la partita IVA, la sede legale e la qualifica della persona fisica che firma, specificando, per esempio, se agisce in qualità di legale rappresentante, amministratore, procuratore o delegato. Se chi firma opera per conto di un’altra persona, è opportuno indicare il titolo in base al quale agisce e, quando necessario, allegare la delega o la procura.

La dichiarazione deve contenere il riferimento alla normativa in base alla quale viene resa. In genere si richiama il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, specificando che si tratta di una dichiarazione sostitutiva di certificazione oppure di una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, a seconda del contenuto. La dichiarazione sostitutiva di certificazione riguarda fatti, stati o qualità personali che possono essere comprovati mediante certificati della pubblica amministrazione. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può invece riguardare fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza del dichiarante, anche riferiti ad altri soggetti, nei limiti consentiti dalla legge. Per attestare l’avvenuta registrazione di un contratto, nella pratica è spesso più appropriata una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, soprattutto quando si dichiarano dati risultanti da una ricevuta, da una copia del contratto registrato o da una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate.

Deve essere indicato in modo chiaro l’oggetto della dichiarazione. Una formulazione adeguata può essere: “Il/La sottoscritto/a dichiara che il contratto di locazione stipulato in data … tra … e …, avente a oggetto l’immobile sito in …, è stato regolarmente registrato presso l’Agenzia delle Entrate”. Non è sufficiente scrivere genericamente che “il contratto è registrato”, perché l’affermazione deve poter essere collegata a uno specifico contratto e a uno specifico adempimento fiscale.

È quindi necessario descrivere il contratto a cui la dichiarazione si riferisce. Devono essere indicati almeno la tipologia del contratto, la data di stipula e, quando rilevante, la data di decorrenza. Se si tratta di un contratto di locazione abitativa, commerciale, transitorio, per studenti universitari o di altra natura, è opportuno specificarlo. Se si tratta di un contratto di comodato, di affitto d’azienda, di concessione, di sublocazione o di altro accordo soggetto a registrazione, occorre indicare espressamente la relativa natura. Quando il contratto è stato modificato, prorogato, ceduto o risolto, è necessario chiarire se la dichiarazione riguarda il contratto originario o anche il successivo adempimento.

Devono essere riportati i dati delle parti contrattuali. Per le persone fisiche è opportuno inserire nome, cognome, luogo e data di nascita e codice fiscale. Per le società o gli enti devono essere indicati denominazione, codice fiscale e partita IVA, se presenti, oltre alla sede. È importante specificare il ruolo di ciascuna parte, ad esempio locatore e conduttore, comodante e comodatario, cedente e cessionario oppure concedente e concessionario. Se una delle parti ha agito tramite rappresentante, amministratore o procuratore, tale circostanza deve essere indicata.

Quando il contratto riguarda un immobile, la dichiarazione dovrebbe descrivere l’immobile con dati sufficientemente precisi. È opportuno indicare l’indirizzo completo, comprensivo di comune, provincia, via o piazza e numero civico. Sono inoltre utili, e talvolta indispensabili, i dati catastali, vale a dire foglio, particella o mappale, subalterno, categoria catastale e rendita catastale, se disponibili. Se il contratto comprende più unità immobiliari, pertinenze, box, cantine, terreni o parti comuni, occorre indicare tutti gli immobili interessati oppure rinviare espressamente all’elenco contenuto nel contratto allegato. L’identificazione catastale deve essere coerente con quella riportata nel contratto e nella documentazione utilizzata per la registrazione.

Per una locazione è generalmente opportuno riportare anche la durata contrattuale, specificando la data iniziale e quella finale, nonché l’eventuale previsione di rinnovo o proroga. Può essere indicato il canone pattuito, precisando se si tratta dell’importo mensile o annuale. Se il contratto prevede un aggiornamento del canone, un deposito cauzionale, un regime di cedolare secca o particolari agevolazioni, tali elementi possono essere inseriti quando siano pertinenti allo scopo della dichiarazione. Non è sempre necessario riportare tutte le clausole del contratto: devono essere inserite soltanto le informazioni rilevanti per dimostrare l’identità del contratto e il suo regime fiscale o giuridico.

