Blog di Matteo Castellano

La revoca del consenso all’utilizzo dell’immagine è l’atto con cui una persona ritira il permesso precedentemente dato a terzi di usare la propria immagine (foto, video, ecc.). Serve a far cessare trattamenti e diffusione futuri dell’immagine e a chiedere la cancellazione o l’anonimizzazione, ristabilendo il controllo sulla propria privacy; va però considerato che non annulla in automatico gli usi già effettuati prima della revoca e possono sussistere eccezioni se esistono altri fondamenti legali per il trattamento.

Come scrivere una revoca consenso utilizzo immagine​

Per redigere una revoca del consenso all’utilizzo di un’immagine è essenziale costruire un documento che identifichi in modo inequivocabile chi revoca il consenso, chi lo ha ricevuto e quale utilizzo specifico viene revocato: a livello pratico ciò significa indicare il nome completo della persona interessata, i dati di contatto aggiornati (indirizzo, numero di telefono e indirizzo email), la data di nascita o altro elemento utile per la sua identificazione univoca e, quando opportuno e sicuro, l’allegato di una copia di un documento d’identità. Se la revoca viene esercitata da un rappresentante legale o da chi esercita la potestà sul minore, è necessario altresì indicare la qualità di chi firma (es. genitore o tutore), fornire la documentazione che attesta tale qualità e allegare il relativo documento d’identità. All’altro capo della comunicazione vanno identificati con precisione i soggetti che stanno trattando o usando l’immagine: la persona fisica o giuridica intestataria del trattamento, eventuali responsabili esterni o terze parti a cui l’immagine è stata ceduta o trasferita, con indicazione di ragione sociale, indirizzo, PEC o altro canale ufficiale per la ricezione della revoca.

Occorre poi ricostruire e descrivere con precisione l’atto di consenso che si intende revocare: indicare la data in cui il consenso era stato prestato, il contesto in cui è stato espresso (ad esempio contratto scritto, modulo online, liberatoria firmata, consenso verbale), il contenuto della liberatoria o i termini principali concordati (se noti), e la natura dell’immagine oggetto della revoca, fornendo una descrizione dettagliata che permetta di individuarla senza ambiguità. Questo comporta specificare se si tratta di una fotografia singola, di una serie di scatti, di riprese video, di immagini digitali modificate o di qualsiasi materiale derivato; indicare il nome del file, eventuali riferimenti di archivio, la data di realizzazione, i luoghi o gli eventi in cui le immagini sono state scattate e, se esistono, gli URL, i profili social, le pubblicazioni, i cataloghi o i materiali online/offline in cui le immagini sono pubblicate o state diffuse.

La revoca deve contenere una dichiarazione esplicita, un atto formale con cui la persona dichiara di revocare il consenso precedentemente rilasciato: va chiarito che la volontà è di revocare ogni autorizzazione all’uso, riproduzione, pubblicazione, distribuzione, elaborazione, diffusione e sfruttamento commerciale dell’immagine, specificando se la revoca è totale o limitata a certi usi, formati, canali o territori. È importante indicare la data in cui la revoca deve ritenersi efficace e, se si desidera, fissare un termine oltre il quale non si accetta più alcun utilizzo. Nella stessa comunicazione si dovrebbero dettagliare le azioni richieste al destinatario per dare esecuzione alla revoca: richiedere la cessazione immediata di nuove pubblicazioni o utilizzi, la rimozione delle immagini dai siti web, profili social e piattaforme di terzi, la cancellazione dagli archivi interni e dai backup – con l’avvertenza che per i backup possono esistere limiti tecnici o obblighi legali che ne impediscono la cancellazione immediata – e la richiesta di fornire prova documentale dell’avvenuta rimozione e della cessazione degli utilizzi, con indicazione di un termine entro cui si chiede tale riscontro.

Parallelamente alla richiesta di eliminazione, è utile indicare come devono essere gestite eventuali copie già distribute a terzi e richiedere che il destinatario notifichi a quei terzi la revoca e ottenga da loro conferma scritta di cessazione e cancellazione. Se l’immagine è stata oggetto di cessione di diritti o concessione di licenze, la revoca dovrebbe richiedere che vengano fornite informazioni sulle sublicenze concesse, con l’indicazione dei terzi coinvolti e la domanda di attivare le necessarie procedure di ritiro delle immagini anche presso quei soggetti. È opportuno inoltre richiedere l’aggiornamento dei registri o del registro dei trattamenti interni dell’organizzazione che detiene l’immagine, affinché risulti l’avvenuta revoca, e domandare che il titolare del trattamento indichi la base giuridica su cui continuerà o meno a fondare eventuali trattamenti residui.

Nel documento è prudente inserire un richiamo alle conseguenze pratiche della mancata ottemperanza, chiedendo espressamente una conferma scritta dell’avvenuto adempimento con indicazione delle azioni compiute e delle date in cui sono state compiute; suggerire un termine ragionevole per la risposta, e richiedere la consegna di una dichiarazione sotto forma scritta o elettronica che attesti la cancellazione, l’interruzione degli usi e, se possibile, prova fotografica o screenshot eliminati con metadati. Deve essere chiarito, per evitare fraintendimenti, che la revoca non intende retroattivamente autorizzare o meno fatti passati che siano già avvenuti in buona fede e legalmente, ma che la volontà è di impedire futuri utilizzi; tuttavia si può esprimere la volontà di negoziare o richiedere ristoro in caso di usi non autorizzati o continuativi dopo la revoca.

