Blog di Matteo Castellano

La revoca della disdetta del contratto di locazione è l’atto con cui chi ha già comunicato la volontà di interrompere il contratto intende ritirare quella comunicazione e tornare indietro sulla decisione di risolvere il rapporto di locazione. Serve a impedire la cessazione del contratto e mantenere in vigore i diritti e gli obblighi delle parti come prima della disdetta, ma la sua efficacia dipende dai termini temporali, dalle clausole contrattuali e soprattutto dall’accettazione dell’altra parte; senza il consenso del destinatario la disdetta potrebbe rimanere efficace. Per evitare contestazioni conviene sempre formalizzare la revoca per iscritto e verificare la normativa o rivolgersi a un consulente legale se ci sono dubbi.

Come scrivere una revoca disdetta contratto di locazione​

Per redigere correttamente una revoca di una precedente disdetta di contratto di locazione è fondamentale che il documento contenga in modo chiaro, completo e inequivocabile tutti gli elementi che permettano di identificare le parti, il contratto originario e l’atto di disdetta che si intende annullare, nonché la manifestazione di volontà di revoca e le conseguenze pratiche di tale revoca. Il testo deve innanzitutto indicare con precisione chi revoca: va riportato il nome e cognome della persona o la ragione sociale se si tratta di una società, l’indirizzo di residenza o sede legale e, per chiarezza e per eventuali verifiche formali, il codice fiscale o la partita IVA. Allo stesso modo deve essere precisato il destinatario della revoca, ossia il locatore o il conduttore a cui era stata originariamente indirizzata la disdetta, con il relativo nome o ragione sociale, indirizzo completo e, se noto, eventuali riferimenti di contatto come PEC o indirizzo di posta tradizionale a cui si chiede che la comunicazione sia considerata ricevuta.

Nel corpo della comunicazione è indispensabile richiamare in modo inequivocabile il contratto di locazione oggetto della disdetta: va riportato l’indirizzo dell’immobile locato (via, numero civico, piano, eventuale interno), la data di stipula del contratto, la durata pattuita, e, quando disponibile, il numero di registrazione del contratto presso l’Agenzia delle Entrate o altri estremi identificativi contrattuali. Occorre quindi richiamare la precedente comunicazione di disdetta indicando la data in cui questa è stata inviata e, preferibilmente, la modalità con cui è stata trasmessa (ad esempio raccomandata A/R, PEC, consegna a mano), oltre a qualsiasi riferimento contenuto nella disdetta stessa che permetta di identificarla univocamente (ad esempio il testo con cui era stata formulata la cessazione, il termine di preavviso indicato, la data di efficacia della disdetta). Questo richiamo serve a evitare equivoci su quale atto si intenda revocare.

La frase di revoca deve essere espressa in termini chiari e inequivocabili: è opportuno usare una formulazione che dichiari esplicitamente che la precedente disdetta viene ritirata e che la volontà di recedere dal contratto non è più vigente. È utile indicare espressamente la data a partire dalla quale si considera efficace la revoca, se si intende che la revoca abbia efficacia immediata oppure a far data da un giorno specifico; in mancanza di una data specifica, la revoca sarà generalmente intesa come efficace dal momento della ricezione da parte del destinatario, pertanto è bene dichiararlo esplicitamente per evitare contestazioni. Occorre inoltre chiarire le conseguenze pratiche della revoca: ad esempio dichiarare che tutte le condizioni contrattuali rimangono in vigore e che le obbligazioni relative al pagamento del canone, alle spese accessorie, alla manutenzione e alla custodia dell’immobile continuano secondo quanto previsto dal contratto, specificando se si intende regolarizzare eventuali adempimenti che erano stati programmati in funzione della cessazione (restituzione delle chiavi, rilascio dell’immobile, saldo di eventuali crediti).

Per motivi probatori e per facilitare la gestione amministrativa, è opportuno allegare alla revoca copia della disdetta originaria e indicare nella lettera quali documenti si allegano (copia del contratto, copia della disdetta precedentemente inviata, ricevute di spedizione o ricevuta di consegna). Se si dispone di riscontri della ricezione della precedente disdetta (avviso di ricevimento raccomandata, ricevuta PEC, firma su ricevuta di consegna), è utile menzionarli e allegarli, perché servono a dimostrare l’esistenza e i tempi degli atti. Nella comunicazione si può anche chiedere espressamente una conferma scritta di ricezione della revoca e, se necessario, del mantenimento in vita del contratto, indicando i recapiti (telefono, indirizzo PEC, indirizzo postale) ai quali si desidera ricevere tale conferma.

La data e il luogo di redazione della revoca devono essere indicati in calce alla comunicazione e la lettera deve essere sottoscritta in modo verificabile; se la comunicazione è cartacea la firma autografa è preferibile, mentre se si utilizza la PEC è comunque consigliabile allegare un documento firmato digitalmente o una dichiarazione sottoscritta e scannerizzata, così da rendere più solida la prova della volontà manifestata. Se la revoca comporta modifiche agli accordi economici o a garanzie (ad esempio diversa destinazione del deposito cauzionale o ricalcolo di canoni in considerazione di periodi di inattività), è fondamentale disciplinare esplicitamente questi aspetti nella stessa comunicazione o rimandare a un successivo accordo scritto, specificando però che in mancanza di intese la situazione contrattuale precedente resta confermata.