La parte più importante riguarda i dati della registrazione. Devono essere indicati l’ufficio dell’Agenzia delle Entrate presso il quale il contratto è stato registrato oppure l’ufficio territorialmente competente risultante dalla ricevuta. Devono inoltre essere riportati, quando disponibili, la data di registrazione, il numero di registrazione, il codice identificativo del contratto, il codice dell’ufficio, gli estremi della ricevuta telematica e ogni altro riferimento presente nella ricevuta rilasciata dall’Agenzia delle Entrate. In alcuni documenti possono comparire numeri di serie, numeri di protocollo, identificativi telematici o codici relativi all’adempimento. È opportuno trascriverli esattamente, senza abbreviazioni o modifiche, perché servono a verificare la registrazione.

Se la dichiarazione riguarda anche il pagamento dell’imposta di registro, occorre indicare l’importo versato, la data del pagamento e le modalità utilizzate, specificando eventualmente il modello F24, il codice tributo, il numero della rata o l’anno di riferimento. Se il contratto è stato registrato optando per la cedolare secca, bisogna dichiararlo espressamente, precisando che il regime fiscale è quello della cedolare secca, quando tale informazione sia richiesta dal destinatario della dichiarazione. Non bisogna però dichiarare il pagamento di imposte o l’opzione per un regime fiscale se non si dispone della relativa documentazione o se l’informazione non corrisponde a quanto effettivamente comunicato all’Agenzia delle Entrate.

La dichiarazione deve indicare anche lo scopo per il quale viene presentata. È opportuno spiegare se serve, per esempio, per una pratica presso un comune, per una richiesta di agevolazione, per una procedura amministrativa, per un istituto di credito, per una controversia, per la dimostrazione della disponibilità dell’immobile o per la trasmissione a un altro soggetto. Una formula come “la presente dichiarazione viene resa al fine di …” consente di chiarire l’utilizzo del documento e di selezionare soltanto le informazioni realmente necessarie.

Alla dichiarazione deve essere aggiunta la formula relativa alle responsabilità del dichiarante. È necessario dichiarare che le informazioni fornite sono vere e complete, che il dichiarante è consapevole delle conseguenze penali previste in caso di dichiarazioni false o mendaci e che, qualora emerga la non veridicità del contenuto, potranno essere applicate le conseguenze previste dagli articoli 75 e 76 del d.P.R. n. 445 del 2000, compresa la decadenza dagli eventuali benefici ottenuti sulla base della dichiarazione e la responsabilità penale. Il testo deve essere comprensibile e non meramente copiato senza verificare che sia coerente con il caso concreto.

La dichiarazione deve essere firmata dal dichiarante. Se viene presentata a una pubblica amministrazione o a un gestore di pubblico servizio, generalmente la firma può essere apposta davanti all’addetto oppure la dichiarazione può essere firmata e trasmessa insieme a una copia non autenticata di un documento di identità valido. Se il documento viene inviato tramite posta elettronica certificata o attraverso una piattaforma digitale che consente l’identificazione del dichiarante, possono applicarsi modalità diverse. È comunque prudente verificare le istruzioni dell’ente destinatario, soprattutto quando sono richieste firma digitale, documento d’identità, delega o formato specifico.

È consigliabile allegare la copia del contratto registrato e la ricevuta di registrazione dell’Agenzia delle Entrate. L’allegazione della ricevuta è particolarmente importante perché consente di dimostrare concretamente la data e gli estremi dell’adempimento. Se viene allegata una copia del contratto, è preferibile indicare che si tratta di copia conforme all’originale oppure, quando non sia richiesta una vera attestazione di conformità, dichiarare che la copia allegata corrisponde al documento in possesso del dichiarante. Possono essere allegati anche la ricevuta del pagamento dell’imposta, la comunicazione dell’opzione per la cedolare secca, l’eventuale modello RLI e la delega conferita al soggetto che presenta la pratica.