Dal punto di vista formale la lettera deve essere datata e firmata dalla persona che revoca il consenso; se la revoca è inviata in forma elettronica, si consiglia l’apposizione di una firma digitale o, in alternativa, l’invio tramite canali tracciabili come raccomandata con ricevuta di ritorno o, in Italia, PEC, in modo da conservare prova dell’avvenuta comunicazione e della sua ricezione. È utile indicare chiaramente come si desidera ricevere le comunicazioni di riscontro (email, PEC, raccomandata) e lasciare un recapito cui inviare eventuali richieste di chiarimento. Per situazioni complesse, come usi editoriali, archivi storici o obblighi di conservazione per fini di prova o per obblighi normativi, è bene menzionare la necessità di spiegazioni dettagliate qualora il titolare intenda eccepire una limitazione o un divieto di cancellazione, affinché si possa valutare la portata delle eccezioni applicabili.

Esempio revoca consenso utilizzo immagine​

Oggetto: Revoca del consenso all’utilizzo dell’immagine

Il/La sottoscritto/a
Nome e cognome: ______________
Nato/a il: ______________ a: ______________
Residente in: ______________ (via/piazza, n.): ______________
Codice fiscale: ______________
Documento di identità (tipo e n.): ______________
Telefono: ______________
E-mail: ______________

Premesso che
– in data ______________ ho rilasciato a favore di ______________ (nome del destinatario del consenso) un consenso per l’utilizzo della mia immagine relativo a: ______________ (descrizione dell’immagine/servizio/evento) e/o al materiale fotografico/video identificato come: ______________;
– il consenso è stato rilasciato con le modalità: ______________ (es. scritto, verbale, contratto n. ______________);

con la presente

revoco in modo espresso e immediato ogni consenso, autorizzazione e liberatoria precedentemente rilasciata in merito all’utilizzo, alla riproduzione, alla pubblicazione, alla diffusione e al trattamento della mia immagine, nonché di qualsiasi materiale fotografico o audiovisivo che mi ritragga, con riferimento a quanto indicato sopra.

Vi invito pertanto a:
1) cessare immediatamente qualsiasi utilizzo della mia immagine sui seguenti supporti/luoghi: ______________ (es. sito web, social network, materiale promozionale, brochure, archivi);
2) rimuovere tempestivamente e cancellare tutte le copie del materiale contenente la mia immagine, ivi compresi archivi digitali, backup e copie presso terzi, nonché eventuali versioni modificate o adattate;
3) comunicarmi per iscritto, entro ______________ giorni dal ricevimento della presente, l’avvenuta cessazione dell’utilizzo e la cancellazione effettuata, indicando nello specifico le azioni intraprese e gli eventuali soggetti terzi ai quali il materiale era stato comunicato o ceduto.

Alla presente dichiaro di non richiedere alcun risarcimento per l’eventuale utilizzo pregresso, salvo quanto diversamente previsto dalle norme applicabili; mi riservo comunque la facoltà di adottare ogni azione necessaria qualora non venga data tempestiva esecuzione alla presente revoca.

Si allegano alla presente:
– copia del documento di identità: ______________
– copia del consenso originario (se disponibile): ______________
– altro: ______________

Distinti saluti.

Firma:
______________________________
Nome e cognome: ______________

Ricevuta da parte del destinatario
Ricevuta/Conferma di presa in carico:
Data: ______________
Firma e timbro (se applicabile): ______________________________

La revoca del consenso al trattamento dei dati personali è l’azione con cui l’interessato ritira la propria autorizzazione a far usare i suoi dati per finalità che si basavano su quel consenso. Serve a ridare controllo all’interessato sulla propria privacy: una volta revocato, il titolare del trattamento non può più continuare a trattare i dati sulla base di quel consenso e deve adottare le misure necessarie (cessare il trattamento, cancellare o rendere anonimi i dati, salvo che esista un altro fondamento giuridico o obbligo di conservazione). La revoca deve essere semplice da esercitare e non influenza la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca stessa.

Come scrivere una revoca consenso trattamento dati personali​

Per redigere una revoca del consenso al trattamento dei dati personali in modo completo e operativamente efficace è fondamentale che il documento contenga una serie di informazioni precise e formulate in modo inequivocabile, così da permettere al titolare del trattamento di identificare il soggetto che revoca, ricostruire il consenso originariamente prestato, individuare le specifiche operazioni di trattamento da cessare e adottare le azioni tecniche e organizzative necessarie per conformare i trattamenti alla volontà del richiedente. Occorre innanzitutto che la revoca identifichi chiaramente la persona che la presenta: il nome e cognome per esteso, l’indirizzo di residenza o di domicilio eletto a fini della comunicazione, almeno un recapito telefonico e un indirizzo email validi; se esiste un codice cliente, un numero di pratica o altro identificativo interno associato al rapporto con il titolare, tale riferimento va indicato per agevolare la correlazione con il fascicolo dati. È altresì utile indicare eventuali dati aggiuntivi che consentano di associare senza ambiguità la richiesta alla documentazione di consenso originaria, come la data in cui il consenso è stato prestato, il canale o lo strumento attraverso il quale è stato espresso (ad esempio modulo online, firma cartacea, spunta su form), e l’ambito o la finalità specifica per la quale il consenso era stato manifestato.