Per tutelare la propria posizione procedurale conviene anche dichiarare nel testo la volontà di mantenere ogni mezzo di prova relativo alla comunicazione (ricevuta di spedizione, ricevuta PEC, ecc.) e, se si reputa necessario, prevedere che la revoca sia efficace solo a seguito dell’accettazione scritta della controparte; questa scelta va esplicitata chiaramente perché la revoca unilaterale potrebbe non essere efficace in tutti i casi se la legge o il contratto prevedono particolari vincoli. Infine, pur restando il contenuto del documento formale e concreto, è buona prassi aggiungere una breve spiegazione delle ragioni della revoca solo se ciò può prevenire contestazioni o facilitare un accordo amichevole, ma tale spiegazione non è strettamente necessaria per la validità della revoca stessa; ciò che conta è la chiarezza della manifestazione di volontà, la corretta identificazione degli atti richiamati, la data di efficacia e la firma del soggetto che effettua la revoca.

Esempio revoca disdetta contratto di locazione​

Luogo e data: ____________

Mittente
Nome e cognome / Ragione sociale: ____________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________
Indirizzo: ____________
Telefono / PEC / e-mail: ____________

Destinatario
Nome e cognome / Ragione sociale: ____________
Indirizzo: ____________
PEC / e-mail: ____________

Oggetto: Revoca della comunicazione di disdetta del contratto di locazione

Spett.le ____________,

il/La sottoscritto/a ____________, nato/a il ____________ a ____________ e residente in ____________ (Cod. Fiscale: ____________), in qualità di ____________ (conduttore/locatore): ____________, con riferimento al contratto di locazione stipulato in data ____________ relativo all’immobile sito in ____________, comunica la revoca della precedente comunicazione di disdetta inviata in data ____________ con mezzo ____________ (es. raccomandata A/R, PEC) e protocollo/numero ____________.

Pertanto, il/la sottoscritto/a revoca formalmente la predetta disdetta e dichiara la volontà di proseguire il rapporto locatizio alle medesime condizioni contrattuali, salvo diverso accordo tra le parti.

Si prega di confermare l’avvenuta ricezione della presente e l’accoglimento della revoca tramite ____________ (telefono/PEC/e-mail) entro e non oltre il ____________.

Distinti saluti,

Firma: _____________________________
Nome e cognome: ____________
Data: ____________

Allegati (se presenti):
– Copia della comunicazione di disdetta del ____________: ____________
– Ricevuta invio (raccomandata/PEC) del ____________: ____________
– Altro: ____________

La revoca della dichiarazione d’intento è l’atto con cui l’esportatore o l’operatore che aveva rilasciato una dichiarazione per acquistare senza IVA comunica che tale dichiarazione non è più valida. Serve a far cessare l’effetto di esenzione sulle forniture successive, tutelando il cedente/prestatore da eventuali rischi fiscali e chiarendo che l’acquirente non intende più avvalersi del regime di non imponibilità, ad esempio perché ha esaurito il plafond, ha cambiato l’attività o ha cessato le esportazioni.

Come scrivere una revoca dichiarazione intento​

Per essere efficace e incontestabile, la revoca di una dichiarazione d’intento deve contenere tutti gli elementi che consentono di identificare con precisione la dichiarazione originaria, il soggetto che revoca, il destinatario della revoca e l’ambito temporale e materiale della revoca stessa, oltre a una indicazione chiara dell’effetto voluto e della data dalla quale esso deve produrre effetti. In primo luogo occorre riportare i dati anagrafici e fiscali completi del dichiarante: la ragione sociale o il nome e cognome per i soggetti non giuridici, il codice fiscale e/o la partita IVA, la sede legale o il domicilio fiscale e, se diverso, l’indirizzo di recapito o la PEC alla quale si richiede l’invio di conferme o comunicazioni. È importante indicare anche la persona che sottoscrive la revoca e la sua qualifica (ad esempio legale rappresentante, procuratore), accompagnando la firma con la specificazione del potere di firma; se chi firma è un rappresentante per procura, va allegata o fatta esplicita menzione della procura che ne comprovi i poteri.

Deve poi essere esplicitamente richiamata la dichiarazione d’intento oggetto della revoca: la data in cui è stata consegnata o rilasciata, eventuale numero di protocollo o riferimento annotato dal fornitore, il periodo di validità indicato nella dichiarazione e qualsiasi altro dettaglio che permetta di associare univocamente la revoca alla dichiarazione originaria (ad esempio il riferimento a comunicazioni inviate all’Agenzia delle Entrate o a numeri di registrazione interni). Se la dichiarazione originaria era riferita a specifici limiti di importo, documenti o operazioni, la revoca deve richiamare tali limiti e precisare se la revoca è totale oppure parziale: in caso di parziale revoca va indicata con precisione la parte che si intende revocare (quantitativi, importi residui, categorie di beni o servizi, periodi temporali) in modo da evitare ambiguità sull’ambito di applicazione della revoca stessa.