Occorre prestare attenzione alla differenza tra una dichiarazione destinata a una pubblica amministrazione e una dichiarazione destinata a un privato. Le pubbliche amministrazioni e i gestori di servizi pubblici, nei casi previsti dalla legge, devono accettare le dichiarazioni sostitutive in luogo dei certificati. Un soggetto privato, invece, non è necessariamente obbligato ad accettarle, salvo specifici casi o accordi. Una banca, un proprietario, un’agenzia immobiliare, un avvocato o un altro soggetto privato può quindi richiedere la copia della ricevuta ufficiale di registrazione o una documentazione ulteriore.

La dichiarazione deve contenere soltanto dati veri, pertinenti e verificabili. Non bisogna inserire informazioni generiche, contraddittorie o non documentate. In particolare, non è corretto dichiarare che un contratto è stato registrato quando è stata soltanto presentata una richiesta di registrazione, quando il pagamento è stato effettuato ma la procedura non si è conclusa, oppure quando si dispone esclusivamente di una bozza o di una ricevuta di invio priva dell’esito positivo. In tali situazioni occorre descrivere esattamente lo stato della pratica, distinguendo tra stipula del contratto, pagamento dell’imposta, presentazione della richiesta e avvenuta registrazione.

Una formulazione completa, da adattare al caso concreto, potrebbe essere redatta in questo modo: “Il/La sottoscritto/a …, nato/a a … il …, codice fiscale …, residente in …, in qualità di …, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e delle conseguenze previste dagli articoli 75 e 76 del d.P.R. n. 445 del 2000, dichiara che il contratto di … stipulato in data … tra …, codice fiscale …, in qualità di …, e …, codice fiscale …, in qualità di …, avente a oggetto l’immobile sito in …, identificato catastalmente al foglio …, particella …, subalterno …, con decorrenza dal … al …, è stato registrato presso l’Agenzia delle Entrate, ufficio di …, in data …, con numero di registrazione …, codice identificativo …, come risulta dalla ricevuta allegata. Dichiara inoltre che … . La presente dichiarazione è resa per … . Luogo e data … . Firma …”.

La formulazione deve essere modificata se il contratto non riguarda un immobile, se vi sono più parti, se la registrazione è stata eseguita telematicamente, se è intervenuta una proroga o se il dichiarante agisce per conto di una società. La regola fondamentale è che ogni informazione inserita deve corrispondere esattamente al contratto e alla ricevuta ufficiale di registrazione.

Esempio dichiarazione sostitutiva registrazione contratto​

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ATTO DI NOTORIETÀ
ai sensi degli articoli 46 e 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445

Il/La sottoscritto/a ____,
nato/a a ____ il //____,
codice fiscale ____,
residente in ____,
via/piazza ____ n. __,
in qualità di ____,

consapevole delle responsabilità penali previste dall’articolo 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e delle conseguenze derivanti dalla falsità degli atti e dalle dichiarazioni mendaci,

DICHIARA

che il contratto di ____, stipulato in data //____,

tra:

• il/la Sig./Sig.ra ____,
  nato/a a ____ il //____,
  codice fiscale ____,
  in qualità di ____;

  e

• il/la Sig./Sig.ra ____,
  nato/a a ____ il //____,
  codice fiscale ____,
  in qualità di ____;

  avente per oggetto l’immobile sito in ____,
  via/piazza ____ n. __,
  identificato al Catasto del Comune di ____,
  foglio __, particella __, subalterno __,

  è stato regolarmente registrato presso l’Agenzia delle Entrate – Ufficio di ____,

  in data //____,
  con estremi di registrazione ____,
  numero/serie ____,
  codice identificativo del contratto ____,

  per la durata dal //____ al //____.

  Dichiara inoltre che:

• il canone annuo previsto dal contratto è pari a euro ____;
• il regime fiscale applicato è ____;
• eventuali proroghe, cessioni, risoluzioni o variazioni del contratto sono state comunicate all’Agenzia delle Entrate in data //____ con estremi ____.