La revoca deve descrivere con precisione l’oggetto della rinuncia: non basta un generico “revoco il consenso”, perché il consenso, ai sensi del regolamento, è orientato a finalità e operazioni di trattamento specifiche. Pertanto il documento dovrebbe specificare le finalità che si intendono annullare (ad esempio marketing diretto via email e sms, profilazione per offerte personalizzate, comunicazione a partner commerciali, ecc.), le tipologie di dati che si riferiscono alla revoca (dati di contatto, dati di navigazione, dati economico-finanziari) e, se possibile, indicare i trattamenti o i servizi specifici che si desidera siano interessati dalla revoca. Se il consenso riguardava cookie o altri strumenti di tracciamento, è opportuno menzionarlo espressamente, indicando anche l’ambito temporale in cui il consenso era stato dato, per consentire una corretta gestione tecnica (ad esempio disabilitazione di cookie persistenti).

Occorre poi porre in modo chiaro quale azione si richiede al titolare: la cessazione immediata dei trattamenti basati sul consenso revocato e la conferma che non verranno utilizzati per le finalità oggetto della revoca; l’eventuale richiesta di cancellazione (erasure) dei dati personali trattati esclusivamente sulla base del consenso, con la precisazione che la cancellazione deve comprendere copie, estratti e qualsiasi riproduzione accessibile negli archivi attivi. Se non si desidera la cancellazione totale, ma una limitazione del trattamento, la richiesta dovrebbe indicarlo e definire il perimetro della limitazione (ad esempio mantenimento dei dati solo per obblighi contrattuali o fiscali). È importante altresì chiedere esplicitamente la cessazione delle comunicazioni a terzi: se i dati sono stati condivisi con responsabili o destinatari esterni, la revoca dovrebbe richiedere che il titolare informi tali terze parti e richieda a loro volta la cessazione dei trattamenti pertinenti.

Nel testo è opportuno prevedere la richiesta di una conferma scritta delle azioni intraprese dal titolare, con l’indicazione delle tempistiche entro cui si attende la risposta, e la richiesta di dettaglio sulle misure adottate: quali dati sono stati cancellati, quali sono stati limitati, quali destinatari sono stati informati, oppure eventuali motivi che legittimano il mantenimento parziale dei dati (ad esempio obblighi legali, esercizio di diritti in sede giudiziaria, esigenze di conservazione a fini probatori). Va ricordato e fatto presente nel documento che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca stessa: le operazioni già compiute permangono lecite, mentre quelle future devono essere sospese se fondate esclusivamente sul consenso revocato; nel caso in cui il titolare intenda continuare a trattare i dati per una diversa base giuridica, la comunicazione dovrebbe specificare le ragioni e la base giuridica invocata.

Per ragioni di sicurezza e per evitare richieste fraudolente, la revoca dovrebbe essere accompagnata da un’adeguata forma di identificazione del richiedente; ciò può tradursi nell’invio di copia di un documento di identità, oppure nella richiesta di effettuare la revoca tramite canali autenticati (ad esempio PEC, area riservata del sito con accesso con credenziali, firma elettronica). Il documento di revoca dovrebbe essere datato e firmato dal richiedente, e se inviato per posta o PEC è utile conservare l’avviso di ricezione o la ricevuta come prova dell’invio e del contenuto. Chi revoca può anche specificare il canale tramite il quale desidera ricevere la conferma dell’esecuzione delle operazioni richieste (email, PEC, raccomandata, messaggio nell’area riservata) e chiedere espressamente la registrazione della richiesta nel registro delle attività del titolare.

Esempio revoca consenso trattamento dati personali​

Oggetto: Revoca consenso al trattamento dei dati personali

Il/La sottoscritto/a: ____________
Nato/a a: ____________ il: ____________
Codice fiscale: ____________
Residente in: ____________ (via, n. civico, CAP, città, prov.): ____________
Numero di telefono: ____________
Indirizzo e-mail: ____________
Riferimento pratica/numero cliente (se applicabile): ____________

Con la presente, ai sensi dell’art. 7 del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, come modificato, e dell’art. 6 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR),

revoco il consenso al trattamento dei miei dati personali precedentemente fornito a: ____________
in data: ____________
per le seguenti finalità: ____________

Chiedo pertanto che:
– venga confermata per iscritto l’avvenuta revoca del consenso all’indirizzo e-mail/PEC: ____________;
– siano cessate immediatamente le attività di trattamento basate sul consenso revocato, salvo il trattamento necessario per adempiere a obblighi di legge;
– i miei dati personali non siano più trattati per le finalità indicate e non siano oggetto di profilazione o invii promozionali;
– siano adottate le misure ragionevoli per la cancellazione, la limitazione o l’aggiornamento dei miei dati nei sistemi e presso eventuali responsabili e terzi a cui i dati siano stati comunicati, fatte salve le obbligazioni di conservazione previste dalla legge;
– mi venga comunicato l’elenco dei soggetti ai quali i dati sono stati comunicati, se applicabile.