La formulazione della volontà deve essere inequivoca: la frase deve esprimere chiaramente che con la presente si revoca la dichiarazione d’intento precedentemente rilasciata, specificando la data a decorrere dalla quale la revoca deve essere considerata operativa. Se si intende che la revoca abbia efficacia immediata alla ricezione da parte del fornitore, conviene dichiararlo esplicitamente; se invece si desidera fissare una data diversa, questa data va indicata con precisione. Occorre prevedere anche indicazioni su eventuali effetti retroattivi o sull’impatto sulle fatture già emesse: la revoca dovrebbe chiarire se riguarda esclusivamente le operazioni future o se si pretende che abbia effetto anche su fatture già emesse (di norma la revoca non annulla automaticamente fatture già emesse senza IVA, ma la dichiarazione dovrebbe chiarire la volontà del dichiarante e consentire al fornitore di adottare i comportamenti fiscali conseguenti).

Per facilitare la gestione e la tracciabilità della revoca è buona prassi inserire richieste operative: l’invito al fornitore a prendere atto della revoca, a non più emettere fatture senza addebito dell’IVA a decorrere dalla data indicata, nonché la richiesta di un riscontro formale di avvenuta ricezione (ricevuta, conferma via PEC o firma di presa visione). Se la revoca viene inviata a più fornitori occorre chiarire che la comunicazione riguarda il rapporto con il singolo destinatario; se si desidera che la revoca sia estesa a tutti i fornitori, va precisato e, comunque, inviata a ciascun soggetto per garantirne l’efficacia.

La modalità di sottoscrizione e trasmissione della revoca influisce sulla sua certezza probatoria: va indicata la data e il luogo di sottoscrizione e la revoca deve essere firmata dal soggetto competente; per l’invio è preferibile l’utilizzo della PEC oppure della raccomandata con ricevuta di ritorno, o la consegna a mano con ricevuta sottoscritta dal destinatario. Se la revoca è firmata digitalmente dal dichiarante o dal suo rappresentante (firma elettronica qualificata), è opportuno indicarlo e allegare il relativo file firmato; se si allegano documenti a supporto (copia della dichiarazione originaria, procura, documenti di identità, estratti conto o riepiloghi delle operazioni interessate), va fatta esplicita menzione degli allegati in calce al testo.

Infine, per evitare incertezze sulla competenza e sugli adempimenti successivi, la revoca può contenere una breve indicazione delle comunicazioni che si ritengono conseguenti: ad esempio la richiesta al fornitore di aggiornare gli archivi e, ove previsto dalla normativa vigente, di effettuare le comunicazioni obbligatorie all’Amministrazione fiscale relativamente alla revoca stessa. È importante ricordare che una revoca formulata in modo incompleto o ambiguo può produrre contestazioni: pertanto devono essere evitati riferimenti vaghi e bisogna inserire tutti i dati identificativi e i riferimenti temporali e quantitativi necessari a rendere la volontà di revoca chiara, univoca e documentabile.

Esempio revoca dichiarazione intento​

Revoca della dichiarazione d’intento

Spett.le ____________
PEC ____________

Il/La sottoscritto/a ____________ in qualità di ____________, nato/a il ____________ a ____________, codice fiscale ____________, partita IVA ____________, con sede legale in ____________, via ____________ n. ____________, CAP ____________, Comune ____________ (Prov. ____________), telefono ____________, e-mail ____________,

DICHIARA

di revocare, con effetto dal ____________, la dichiarazione d’intento presentata in data ____________ e protocollata con n. ____________, relativa all’ammontare massimo complessivo di Euro ____________.

La presente revoca è da intendersi per i seguenti fornitori/effetti: ____________.

Allega: copia documento d’identità del sottoscrittore (tipo ____________, n. ____________, rilasciato da ____________ in data ____________).

Luogo e data: ____________

Firma: ____________

La revoca della delega bancaria è l’annullamento dell’autorizzazione che si era dato a una terza parte (per esempio un fornitore o un ente) di addebitare direttamente sul proprio conto somme tramite RID/SDD o altra delega di incasso. Serve a impedire nuovi prelievi automatici sul conto, a tutelare il titolare da addebiti non autorizzati o scaduti e a riprendere il controllo dei pagamenti; per essere efficace va comunicata sia alla banca sia al beneficiario, preferibilmente per iscritto e conservando le ricevute o conferme.

Come scrivere una revoca delega bancaria​

Per redigere una revoca di una delega bancaria in modo corretto e completo occorre inserire nella lettera o nell’atto tutti gli elementi che permettono al soggetto interessato (la banca) di identificare inequivocabilmente chi revoca, quale sia la delega che viene revocata, su quale rapporto o conto bancario essa inciderebbe e da quale data la revoca deve produrre effetti, accompagnando il tutto con le formalità richieste per l’efficacia della revoca stessa. Innanzitutto è indispensabile indicare con precisione i dati anagrafici del revocante: nome e cognome (o denominazione sociale se si tratta di una persona giuridica), luogo e data di nascita, codice fiscale o partita IVA, indirizzo di residenza o sede legale e un recapito (telefono ed eventuale PEC o email) per ricevere la conferma di ricezione. Se la revoca proviene da una società, va indicato anche il ruolo di chi sottoscrive (ad esempio legale rappresentante) e, se richiesto dalla banca, allegata copia della delibera o dell’atto che conferisce i poteri al sottoscrittore per rappresentare la società.