  La presente dichiarazione viene resa per gli usi consentiti dalla legge.

  Luogo ____

  Data //____

  Firma del/della dichiarante

  ___

  Allegato: copia di un documento di identità in corso di validità del/della dichiarante.

La dichiarazione sostitutiva sulla natura agricola di un terreno è un documento con cui il proprietario o altro soggetto interessato dichiara, sotto la propria responsabilità, che il terreno ha destinazione agricola secondo gli strumenti urbanistici comunali. Serve a comprovare tale caratteristica, ad esempio per pratiche edilizie, compravendite, successioni, agevolazioni fiscali o richieste alla pubblica amministrazione. La dichiarazione deve basarsi su dati verificabili e può essere soggetta a controlli.

Come scrivere dichiarazione sostitutiva natura agricola terreno​

Una dichiarazione sostitutiva relativa alla natura agricola di un terreno deve identificare con precisione il soggetto che dichiara, il terreno interessato, il significato attribuito all’espressione “natura agricola”, la fonte delle informazioni utilizzate e la finalità per la quale la dichiarazione viene presentata. È importante chiarire fin dall’inizio che “terreno agricolo” può indicare realtà diverse: può riferirsi alla destinazione urbanistica agricola prevista dallo strumento urbanistico comunale, all’effettivo utilizzo del terreno per coltivazione o allevamento, alla classificazione catastale oppure alla presenza dei requisiti richiesti per una specifica agevolazione fiscale o amministrativa. Una dichiarazione corretta deve quindi specificare quale di questi aspetti si intende attestare.

La dichiarazione deve iniziare con i dati completi del dichiarante. Occorre indicare nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza anagrafica e, quando necessario, recapito telefonico, indirizzo di posta elettronica o PEC. Se il dichiarante agisce per conto di una società, di un’impresa agricola, di un’associazione o di un altro soggetto, devono essere riportati anche la denominazione dell’ente, il codice fiscale o la partita IVA, la sede legale e la qualità in base alla quale il soggetto firma, ad esempio legale rappresentante, amministratore, procuratore o delegato. In questo caso è opportuno indicare gli estremi dell’atto che attribuisce il potere di rappresentanza, come una visura camerale, una procura o una deliberazione.

Devono essere indicati anche il destinatario della dichiarazione e l’oggetto concreto della richiesta. Non è sufficiente scrivere genericamente che il terreno “è agricolo”. Occorre spiegare se la dichiarazione viene resa per una pratica edilizia, per una richiesta di contributo, per un’agevolazione fiscale, per una compravendita, per una successione, per una pratica presso il Comune, per l’iscrizione o il riconoscimento di un’impresa agricola, per un procedimento espropriativo o per un’altra specifica finalità. La formula dovrebbe chiarire a quale procedimento si riferisce e, se esiste, indicare il numero di protocollo, il numero della pratica, la data della richiesta o il riferimento dell’ufficio competente.

L’identificazione del terreno deve essere estremamente precisa. È necessario indicare il Comune catastale in cui si trova il fondo, l’eventuale sezione censuaria, il foglio catastale, il numero della particella o mappale e, se esistente, il subalterno. Devono essere riportati anche la superficie catastale, preferibilmente espressa in metri quadrati o ettari, la località o l’indirizzo, i confini, quando utili, e ogni altro elemento che consenta di evitare equivoci con terreni vicini o particelle frazionate. Se la particella è stata oggetto di frazionamento, fusione, variazione catastale o aggiornamento, è opportuno indicare sia gli identificativi attuali sia quelli precedenti, specificando la data o gli estremi dell’atto catastale. Quando la dichiarazione riguarda più particelle, ciascuna deve essere identificata separatamente e non soltanto attraverso una descrizione generica dell’intero fondo.