Si prega di prendere atto della presente e di inviarmi risposta scritta entro i termini di legge al seguente recapito: e-mail/PEC: ____________ / indirizzo postale: ____________.

Luogo: ____________
Data: ____________

Firma: ____________

Il revoca del comodato di un terreno agricolo è l’atto con cui il proprietario che ha concesso il terreno in uso gratuito (comodante) chiede la restituzione e quindi pone fine al rapporto di comodato. Serve a permettere al proprietario di riottenere la disponibilità del terreno per usarlo personalmente, venderlo o concederlo a qualcun altro. Se il comodato prevedeva un termine, la revoca non può avvenire prima della scadenza; se non c’è termine la legge consente la richiesta di restituzione ma il comodante deve tenere conto di interessi del conduttore, come il diritto a completare le colture in corso o il giusto preavviso, e in caso di revoca ingiustificata può sorgere obbligo di risarcimento.

Come scrivere una revoca comodato terreno agricolo​

Per redigere efficacemente una revoca del comodato relativo a un terreno agricolo è fondamentale predisporre un atto scritto e ben documentato che consenta di individuare con assoluta chiarezza chi revoca, chi riceve la revoca, quale contratto viene revocato e quale bene materiale è oggetto della restituzione, oltre a precisare le modalità e i termini della restituzione stessa e le conseguenze in caso di inadempimento. L’intestazione deve quindi contenere l’identificazione completa delle parti coinvolte: nome e cognome o ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzo di residenza o sede legale, eventuale rappresentante legale con indicazione del relativo potere; se la revoca è inviata da un soggetto persona giuridica o da un curatore/erede/procuratore, è opportuno allegare la documentazione che attesti i poteri di rappresentanza. Il riferimento al contratto originario deve essere inequivocabile: va indicata la data e il luogo di sottoscrizione del comodato, l’eventuale forma (scritta, verbale), il contenuto essenziale di quell’accordo e, se esiste, il numero di protocollo o di registrazione; allegare copia del contratto originario o indicarne la reperibilità (es. copia allegata) è indispensabile per evitare contestazioni circa l’esistenza o i termini dell’accordo.

La descrizione del terreno agricolo deve essere dettagliata e tecnica: oltre alla localizzazione (comune, via o riferimenti catastali), è opportuno riportare i dati catastali completi con foglio particella e subalterno, superficie catastale o reale, confini, eventuali pertinenze (strade di accesso, edifici rurali, pozzi, impianti irrigui, recinzioni), stato attuale d’uso (seminativo, prato, vigneto, oliveto, pascolo ecc.) e ogni elemento catastale rappresentativo; l’allegazione di una visura catastale e di una planimetria o estratto mappa riduce incertezze e facilita la riconsegna. Deve essere chiarito che con la presente comunicazione si intende revocare il comodato relativo a quel preciso bene, richiamando espressamente il contratto originario e, se necessario, gli articoli del Codice Civile che regolano il comodato (per esempio richiamando gli artt. di legge che disciplinano la facoltà di revoca), in modo che non sorgano dubbi sulla natura dell’atto come atto risolutivo o come richiesta di restituzione ai sensi del diritto civile.

È fondamentale indicare la data di efficacia della revoca e stabilire un termine per la riconsegna del terreno o per il rilascio della disponibilità, motivando se il termine è immediato o se si concede un periodo di preavviso; per terreni agricoli è prassi motivata e prudente dare un termine che tenga conto delle colture in corso, delle cure colturali e del ciclo produttivo, prevedendo modalità per il regolare raccolto o per la gestione delle semine e delle operazioni agronomiche necessarie fino alla riconsegna. Nella revoca vanno descritte con precisione le modalità della restituzione: indicazione del luogo esatto per la riconsegna delle chiavi, dei cancelli, degli eventuali manufatti aperti, modalità di consegna della documentazione tecnica o amministrativa relativa al fondo (libretti di conduzione, registri fitosanitari, contratti di fornitura energia o acqua, autorizzazioni ambientali) e il punto preciso entro il quale il terreno dovrà essere libero da attrezzi, bestiame e prodotti agricoli, salvo diverso accordo.

Occorre affrontare nello scritto la situazione delle produzioni e dei miglioramenti eseguiti durante il periodo del comodato: specificare se vi sono colture in corso, piante impiantate, prati in produzione, vigneti o oliveti in piena produzione, nonché l’esistenza di opere di miglioramento (impianti di irrigazione, recinzioni, strutture temporanee, edificazioni rurali, impianti fissi), precisando se la restituzione dovrà avvenire con tali opere o se il conduttore potrà rimuoverle. È opportuno spiegare in che termini si ritiene debbano essere trattati i beni che non possono essere rimossi senza deteriorare il terreno (ad esempio impianti fissi): indicare se il concedente intende mantenere tali opere, se riconosce un’indennità per miglioramenti o se riserva ogni diritto a contestare l’indennizzo. Se esistono piante con rese pluriennali o produzioni a raccolto differito, la revoca dovrebbe prevedere specifiche regole transitorie per consentire il completamento delle operazioni agricole necessarie e la corresponsione di eventuali compensi per le spese già sostenute.