Occorre poi l’identificazione puntuale del rapporto sul quale la delega incide: l’IBAN completo del conto corrente, il numero di conto, l’eventuale codice cliente, il numero di contratto o qualsiasi riferimento interno che la banca utilizzi, nonché il nome della filiale o l’ABI/CAB se disponibili. Se la delega riguarda specifici prodotti o operazioni (ad esempio incasso di assegni, disposizione di bonifici, emissione di assegni, autorizzazione a prelevare contante o ad accettare addebiti SEPA), la revoca deve descrivere in modo chiaro e circostanziato la natura della delega da annullare, facendo riferimento alla data di conferimento della delega o al documento originario (ad esempio indicando la data del documento, l’eventuale numero di protocollo o allegando copia del mandato originario) così che la banca possa individuare senza ambiguità quale potere venga meno. Nel caso di mandati SEPA è importante riportare anche l’eventuale identificativo univoco della mandate (mandate ID o UMR) e il codice del creditore, poiché questi riferimenti tecnici sono utilizzati per bloccare gli addebiti diretti.

La dichiarazione di revoca deve contenere una formula inequivocabile in cui il sottoscrittore afferma di revocare con effetto immediato (o a decorrere da una data precisa, se si vuole fissare un termine) la delega in oggetto e chiede espressamente alla banca di non eseguire più disposizioni impartite dal delegato a partire dalla data indicata. È utile specificare se la revoca riguarda la totalità dei poteri conferiti al delegato oppure soltanto alcuni poteri specifici; se la delega originaria era limitata a determinate operazioni, la revoca può essere limitata analogamente. Se la delega era stata rilasciata mediante atto pubblico o scrittura privata autenticata, occorre menzionare tale circostanza e considerare che la banca potrebbe richiedere una revoca nella stessa forma per questioni di efficacia e di pubblica fede: in questi casi è opportuno allegare la copia dell’atto di delega e, quando necessario, predisporre la revoca con le stesse formalità richieste per il conferimento.

Devono essere identificati con chiarezza i dati anagrafici del delegato o dei delegati: nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, eventuale numero del documento d’identità e estremi del documento (tipo, numero, data di rilascio e autorità che lo ha rilasciato), in modo che la banca possa aggiornare i propri registri e disabilitare tali soggetti dall’accedere al rapporto. È opportuno indicare inoltre se si richiede alla banca la restituzione o l’annullamento delle carte, chiavi, codici o altri strumenti che sono stati consegnati al delegato per l’esecuzione della delega, nonché la cancellazione delle firme depositate e della potestà di firma se la delega comportava facoltà di sottoscrizione di assegni o documenti bancari.

La revoca deve essere datata e sottoscritta dal revocante con la firma leggibile e, se il documento è firmato da un rappresentante di una persona giuridica, la banca può richiedere la visura camerale e la copia del documento di identità del sottoscrittore per verificare i poteri. Per rafforzare la prova della notifica è altamente consigliabile allegare alla revoca una copia del documento di identità del revocante e, se richiesto, la documentazione che confermi la perdita o la revoca dei poteri conferiti in precedenza (ad esempio verbali assembleari, atto notarile, ecc.). Nella comunicazione va inoltre prevista una richiesta espressa di conferma scritta da parte della banca dell’avvenuta presa in carico e dell’operatività della revoca, con indicazione della data a partire dalla quale la banca cesserà di eseguire disposizioni provenienti dal delegato, in modo da tutelare il revocante nel caso di addebiti successivi per operazioni disposte prima che la revoca fosse stata registrata.

Per quanto concerne le modalità di trasmissione e i termini, è buona prassi indicare nella stessa lettera quale canale si utilizza per inviare la revoca e richiedere alla banca l’attestazione di ricezione: molte banche accettano revoche tramite PEC o tramite raccomandata con avviso di ricevimento, mentre per alcune revoche particolarmente rilevanti (come quelle concernenti procure notarili) potrebbe essere necessario presentarsi allo sportello con il documento originale e sottoscrivere in presenza di un incaricato la dichiarazione di revoca. È importante precisare che la banca potrebbe aver bisogno di un periodo di tempo ragionevole per aggiornare i propri sistemi e che, fino al ricevimento e alla registrazione interna della revoca, operazioni disposte dal delegato potrebbero ancora essere legittimamente eseguite; per questo motivo la comunicazione dovrebbe contenere la richiesta esplicita di non autorizzare ulteriori operazioni e la sollecitazione a bloccare tempestivamente qualsiasi strumento operativo in possesso del delegato.

Infine, vale la pena includere nella revoca ogni riferimento contrattuale o legale utile per chiarire gli effetti: citare il contratto di conto corrente o il tipo di mandato originario, ricordare eventuali clausole contrattuali o l’articolazione dei poteri e, se si ritenesse necessario, allegare copia della delega originaria per consentire alla banca di compiere un confronto documentale. Nel caso in cui la revoca sia motivata da ragioni di sicurezza o da contestazione di operazioni pregresse, conviene esplicitare la richiesta di verifica e di sospensione cautelativa delle operazioni future e chiedere un riscontro scritto relativamente alla responsabilità della banca per addebiti successivi alla data di ricevimento della revoca. Conservare copia della revoca inviata e delle ricevute di spedizione o di consegna è fondamentale per poter dimostrare, in caso di contestazioni, il momento in cui la revoca è stata effettivamente portata a conoscenza della banca.