È utile riportare, se disponibili e pertinenti, anche i dati catastali descrittivi, come la qualità catastale, la classe, il reddito dominicale e il reddito agrario. Tali elementi possono aiutare a descrivere il bene, ma non dimostrano sempre, da soli, che il terreno abbia destinazione urbanistica agricola. La qualità catastale “seminativo”, “uliveto”, “vigneto”, “prato”, “bosco” o altra classificazione rappresenta infatti un dato catastale e non necessariamente coincide con la disciplina urbanistica vigente. Allo stesso modo, il fatto che un terreno sia concretamente coltivato non significa automaticamente che esso sia urbanisticamente classificato come zona agricola.

Se per “natura agricola” si intende la destinazione urbanistica, la dichiarazione dovrebbe indicare lo strumento urbanistico comunale applicabile, come il piano regolatore generale, il piano di governo del territorio, il piano urbanistico comunale, il piano urbanistico generale o altro strumento vigente nella Regione interessata. Occorre specificare la zona o sottozona urbanistica nella quale ricade la particella, per esempio zona agricola, zona E o altra classificazione equivalente, riportando la sigla esatta prevista dalle norme comunali. È opportuno citare anche l’articolo delle norme tecniche di attuazione che disciplina quella zona e, se possibile, indicare la tavola o il documento urbanistico dal quale risulta la classificazione.

In questo caso la dichiarazione dovrebbe precisare se l’inquadramento agricolo deriva da un certificato di destinazione urbanistica rilasciato dal Comune. Il certificato di destinazione urbanistica, comunemente chiamato CDU, è normalmente il documento più appropriato per attestare la destinazione urbanistica di un terreno, soprattutto quando la legge o l’amministrazione lo richiedono espressamente, ad esempio in determinate compravendite, divisioni, successioni, atti notarili o procedimenti edilizi. Una dichiarazione sostitutiva non dovrebbe essere utilizzata per sostituire il CDU quando la normativa applicabile pretende il certificato comunale o quando l’ufficio lo richiede come documento tecnico ufficiale. In una dichiarazione eventualmente basata sul CDU è opportuno indicare la data di rilascio, il numero di protocollo e il periodo di validità o di riferimento del certificato.

La dichiarazione deve distinguere la destinazione urbanistica dall’utilizzazione effettiva del terreno. Se si intende attestare anche l’uso agricolo concreto, bisogna descrivere l’attività esercitata sul fondo, indicando, per esempio, se il terreno è destinato a coltivazioni erbacee, orticole, frutticole, viticole, olivicole, florovivaistiche, a pascolo, a prato o a bosco produttivo. Se l’attività è svolta da un’impresa agricola, possono essere indicati la denominazione dell’impresa, la partita IVA, l’iscrizione alla Camera di commercio, l’eventuale iscrizione nella sezione speciale del Registro delle imprese e, se rilevante, la qualifica di imprenditore agricolo professionale o di coltivatore diretto. Devono essere evitate dichiarazioni generiche o non verificabili, come “il terreno è sempre stato agricolo”, se non accompagnate da elementi oggettivi.

Quando il terreno è coltivato, si possono specificare la coltura praticata, la superficie effettivamente coltivata, l’eventuale rotazione colturale, la presenza di serre, impianti di irrigazione, oliveti, vigneti, frutteti, fabbricati rurali, recinzioni, pozzi, fabbricati strumentali o altre strutture connesse all’attività agricola. Se il terreno è concesso in affitto, comodato, usufrutto o altro diritto di godimento, occorre indicare il titolo in base al quale viene utilizzato, la data del contratto e, se necessario, gli estremi della registrazione. Non bisogna però inserire dati non pertinenti o informazioni tecniche che il dichiarante non è in grado di verificare personalmente.

Devono essere chiariti la proprietà o il diritto reale sul terreno. Il dichiarante deve precisare se è proprietario, comproprietario, usufruttuario, enfiteuta, titolare di altro diritto reale, affittuario, comodatario o semplice conduttore. Se vi sono più proprietari, è opportuno indicare le quote di titolarità, salvo che la dichiarazione riguardi esclusivamente l’utilizzo agricolo e non la proprietà. Gli estremi dell’atto di provenienza, come rogito notarile, successione, donazione, decreto di trasferimento o altro titolo, possono essere indicati quando sono necessari per comprendere la legittimazione del dichiarante. Non è sempre necessario allegare l’atto completo, ma l’amministrazione può richiederne copia o procedere ai controlli.