È altresì importante precisare lo stato in cui il terreno deve essere restituito: valore della conservazione, responsabilità per danni o deterioramenti che eccedono l’uso normale, obbligo di rimuovere macerie o interventi non autorizzati, e la facoltà del concedente di effettuare un sopralluogo congiunto per verificare le condizioni al momento della riconsegna, possibilmente fissando data e ora per il controllo. La revoca deve inoltre prevedere le conseguenze del mancato rilascio nei termini stabiliti: avviso che, in difetto di restituzione spontanea, il concedente intende tutelare i propri diritti con azioni legali per ottenere il rilascio e il risarcimento degli eventuali danni, con riserva di addebito delle spese legali e delle ulteriori misure necessarie per la reintegrazione possesso. Per dare certezza di ricezione è consigliabile indicare e usare modalità di trasmissione che producano prova dell’avvenuta comunicazione, come l’invio tramite posta elettronica certificata (PEC) ovvero raccomandata A/R o notifica a mezzo ufficiale giudiziario; nella revoca va richiesta esplicitamente la conferma di ricezione e l’eventuale disponibilità a concordare un sopralluogo.

Per rendere la revoca solida dal punto di vista probatorio è utile elencare negli allegati, e indicarne la presenza nel testo, la copia del contratto originario, la visura catastale, la planimetria, fotografie dello stato attuale, eventuali ricevute di spese sostenute per miglioramenti, e copia dei documenti di identità delle parti; qualora vi siano pendenze economiche o debiti connessi all’utilizzo del terreno (spese condominiali rurali, utenze, anticipi, canoni accessori) la revoca dovrebbe menzionare lo stato dei pagamenti e riservare espressamente il diritto di ottenere il rimborso di somme dovute. È opportuno che la revoca riporti la sottoscrizione del soggetto che la emette con data e luogo, e che indichi eventualmente i recapiti per le comunicazioni ulteriori; in situazioni controverse o quando la restituzione può comportare conflitti (ad esempio terreni che ospitano attività imprenditoriali o investimenti importanti), è prudente prevedere la possibilità di fissare la trasmissione tramite atto pubblico o notificazione a mezzo ufficiale.

Esempio revoca comodato terreno agricolo​

REVOCIA DEL COMODATO D’USO DI TERRENO AGRICOLO

Il/La sottoscritto/a: ____________ (Nome e Cognome)
nato/a a: ____________ il: ____________
codice fiscale: ____________
residente in: ____________ (Indirizzo completo)
telefono / e-mail: ____________

in qualità di COMODANTE

E

Il/La Sig./Sig.ra: ____________ (Nome e Cognome)
nato/a a: ____________ il: ____________
codice fiscale: ____________
residente in: ____________ (Indirizzo completo)
telefono / e-mail: ____________

in qualità di COMODATARIO

PREMESSO CHE
– In data ____________ tra le parti è stato stipulato un contratto di comodato d’uso relativo al terreno agricolo di seguito descritto;
– Il suddetto terreno è ubicato nel Comune di: ____________, sito in via/località: ____________;
– Dati catastali: Comune ____________, foglio ____________, particella ____________, sub ____________, categoria/qualifica ____________, superficie complessiva ____________ (ha/are/centiare);
– Registro/numero atto (se presente): ____________; registrato a ____________ il ____________ al n. ____________, rep. ____________.

TENUTO CONTO DELLA SITUAZIONE SOPRA RIPORTATA, IL SOTTOSCRITTO COMODANTE

COMUNICA

la revoca del comodato d’uso del terreno agricolo sopra descritto, con effetto a decorrere dal giorno: ____________.

Si richiede pertanto la restituzione materiale e pacifica della disponibilità del terreno entro e non oltre il giorno: ____________.

Il comodatario è tenuto a rimuovere eventuali attrezzature, impianti mobili o colture installate a suo carico entro il termine sopraindicato, restituendo il terreno nello stato in cui si trova, salvo il normale degrado derivante dall’uso. Eventuali migliorie non asportabili o impianti fissi saranno trattate secondo quanto previsto dal contratto di comodato o da eventuale accordo scritto tra le parti: ____________.

La mancata restituzione entro il termine indicato comporterà l’adozione di opportune azioni giudiziarie e/o l’esercizio di ogni altro rimedio previsto dalla legge per ottenere la riconsegna del bene e il risarcimento degli eventuali danni: ____________.

Si invita il comodatario a prendere contatto entro e non oltre ______ giorni dalla ricezione della presente per concordare le modalità pratiche di riconsegna e per eventuali verifiche congiunte: contatto (telefono/e-mail): ____________.

Luogo e data: ____________

Firma del comodante: ____________

Firma del comodatario (per ricevuta e presa visione): ____________

Allegati (se presenti):
– Copia del contratto di comodato: ____________
– Copia documento d’identità delle parti: ____________
– Altri documenti: ____________

La revoca di un’ammonizione scritta a un dipendente è l’annullamento formale di una sanzione disciplinare precedentemente inflitta e annotata sul suo fascicolo. Serve a eliminare gli effetti negativi della nota (come il peso sulla valutazione, i vincoli di carriera o eventuali conseguenze successive), ristabilire la posizione del lavoratore se l’accertamento era errato o la procedura viziata, e a sanare il rapporto aziendale quando viene riconosciuta l’innocenza o si raggiunge un accordo.