Esempio revoca delega bancaria​

Spett.le
Banca ____________
Filiale di ____________
Indirizzo ____________

Luogo e data: ____________

Oggetto: Revoca delega bancaria

Il/La sottoscritto/a ____________________________________________
(Cognome e nome) ____________
nato/a a ____________ il ____________
codice fiscale ____________
residente in ____________
indirizzo ____________

titolare del conto corrente n. ____________
IBAN ____________

CONFERISCE LA PRESENTE PER COMUNICARE E DISPORRE QUANTO SEGUE:

Con la presente revoco, a far data dal ____________, la delega conferita in data ____________ in favore di:

Nome e cognome del delegato: ____________
nato/a a ____________ il ____________
codice fiscale ____________
documento di identità (tipo e n.): ____________

La delega oggetto di revoca comprende i seguenti poteri: ____________ (es. operazioni dispositive, firma, incasso e versamento, domiciliazione utenze, altro: ____________)

Si richiede che la banca:
– interrompa immediatamente qualsiasi facoltà attribuita al/alla delegato/a sopra indicato/a;
– impedisca al/alla delegato/a l’accesso e l’esecuzione di operazioni sul conto indicato;
– aggiorni gli archivi e le autorizzazioni relative al conto;
– fornisca conferma scritta dell’avvenuta revoca all’indirizzo sopra indicato o all’indirizzo e-mail: ____________

Allego copia del mio documento d’identità:
Tipo documento ____________ n. ____________ rilasciato da ____________ in data ____________

Ringraziando per l’attenzione, porgo distinti saluti.

Firma del/la titolare: ____________

Per ricevuta (Ufficio banca)
Nome e cognome operatore: ____________
Data ricezione: ____________
Firma banca: ____________

La revoca del comodato gratuito è l’atto con cui il comodante interrompe il contratto di comodato e chiede la restituzione della cosa data in uso senza corrispettivo; serve quindi a riportare la disponibilità dell’oggetto al proprietario quando questi ne ha bisogno o quando il comodatario non rispetta le condizioni dell’accordo. Tale revoca può essere limitata dalle pattuizioni contrattuali o dalla legge (per esempio se il comodato è stato stabilito per un termine o per uno scopo determinato) e, se il comodatario si oppone, può rendersi necessaria una richiesta formale o un provvedimento giudiziario.

Come scrivere una revoca comodato gratuito​

Per redigere correttamente una revoca di comodato gratuito è necessario inserire nella comunicazione tutti gli elementi che consentano di identificare con precisione le parti, la cosa oggetto del comodato, il contratto originario e le conseguenze pratiche e legali della richiesta di restituzione: in primo luogo la comunicazione deve incominciare con l’identificazione completa del comodante e del comodatario, indicando nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA se pertinente, indirizzo completo e recapiti utili (telefono, PEC o indirizzo e‑mail), in modo che non vi siano dubbi su chi esercita il diritto e chi lo subisce. Subito dopo va richiamato in maniera inequivocabile il contratto di comodato che si intende revocare: la data e il luogo di stipula del comodato, eventuale modalità di redazione (scrittura privata sottoscritta o altro), i riferimenti a eventuali allegati o verbali di consegna, e una breve descrizione delle clausole salienti in particolare se era stato fissato o meno un termine; se il comodato riguarda un immobile è assolutamente necessario indicare l’indirizzo esatto, i riferimenti catastali (foglio, particella, subalterno), il piano, il numero di vani e ogni elemento che identifichi l’unità immobiliare, mentre per beni mobili la descrizione dovrà essere dettagliata e comprendere marca, modello, numero di telaio o matricola, eventuali accessori e lo stato di conservazione al momento della consegna. Nella revoca va quindi espressamente dichiarata la volontà del comodante di revocare il comodato gratuito e di ottenere la restituzione della cosa: tale dichiarazione deve contenere un’esplicita formulazione di revoca o richiesta di restituzione che richiami il contratto originario e specifichi se la revoca è esercitata in base all’assenza di un termine concordato oppure per altro motivo (qualora ve ne sia uno), precisando che, salvo diversa pattuizione, il comodante esercita il diritto di chiedere la restituzione nei termini stabiliti dalla legge. È importante altresì indicare un termine per l’effettiva riconsegna della cosa: la comunicazione deve prevedere un periodo ragionevole per la riconsegna, congruo rispetto alla natura del bene e alle circostanze (per gli immobili si consiglia normalmente un termine maggiore rispetto a quello per beni mobili, con indicazione di giorni o mesi), e specificare l’ora, il luogo e le modalità pratiche per la riconsegna, inclusa la richiesta di riconsegna delle chiavi, dei documenti relativi al bene e di eventuali telecomandi o titoli di accesso. La revoca dovrebbe contenere un inventario o richiamare un inventario allegato che elenchi gli arredi, gli oggetti e lo stato della cosa al momento della consegna originaria, nonché l’invito a un sopralluogo congiunto per accertare lo stato di conservazione al momento della restituzione: nella lettera è utile richiedere l’esecuzione di un verbale di riconsegna sottoscritto da entrambe le parti e prevedere espressamente che, in mancanza di tale verbale, lo stato del bene rilevato dal comodante sarà considerato valido ai fini di eventuali contestazioni. Occorre prevedere nella comunicazione anche le conseguenze della mancata restituzione entro il termine fissato: avvisare che alla scadenza verranno esperite le opportune azioni giudiziali per il rilascio e la restituzione del bene, che potranno comportare la richiesta di risarcimento per eventuali danni, spese di procedura e interessi, e specificare se si intende richiedere il risarcimento per deterioramenti o per l’uso non consentito; è utile richiamare in modo chiaro la facoltà di agire per la tutela dei propri diritti e di riservarsi ogni ulteriore azione. Se il comodato aveva previsto depositi, cauzioni o rimborsi spese, la revoca deve precisare la sorte di tali somme: indicare le modalità e i tempi in cui il comodante restituirà eventuali depositi, oppure le modalità per l’addebito di somme dovute per riparazioni, spese arretrate o consumi non pagati; fornire coordinate bancarie per eventuali rimborsi può evitare futuri contenziosi. Per i beni immobili è opportuno trattare aspetti pratici che spesso generano problemi: chiarire lo stato delle utenze e dei contatori (chi provvederà alla voltura o al distacco), la responsabilità per le spese condominiali e tributarie fino alla data di riconsegna, e prevedere un accordo sullo smaltimento o sulla rimozione di eventuali migliorie apportate dal comodatario, specificando se le migliorie rimangono nella proprietà del comodante oppure se il comodatario potrà rimuoverle a proprie spese entro un certo termine. La forma della comunicazione assume importanza probatoria: conviene che la revoca sia redatta per iscritto e sottoscritta dal comodante, e che la notifica sia effettuata mediante mezzi che ne garantiscano la prova dell’avvenuta ricezione, come la posta raccomandata con ricevuta di ritorno o una comunicazione mediante PEC; se possibile allegare alla revoca copia del contratto originario e dell’inventario di consegna. Infine la comunicazione dovrebbe contenere un invito esplicito al comodatario a prendere contatto per concordare tempi e modalità della riconsegna e per fissare un eventuale sopralluogo, e va inserita la data e il luogo di sottoscrizione oltre alla firma del comodante; è consigliabile prevedere una clausola che dichiari l’esplicita riserva di agire per ottenere il risarcimento di eventuali danni derivanti dalla permanenza oltre il termine fissato e per le spese sostenute per la riconsegna forzata, mantenendo così chiari i confini tra la semplice richiesta amichevole di restituzione e la volontà di esercitare tutti i rimedi disponibili in caso di inadempimento. In sintesi, la revoca deve identificare con precisione le parti e il bene, richiamare il contratto originale, dichiarare esplicitamente la revoca e il termine per la restituzione, descrivere le modalità pratiche della consegna e l’inventario dello stato della cosa, stabilire la sorte di eventuali depositi e spese, indicare le conseguenze della mancata restituzione e la forma di notifica prescelta, il tutto corredato dalla firma e dalla documentazione probatoria utile ad evitare contestazioni.