Se la dichiarazione serve per una pratica fiscale, bisogna inserire tutti gli elementi richiesti dalla specifica agevolazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario dichiarare che il terreno è posseduto da un coltivatore diretto o da un imprenditore agricolo professionale, che viene utilizzato direttamente nell’esercizio dell’attività agricola, che ricorrono determinate condizioni soggettive o che non sono presenti circostanze ostative. In tali casi la semplice attestazione della destinazione agricola del terreno non è sufficiente: devono essere dichiarati anche i requisiti soggettivi e oggettivi previsti dalla norma fiscale o dal bando applicabile. È quindi indispensabile indicare la disposizione normativa, il regolamento, il bando o l’avviso pubblico sulla base del quale la dichiarazione viene resa.

La dichiarazione deve indicare con chiarezza quali fatti il dichiarante conosce direttamente e quali risultano da documenti ufficiali. È preferibile utilizzare formule come “dichiara, sotto la propria responsabilità, che la particella indicata risulta ricadere nella zona urbanistica agricola secondo il certificato di destinazione urbanistica n. … rilasciato dal Comune in data …” oppure “dichiara che il terreno è effettivamente utilizzato per la coltivazione di …”. Se invece non si dispone di un documento ufficiale, bisogna evitare di presentare come certe informazioni che richiederebbero una verifica tecnica. Il dichiarante può riferire fatti e dati documentabili, ma non dovrebbe sostituirsi a un tecnico o all’ufficio comunale nell’interpretazione di cartografie, vincoli o norme urbanistiche complesse.

È consigliabile indicare la presenza di eventuali vincoli o limitazioni che interessano il terreno, ma soltanto se pertinenti alla finalità della dichiarazione e se conosciuti. Possono rilevare, ad esempio, vincoli paesaggistici, idrogeologici, forestali, ambientali, archeologici, parchi o riserve naturali, fasce di rispetto stradali, ferroviarie, demaniali o fluviali, usi civici, aree sottoposte a rischio idrogeologico o sismico e limitazioni derivanti da piani di assetto del territorio. La classificazione agricola non esclude la presenza di tali vincoli e non autorizza automaticamente la realizzazione di fabbricati, serre, recinzioni o altri interventi.

Devono essere menzionati gli allegati utilizzati per dimostrare o rendere verificabili le informazioni dichiarate. Possono essere allegati, quando appropriato, una visura catastale aggiornata, un estratto di mappa, il certificato di destinazione urbanistica, una planimetria, il contratto di affitto o comodato, l’atto di proprietà, una visura camerale, una certificazione relativa all’iscrizione come imprenditore agricolo o coltivatore diretto, fotografie del fondo, una relazione tecnica o altri documenti richiesti dall’ufficio. La visura catastale e l’estratto di mappa sono utili per identificare l’immobile, ma non sostituiscono necessariamente il certificato di destinazione urbanistica.

Alla fine della dichiarazione deve essere inserita la formula con cui il dichiarante afferma di essere consapevole delle responsabilità previste in caso di dichiarazioni false o mendaci. La dichiarazione sostitutiva deve essere resa ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, indicando, in particolare, la consapevolezza delle sanzioni penali previste dall’articolo 76 per chi rilascia dichiarazioni non veritiere e della possibile decadenza dai benefici ottenuti sulla base della dichiarazione, prevista dall’articolo 75. L’amministrazione può inoltre effettuare controlli sulla veridicità dei dati dichiarati, secondo quanto previsto dall’articolo 71 dello stesso decreto.