Come scrivere una revoca ammonizione scritta dipendente​

Per predisporre correttamente una lettera di revoca di un’ammonizione scritta a carico di un dipendente è fondamentale inserire innanzitutto gli elementi identificativi completi che collocano l’atto nel tempo e nei soggetti coinvolti: la denominazione e l’indirizzo dell’azienda, il nome completo del lavoratore, la qualifica o reparto, l’eventuale matricola o codice personale in azienda, e la data e il luogo di emissione della comunicazione. Occorre poi richiamare in modo univoco il provvedimento originario che si intende revocare, indicando la data in cui la precedente ammonizione è stata notificata, l’oggetto e il contenuto della sanzione (testo o sintesi della contestazione disciplinare), nonché il riferimento al regolamento aziendale o al contratto collettivo applicabile che aveva costituito la base normativa per l’irrogazione della misura. Questo richiamo è necessario affinché non restino dubbi su quale atto viene espressamente annullato e per verificare la corrispondenza tra i documenti.

A seguire, la comunicazione deve esplicitare con chiarezza il motivo giuridico e fattuale della revoca: cioè le ragioni che inducono l’azienda a ritenere invalida o superata la precedente ammonizione. È importante spiegare se la revoca è motivata da nuove evidenze emerse (ad esempio elementi probatori che smentiscono l’addebito), da errori procedurali nell’istruttoria disciplinare (mancata convocazione per il contraddittorio, violazione del diritto di difesa, vizi formali nella contestazione), da una ricostruzione errata dei fatti o da un ravvedimento dell’azienda a fronte di circostanze attenuanti sopraggiunte. La descrizione delle ragioni deve essere sufficientemente dettagliata da mostrare la logica del riesame: ciò significa indicare quali fatti o documenti hanno fatto mutare il giudizio e, se del caso, specificare le fasi istruttorie svolte per giungere alla decisione di revoca (ad esempio nuove verifiche, audizioni, confronti con testimoni, acquisizione di documenti). Questo apparato motivazionale è utile sia per la tutela del dipendente sia per la protezione dell’azienda in caso di contestazioni future.

Deve quindi seguire una dichiarazione formale di revoca, redatta in termini inequivocabili: la frase deve indicare che l’ammonizione scritta è revocata nella sua interezza e precisare la data a partire dalla quale la revoca ha effetto. Va chiarito l’effetto pratico del provvedimento revocatorio: se la sanzione viene cancellata dagli atti, se deve essere rimossa dal fascicolo personale e da qualsiasi registro disciplinare aziendale, se vengono annullati eventuali vincoli o conseguenze derivanti dall’ammonizione (limitazioni temporanee, blocco di progressione di carriera, decurtazioni, ecc.), e come verrà gestita la comunicazione della revoca ai soggetti che avevano ricevuto copia o informazione della sanzione originaria (superiori gerarchici, uffici risorse umane, organismi di controllo o rappresentanze sindacali, se coinvolti). È opportuno precisare se la revoca comporterà un’annotazione a margine del precedente documento o la sua effettiva rimozione fisica dal fascicolo, indicando altresì che tutte le azioni conseguenziali in corso o già prese in esecuzione dell’ammonizione vengono sospese o annullate.

È consigliabile inserire nella lettera il riferimento alla disciplina della privacy relativa al trattamento dei dati personali e disciplinari del lavoratore: va dichiarato come verranno trattati gli atti relativi all’ammonizione revocata (se verranno conservati ai fini probatori per un periodo limitato o eliminati), quale base giuridica viene adottata per la conservazione o cancellazione e come il dipendente potrà esercitare i propri diritti ai sensi della normativa sulla protezione dei dati. Inoltre, occorre indicare chi è l’autorità aziendale che legalmente sottoscrive e assume la responsabilità della revoca (generalmente il responsabile delle risorse umane o altro dirigente delegato), con firma e qualifica, e prevedere la modalità di notifica al lavoratore (consegna a mano con ricevuta, raccomandata a/r, PEC), perché la prova della ricezione è spesso rilevante in eventuali contenziosi.

La comunicazione dovrebbe altresì precisare eventuali allegati che giustificano o documentano la revoca (copia di documenti dimostrativi, verbali di audizione, dichiarazioni acquisite), così che la motivazione sia verificabile e trasparente. Se esistono procedure interne o termini per impugnare o richiedere chiarimenti sulla revoca stessa, tali informazioni vanno rese note, specificando i termini e le modalità per esercitare eventuali diritti di impugnazione o per ottenere ulteriori informazioni. Per completezza è utile prevedere uno spazio o una modalità con cui il dipendente possa prendere atto della revoca mediante sottoscrizione di ricevuta o conferma scritta, pur evitando che la mancata firma possa essere interpretata come rifiuto della comunicazione: per questo la modalità di notifica e la data certa di ricezione vanno annotate.