Esempio revoca comodato gratuito​

Mittente:
Nome/Denominazione: ____________
Indirizzo: ____________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________
Telefono: ____________
E-mail: ____________

Destinatario (Comodatario):
Nome/Denominazione: ____________
Indirizzo: ____________

Luogo e data: ____________

Oggetto: Revoca del comodato d’uso gratuito

Il/La sottoscritto/a ____________, in qualità di comodante, con la presente

COMUNICA E NOTIFICA

la revoca del comodato d’uso gratuito relativo al seguente bene oggetto del comodato:
Descrizione del bene: ____________
Marca/Modello/Identificativi (se presenti): ____________
Luogo di deposito/ubicazione attuale del bene: ____________
Data di stipula/consegna del comodato: ____________

Si richiede la restituzione immediata del bene sopra indicato, da effettuarsi entro e non oltre ____________ giorni dalla ricezione della presente, presso il seguente luogo: ____________ o, previo accordo, mediante riconsegna concordata in luogo e data da concordare contattando il sottoscritto ai recapiti indicati.

In mancanza di tempestiva restituzione, il sottoscritto procederà ad adire le opportune vie legali per il recupero del bene e per il ristoro di eventuali danni, spese e oneri conseguenti, salvo ulteriori azioni a tutela dei propri diritti.

Per accordi relativamente alla riconsegna o per ogni comunicazione, contattare:
Telefono: ____________
E-mail: ____________

Allegati: (eventuali documenti comprovanti il comodato)
– Copia del contratto/accordo di comodato: ____________
– Altri allegati: ____________

Distinti saluti.

Firma: ____________

La revoca dell’auto aziendale è la decisione dell’impresa di ritirare a un dipendente l’uso o l’assegnazione di un veicolo di servizio. Serve a tutelare gli interessi aziendali: recuperare un bene quando cambiano mansioni o termina il rapporto di lavoro, porre rimedio a violazioni delle regole d’uso, o riorganizzare e contenere costi e rischi; comporta inoltre obblighi pratici e fiscali, perché deve rispettare quanto stabilito nel contratto e nella normativa sui fringe benefit e prevedere la corretta riconsegna del mezzo.

Come scrivere una revoca auto aziendale​

Per predisporre correttamente una revoca di assegnazione di un’auto aziendale occorre mettere per iscritto tutta una serie di informazioni concrete, circostanziate e verificabili che consentano di identificare con precisione le parti coinvolte, il veicolo oggetto della revoca, le ragioni e la base giuridica dell’atto, le modalità e i tempi di riconsegna, nonché le conseguenze amministrative e patrimoniali conseguenti. In apertura del documento è fondamentale indicare i dati completi del datore di lavoro: ragione sociale, sede legale, partita IVA e codice fiscale, la persona che firma in rappresentanza dell’azienda e la sua carica (ad esempio legale rappresentante o responsabile del fleet management), unitamente ai riferimenti per le comunicazioni (PEC, indirizzo e-mail aziendale e numero di telefono). Vanno altresì riportati i dati anagrafici e di contatto del soggetto cui l’auto è stata assegnata: nome e cognome, residenza o domicilio professionale comunicato all’azienda, codice fiscale e, se pertinente, la qualifica o il reparto di appartenenza.