La dichiarazione deve contenere luogo e data di sottoscrizione, firma autografa o firma digitale secondo le modalità accettate dall’ufficio e, nei casi previsti, copia di un documento di identità valido del dichiarante. Quando la firma viene apposta davanti al funzionario competente, la copia del documento può non essere necessaria; quando la dichiarazione viene inviata per posta, consegnata da un terzo o trasmessa telematicamente con firma non verificabile, l’ufficio può richiedere la copia del documento. Per le dichiarazioni trasmesse tramite PEC o attraverso portali telematici valgono le modalità tecniche stabilite dall’amministrazione destinataria.

Una formulazione sostanzialmente completa potrebbe essere redatta in questo modo: il dichiarante indica le proprie generalità, dichiara di essere proprietario o titolare del diritto specifico sul terreno, identifica il fondo mediante Comune, foglio, particella, eventuale subalterno e superficie, precisa che la particella ricade, secondo il vigente strumento urbanistico comunale e secondo il certificato di destinazione urbanistica eventualmente allegato, in una zona avente destinazione agricola, indica la relativa zona o sottozona e la norma urbanistica applicabile, descrive l’eventuale effettivo utilizzo agricolo, specifica la finalità della dichiarazione, richiama i documenti prodotti e conclude dichiarando di essere consapevole delle responsabilità penali e della decadenza dai benefici in caso di dichiarazioni non veritiere.

Il contenuto esatto deve comunque essere adattato al Comune, alla Regione, all’ente destinatario e allo scopo della pratica. Una dichiarazione destinata a dimostrare soltanto l’uso agricolo effettivo sarà diversa da una dichiarazione destinata a dimostrare la destinazione urbanistica, e quest’ultima sarà diversa da una dichiarazione richiesta per un’agevolazione fiscale o per una pratica edilizia. Prima della firma è quindi opportuno verificare se l’ufficio abbia predisposto un proprio modello e se richieda espressamente il certificato di destinazione urbanistica, una relazione di un tecnico abilitato o altra documentazione ufficiale.

Esempio dichiarazione sostitutiva natura agricola terreno​

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ATTO DI NOTORIETÀ
Riguardante la natura agricola di un terreno
(artt. 47 e 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445)

Il/La sottoscritto/a ____,
nato/a a __ il //____,
codice fiscale ____,
residente in ____,
via/piazza __ n. __,
CAP __, Comune __ Provincia __,
telefono __, e-mail/PEC ____,

in qualità di:

☐ proprietario/a
☐ comproprietario/a
☐ usufruttuario/a
☐ titolare di altro diritto reale o personale di godimento: ____

sul terreno sito nel Comune di __ Provincia __,
via/località ____,

consapevole delle responsabilità penali previste dall’art. 76 del D.P.R. n. 445/2000 in caso di dichiarazioni mendaci, formazione o uso di atti falsi, nonché della decadenza dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base di dichiarazioni non veritiere,

DICHIARA

che il terreno identificato catastalmente come segue:

• Comune catastale: ____
• Provincia: __
• Foglio: __
• Particella/Mappale: __
• Subalterno: __
• Superficie catastale complessiva: __ mq
• Qualità catastale: ____
• Classe: __
• Reddito dominicale: € __
• Reddito agrario: € __

  è classificato urbanisticamente come terreno a destinazione agricola, secondo gli strumenti urbanistici vigenti del Comune di ____, e precisamente nella zona/ambito urbanistico ____.

  Dichiara inoltre che il terreno:

  ☐ è attualmente utilizzato per attività agricola;
  ☐ è destinato a coltivazione di ____;
  ☐ è destinato a pascolo;
  ☐ è destinato a impianto agricolo;
  ☐ non è attualmente coltivato;
  ☐ presenta la seguente ulteriore destinazione o utilizzazione:
  ____
  ____

  La presente dichiarazione viene resa per il seguente motivo:
  ____
  ____

  Il/La sottoscritto/a dichiara, infine, di essere informato/a che i dati personali saranno trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e del Regolamento UE 2016/679.

  Luogo ____, data //____

  Firma del/della dichiarante

  ___

  Allegato: copia di un documento di identità in corso di validità del/della dichiarante.