Esempio revoca ammonizione scritta dipendente​

Oggetto: Revoca dell’ammonizione scritta prot. n. ____________ del ____________

Con riferimento all’ammonizione scritta a suo tempo notificata al Sig./alla Sig.ra ____________ con protocollo n. ____________ in data ____________ e relativa a: ____________, si comunica quanto segue.

Motivazione della revoca: ____________

Per i motivi sopra indicati, si dispone la revoca dell’ammonizione scritta indicata in oggetto con effetto a decorrere dal giorno ____________. La predetta ammonizione non produce più effetti e viene rimossa dal fascicolo personale del dipendente.

Eventuali disposizioni amministrative collegate (es. rimozione annotazione, aggiornamento documentazione): ____________

La presente viene trasmessa al dipendente e agli uffici competenti per gli adempimenti di natura amministrativa e/o contrattuale.

Firma per il Datore di lavoro / Responsabile HR:
Nome e cognome: ____________
Qualifica: ____________
Firma: ____________
Data: ____________

Per presa visione del dipendente:
Nome e cognome: ____________
Firma: ____________
Data: ____________

Allegati (se presenti): ____________

La revoca dell’amministratore di una S.r.l. è l’atto con cui la compagine sociale (o altro soggetto previsto dallo statuto) lo destituisce dalle funzioni e gli toglie i poteri di rappresentanza e gestione della società; serve a sostituire un amministratore ritenuto inadeguato, inaffidabile o contrario all’interesse sociale, a tutelare i soci e il patrimonio aziendale e a riorientare la governance. La revoca determina la cessazione delle responsabilità gestorie, può comportare obblighi di rendiconto o risarcimento se effettuata illegittimamente e diventa efficace anche nei confronti dei terzi con l’iscrizione al Registro delle Imprese.

Come scrivere una revoca amministratore Srl​

Per redigere correttamente una revoca di amministratore di una S.r.l. occorre condensare nel testo tutte le informazioni che rendano la delibera inequivocabile, opponibile ai terzi dopo gli adempimenti di legge e idonea a dare avvio alle conseguenti iscrizioni e comunicazioni. La delibera deve innanzitutto richiamare l’identità completa della società: ragione sociale esatta e forma giuridica, sede legale completa, partita IVA e codice fiscale quando rilevante e il numero di iscrizione al Registro delle Imprese/REA; questi dati servono a identificare in modo univoco la persona giuridica che adotta la decisione. Va quindi riportata con precisione la data, il luogo e la modalità di convocazione dell’organo competente che ha adottato la decisione (assemblea dei soci o altro organo previsto dallo statuto), compresa l’indicazione dell’eventuale quorum costitutivo e deliberativo applicato, con il richiamo alle norme statutarie che stabiliscono le maggioranze. È importante che il verbale ricostruisca il contesto procedurale: chi ha presieduto l’assemblea, chi ha svolto le funzioni di segretario o verbalizzante e se sono stati utilizzati poteri di rappresentanza o deleghe nello svolgimento della riunione.

La parte sostanziale del documento deve contenere la formula della delibera, cioè la manifestazione di volontà di revocare l’amministratore, con l’indicazione chiara e completa della persona revocata: nome e cognome esatti, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza anagrafica, eventuale cittadinanza e ruolo esercitato (amministratore unico, componente del consiglio di amministrazione o componente di un organo collegiale, con specifica delle deleghe o dei poteri di rappresentanza eventualmente attribuiti). Se l’amministratore revocato era stato nominato con un mandato a termine, va indicata la data di nomina e la durata del mandato prevista, mentre se non era fissato un termine è utile annotare la data di assunzione della carica. La delibera dovrebbe chiarire l’efficacia della revoca, specificando la data a decorrere dalla quale l’amministratore cessa di essere titolare dei poteri di rappresentanza nei confronti della società, e prevedere l’azione conseguente sulla rappresentanza sociale (ad esempio la revoca dei poteri di firma, la restituzione di documenti sociali e accesso agli atti, la revoca da cariche correlate). È opportuno precisare se la revoca è stata adottata con riconoscimento di responsabilità o con riserva al provvedimento che disciplina eventuali conseguenze patrimoniali: ove gli statuti o le norme di legge prevedano il riconoscimento di un indennizzo per revoca anticipata, la delibera dovrebbe contenere la determinazione dell’eventuale somma di liquidazione o la delega a un organo/consulente per la quantificazione e la stipula di un accordo di transazione; in mancanza di accordo, la delibera può limitarsi a revocare la carica riservando le questioni economiche alle sedi competenti.

Se la revoca è collegata alla contestazione di fatti o a una motivazione specifica (inadempimenti, perdita dei requisiti, conflitto di interessi, giusta causa), conviene, a fini probatori, riportare sinteticamente le ragioni che hanno determinato la decisione; questo non è sempre obbligatorio, ma risulta utile in caso di successivi contenziosi per dimostrare che la delibera non è stata adottata in violazione di diritti procedurali. Nel caso in cui la revoca si accompagni anche alla contestuale nomina di un nuovo amministratore o alla modifica della compagine degli organi sociali, la delibera deve contenere i dati identificativi del nuovo nominato (con gli stessi elementi anagrafici e fiscali richiesti per il revocato) e la dichiarazione di accettazione della nomina da parte del nuovo amministratore; se la nomina non è contestuale, la delibera può prevedere che la carica sia affidata a una persona già individuata o che resti vacante fino alla successiva delibera. È cruciale indicare gli eventuali limiti e le modalità della rappresentanza residua o temporanea fino all’iscrizione nel Registro delle Imprese, nonché le istruzioni per la gestione dei rapporti bancari, dei conti correnti e delle firme su documenti e assegni, che andranno aggiornati subito dopo l’iscrizione.