La descrizione del veicolo deve essere puntuale: marca, modello, colore, targa, numero di telaio (VIN), numero di carta di circolazione o estremi del libretto e qualsiasi altra annotazione identificativa (ad esempio indicazione se il veicolo è in leasing, a noleggio a lungo termine, di proprietà o vincolato da finanziamenti). È utile richiamare nel testo la data in cui l’auto era stata inizialmente assegnata e l’eventuale documento o clausola contrattuale che regolava quell’assegnazione (contratto di lavoro, accordo scritto, policy aziendale, nota interna), così da collegare la revoca alla base contrattuale o al regolamento aziendale applicabile.

La motivazione della revoca deve essere esposta in modo chiaro e circostanziato: devono essere specificati i fatti o le esigenze aziendali che giustificano l’interruzione dell’assegnazione (esigenze organizzative, riorganizzazione del parco auto, cessazione del rapporto di lavoro, comportamento del dipendente che integra cause disciplinari, fine di una funzione per la quale l’auto era stata concessa, scadenza di benefici fiscalmente rilevanti, ecc.). Se la revoca si fonda su norme interne o su clausole contrattuali, è opportuno citarne espressamente il riferimento, recapitando al dipendente la pagina della policy o la clausola contrattuale invocata. Nel caso di provvedimenti disciplinari o di sospensione, la comunicazione dovrebbe indicare se la revoca è temporanea o definitiva e se è connessa ad altri procedimenti aziendali, senza entrare in dettagli che possano pregiudicare la privacy oltre quanto necessario.

Deve essere indicata la data di efficacia della revoca e il termine ultimo entro il quale il veicolo dovrà essere riconsegnato. È importante precisare il luogo, la persona di riferimento e la fascia oraria per la riconsegna, nonché le modalità di consegna (consegnare termini di persona presso la sede aziendale o altro luogo concordato, oppure inviare tramite servizio indicato dall’azienda). Nel corpo della lettera o dell’avviso vanno specificate con chiarezza le condizioni in cui il veicolo deve essere riconsegnato: chiavi, libretto di circolazione, certificato di assicurazione, documenti del veicolo, eventuali dispositivi aziendali montati (per esempio dispositivi telepass, card carburante, kit manutenzione, gomme specifiche, accessori consegnati), nonché la richiesta che eventuali effetti personali vengano rimossi. È opportuno prevedere e descrivere la procedura di controllo dello stato del veicolo alla riconsegna: come verrà effettuato il sopralluogo, chi lo eseguirà, come verranno registrati chilometraggio e danni, e quali saranno i criteri per valutare responsabilità e addebiti in caso di danni, mancata manutenzione o consumi non conformi. Se all’atto della consegna verrà redatto un verbale di riconsegna o un rapporto di ispezione, bisogna comunicarlo e allegarne il modello o il riferimento.

Vanno disciplinati i rapporti economici conseguenti alla revoca: se l’auto era accompagnata da carte carburante, abbonamenti autostradali, agevolazioni fiscali o indennità, la comunicazione deve indicare la data di cessazione dei benefici, le modalità di rendicontazione finale dei costi e degli eventuali importi da trattenere o rimborsare (ad esempio per danni, mancata restituzione di accessori, consumi non rendicontati). Se il veicolo è in leasing o noleggio, è necessario richiamare gli obblighi posti dal contratto di leasing: comunicare al dipendente gli obblighi dell’azienda verso il fornitore e stabilire come si procederà nei confronti dell’utente per eventuali costi derivanti da danni o uso improprio. Se vengono trattenuti importi sulla retribuzione, la comunicazione dovrebbe spiegare la base giuridica e prevedere l’acquisizione del consenso del lavoratore o il riferimento a atti aziendali che consentano la trattenuta, attenendosi alla disciplina del trattamento delle retribuzioni.

Nel documento è utile regolare la gestione di dispositivi di monitoraggio telematico o del trattamento dei dati relativi alla mobilità: se il veicolo è dotato di un sistema di rilevazione della posizione o di parametri di guida, la revoca deve indicare come saranno trattati i dati raccolti, chi sarà il titolare del trattamento, dove potranno essere riletti i dati utili per la verifica dello stato del veicolo e per l’attribuzione di eventuali responsabilità, nel rispetto della normativa sulla privacy. Analogamente, vanno specificate le modalità di restituzione e disattivazione della carta carburante e di ogni strumento di pagamento o abbonamento intestato all’azienda, precisando se l’utilizzo successivo a una certa data sarà a carico del dipendente e quali sono le conseguenze di eventuali utilizzi impropri dopo la data di efficacia.

È importante inserire nel testo le istruzioni circa la rimozione di effetti personali e la possibilità di accesso dell’ex utilizzatore al veicolo per il ritiro dei propri beni entro un termine fissato; se il dipendente non provvede, bisogna indicare cosa accadrà agli oggetti rimasti a bordo (per esempio custodia o smaltimento secondo procedure aziendali) e per quanto tempo l’azienda li terrà a disposizione. Vanno altresì previste indicazioni su eventuali pratiche amministrative da adempiere da parte dell’azienda, come la comunicazione alla compagnia assicurativa o al locatore del veicolo, e se l’azienda intende chiedere al dipendente di firmare dichiarazioni relative allo stato del veicolo o liberatorie.

Nel testo della revoca si devono prevedere le modalità di contestazione o richiesta di chiarimenti da parte del destinatario: indicare i recapiti del referente aziendale a cui rivolgersi, il termine per produrre osservazioni o documentazione che il dipendente ritenga rilevante, e la modalità di impugnazione dell’atto laddove prevista da contratti collettivi o normative interne (ad esempio invio di una comunicazione scritta entro un certo numero di giorni). È prassi raccomandare l’inserimento di una parte finale destinata alla ricevuta e all’accettazione della comunicazione da parte del dipendente, in cui questi attesti di aver ricevuto la comunicazione e prende atto delle istruzioni per la riconsegna, con spazio per la firma, la data e la firma del rappresentante aziendale; in alternativa va indicato il mezzo scelto per la notifica (PEC, raccomandata A/R, consegna a mano con firma per ricevuta) affinché sia possibile dimostrare la corretta e tempestiva notificazione dell’atto.

Per completezza procedurale è molto utile allegare alla comunicazione documenti che consentano un immediato raffronto e verifica: copia della carta di circolazione, copia dell’accordo di assegnazione o della policy che disciplinava l’uso, eventuale verbale di consegna iniziale con annotazione sullo stato del veicolo alla presa in carico e fotografie datate, nonché il modello che sarà utilizzato per il controllo finale alla riconsegna. La conservazione degli originali e delle copie di tutte le comunicazioni deve essere prevista in modo da poter documentare la correttezza dell’operazione in caso di contestazione; per questo motivo si dovrebbe indicare anche la distribuzione delle copie della revoca (al dipendente, a HR, al responsabile fleet, all’amministrazione) e l’eventuale inserimento della pratica nella cartella personale del lavoratore.

Infine, benché la comunicazione debba essere completa sul piano tecnico e amministrativo, è opportuno adottare un linguaggio che non pregiudichi eventuali valutazioni successive e che si attenga ai limiti imposti dalla normativa sul lavoro e sulla privacy: la revoca non dovrebbe contenere affermazioni giudicanti non supportate da fatti documentati, e, nei casi più complessi o conflittuali, conviene richiedere il supporto del consulente del lavoro o dell’ufficio legale aziendale per verificare l’adeguatezza formale e sostanziale dell’atto rispetto ai vincoli contrattuali, previdenziali e fiscali. Se lo si ritiene utile, si può inserire una formulazione sintetica ma precisa che riassuma gli obblighi principali, ad esempio: “Con la presente si comunica la revoca dell’assegnazione dell’autovettura [targa, marca, modello, VIN] assegnata in data [data assegnazione] al Sig./alla Sig.ra [nome], a decorrere dal [data efficacia]; il veicolo dovrà essere riconsegnato presso [luogo] entro e non oltre il giorno [data], completo di chiavi e documenti, e sarà sottoposto a verifica dello stato e del chilometraggio al momento della riconsegna, secondo le modalità comunicate.” Questa frase tipo può essere modulata e completata con quanto sopra descritto per adattarsi alla singola situazione aziendale.

Esempio revoca auto aziendale​

[Intestazione azienda]
Ragione sociale: ____________
Sede legale: ____________
P.IVA / C.F.: ____________
Telefono / Email: ____________

Luogo, data: ____________

Al Sig./Alla Sig.ra: ____________
Reparto / Ufficio: ____________
Indirizzo: ____________

Oggetto: Revoca assegnazione autovettura aziendale

Spett.le Sig./Sig.ra ____________,

Con la presente la scrivente società, ____________, nella persona del legale rappresentante ____________, comunica formalmente la revoca dell’assegnazione in uso dell’autovettura aziendale di proprietà/gestione della società, come di seguito identificata:

Marca / Modello: ____________
Targa: ____________
Telaio (VIN): ____________
Data di assegnazione iniziale: ____________
Motivazione della revoca: ____________

La revoca decorre a partire dal giorno ____________ (data di efficacia). È fatto obbligo di procedere alla riconsegna del veicolo e di tutti gli accessori e documenti ad esso relativi (chiavi, libretto di circolazione, documentazione assicurativa, dispositivi aziendali, ecc.) presso la sede/ufficio: ____________ entro e non oltre il giorno ____________.

Si precisa che, fino alla riconsegna, il veicolo dovrà essere custodito con diligenza e non utilizzato per fini non autorizzati. Eventuali danni, multe, o altri oneri derivanti da improprio utilizzo o mancata riconsegna saranno addebitati secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dal regolamento aziendale/contratto individuale.

Per chiarimenti o per concordare modalità e orario per la riconsegna, contattare il referente aziendale Sig./Sig.ra ____________, al numero/email: ____________.

Restano impregiudicati i diritti e gli obblighi delle parti previsti dal contratto di lavoro, dal regolamento aziendale e dalla vigente normativa.

Distinti saluti,

Per la società:
Nome e cognome: ____________
Qualifica: ____________
Firma: ____________

Ricevuto per presa visione e consegna:
Nome e cognome del dipendente: ____________
Firma del dipendente: ____________
Data e luogo: ____________