Dal punto di vista formale e documentale, la delibera di revoca deve poi contenere l’esplicita richiesta o l’incarico a chi di dovere per il deposito al Registro delle Imprese: va indicato chi è delegato a sottoscrivere e presentare il verbale e la modulistica richiesta, e quali documenti allegare. Gli allegati normalmente necessari sono il verbale della riunione, copia firmata del testo integrale della delibera (con firme dei soggetti abilitati), copia dei documenti di identità dell’amministratore revocato e del nuovo amministratore (se nominato), la dichiarazione di accettazione della carica da parte dell’eventuale nuovo nominato, eventuali procure e deleghe utilizzate in assemblea. La delibera dovrebbe contenere una clausola che dichiari l’adempimento degli obblighi di comunicazione e iscrizione agli uffici competenti, specificando il termine in cui verrà effettuata la comunicazione (normalmente entro i termini previsti dalla normativa commerciale), e prevedere l’aggiornamento delle comunicazioni a banche, clienti, fornitori e altri soggetti rilevanti.

Per la tutela dei terzi e per evitare contestazioni sulla pubblicità della revoca, è importante ricordare nel corpo della delibera che la revoca sarà resa effettiva rispetto ai terzi con l’iscrizione al Registro delle Imprese; fino a tale iscrizione permangono potenziali rischi di rappresentanza apparente, perciò la delibera può prevedere l’invito formale al revocato a non compiere più atti in nome e per conto della società e a restituire immediatamente ogni potere o documentazione attinente. Infine la sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell’assemblea e del verbalizzante, con l’indicazione dei nominativi e dei codici fiscali dei firmatari, è essenziale per la validità del documento da depositare: le firme devono risultare leggibili e, se richiesto dallo statuto o dalla prassi, accompagnate dalla firma del notaio o di un rappresentante legale incaricato per l’iscrizione. In fase di redazione conviene altresì allegare e numerare gli eventuali documenti integrativi (procure, deleghe, certificazioni statutarie, copia dell’atto costitutivo e dello statuto aggiornato) che possano agevolare la pratica di iscrizione e la verifica formale operata dagli uffici competenti.

Esempio revoca amministratore Srl​

VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI

Società: ____________
Sede legale: ____________
Codice fiscale / Partita IVA: ____________
REA n.: ____________

In data ____________, alle ore ____________, presso la sede sociale in ____________, si è riunita l’Assemblea dei soci della società sopra indicata, regolarmente convocata.

Presenti:
– Socio/Delegato: ____________ (Codice Fiscale: ____________) in rappresentanza di n. ____________ quote, pari al ____________% del capitale sociale;
– Socio/Delegato: ____________ (Codice Fiscale: ____________) in rappresentanza di n. ____________ quote, pari al ____________% del capitale sociale;
– (eventuali ulteriori soci/delegati): ____________.

Presiede l’Assemblea il Sig./La Sig.ra ____________ in qualità di ____________.
Assume la funzione di segretario il Sig./La Sig.ra ____________.

Ordine del giorno:
1) Revoca dell’amministratore Sig./La Sig.ra ____________ (nato/a a ____________ il ____________, Codice Fiscale ____________), nominato/a in data ____________;
2) Eventuale nomina del nuovo amministratore;
3) Varie ed eventuali.

Svolgimento della discussione:
Il Presidente illustra i motivi posti all’ordine del giorno e pone in discussione la delibera di revoca dell’amministratore Sig./Sig.ra ____________.

Votazione:
Sono presenti e votanti complessivamente n. ____________ quote, pari a ____________% del capitale sociale.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ____________;
– Voti contrari: ____________;
– Astenuti: ____________.

Deliberazioni:
L’Assemblea, con il quorum sopra indicato, DELIBERA
1) Di revocare dall’incarico di amministratore il/la Sig./Sig.ra ____________, con decorrenza dal ____________.
2) Di dare mandato al Presidente e/o al legale rappresentante pro tempore di eseguire tutte le formalità necessarie per l’annotazione della presente delibera nel libro delle decisioni dei soci e per la sua iscrizione presso il Registro delle Imprese competente.
3) (Eventuale) Di nominare quale nuovo amministratore il/la Sig./Sig.ra ____________ (nato/a a ____________ il ____________, Codice Fiscale ____________), con durata dell’incarico fino al ____________ e con i poteri/compensi come da patti sociali.

Si precisa che la presente delibera verrà comunicata all’interessato/a e registrata presso gli uffici competenti nei termini di legge.

Letto, approvato e sottoscritto.

Data: ____________

Il Presidente: ____________

Il Segretario: ____________

Per presa visione e accettazione (se richiesto):
Il revocato/a amministratore/trice: ____________ (firma) ____________ (data)