Un modulo consegna computer aziendale è un documento utilizzato dalle aziende per registrare e formalizzare l’assegnazione di un computer a un dipendente. Serve a tracciare quale dispositivo viene consegnato, in quale data, a chi e in quali condizioni, tutelando sia l’azienda sia il lavoratore. In questo modo, si garantisce la responsabilità sull’uso e la restituzione del computer stesso, facilitando la gestione delle risorse informatiche aziendali.
Come compilare un modulo consegna computer aziendale
Quando si compila un modulo per la consegna di un computer aziendale, è fondamentale raccogliere tutte le informazioni che permettano di identificare in modo univoco sia la persona a cui il dispositivo viene affidato sia il dispositivo stesso. In primo luogo, il modulo deve contenere i dati anagrafici del dipendente, come nome, cognome, numero di matricola aziendale o codice identificativo interno, oltre al reparto di appartenenza e, se possibile, la posizione lavorativa ricoperta. È importante inserire anche i recapiti, quali indirizzo email aziendale e numero di telefono interno, per consentire eventuali comunicazioni future relative al dispositivo consegnato.
Per quanto riguarda il computer, bisogna specificare la tipologia del dispositivo (ad esempio, notebook, desktop, workstation) e i dettagli tecnici che ne permettono il tracciamento, tra cui marca, modello, numero di serie, e codice di inventario aziendale. Se il computer viene consegnato con accessori aggiuntivi, come alimentatore, mouse, tastiera, docking station o custodia, è necessario elencare anche questi articoli, specificandone lo stato e, ove possibile, i rispettivi identificativi.
Il modulo deve riportare la data di consegna effettiva e, se previsto, la data prevista per la restituzione o per la revisione periodica del dispositivo. È prassi includere una sezione in cui il dipendente dichiara di aver ricevuto il computer e gli accessori in buono stato, assumendosi la responsabilità della loro cura e custodia fino a eventuale restituzione. In questa sezione, il dipendente dovrebbe firmare per accettazione, confermando di aver preso visione del regolamento aziendale sull’utilizzo delle apparecchiature informatiche e delle relative procedure di sicurezza e privacy.
Infine, il modulo dovrebbe prevedere uno spazio per la firma di chi effettua la consegna, che può essere un responsabile IT o un addetto alla logistica, oltre a eventuali note o osservazioni particolari riguardanti lo stato del dispositivo al momento della consegna, come piccoli difetti estetici preesistenti o personalizzazioni richieste dal dipendente. Tutte queste informazioni sono essenziali per garantire una corretta gestione dell’inventario aziendale e per tutelare sia l’azienda sia il dipendente in caso di contestazioni future.
Primo Esempio modulo consegna computer aziendale
Azienda: [Nome Azienda]
Indirizzo: [Indirizzo Azienda]
Telefono: [Numero di Telefono]
Email: [Email Azienda]
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DATI DEL DESTINATARIO
- Nome e Cognome: ____
- Mansione/Ruolo: ____
- Dipartimento/Ufficio: ____
- Data di consegna: ____
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DATI DEL COMPUTER CONSEGNATO
- Marca: ___
- Modello: __
- Numero di serie: ___
- Sistema operativo: _____
- Accessori inclusi (spuntare quelli forniti):
- [ ] Alimentatore
- [ ] Mouse
- [ ] Tastiera
- [ ] Borsa
- [ ] Altro: ___
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CONDIZIONI DI CONSEGNA
Il sottoscritto dichiara di aver ricevuto in data odierna il materiale sopra descritto in buono stato di funzionamento e si impegna a:
- Utilizzare il computer esclusivamente per scopi aziendali, nel rispetto delle policy interne.
- Custodire con cura il materiale affidatogli.
- Comunicare tempestivamente all’ufficio IT eventuali malfunzionamenti, smarrimenti o danneggiamenti.
- Restituire il computer e gli accessori ricevuti in caso di richiesta da parte dell’azienda o al termine del rapporto di lavoro.
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FIRME
Firma del destinatario:
Data:
Firma del responsabile consegna: __
Data:
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Note aggiuntive:
Secondo Esempio modulo consegna computer aziendale
Azienda:
Tech Solutions S.r.l.
Via Roma, 100 – 00100 Roma (RM)
P.IVA 12345678901
Dipendente:
Nome e Cognome: Mario Rossi
Matricola: 1234
Ruolo: Impiegato amministrativo
Data di assunzione: 01/03/2024
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Oggetto: Consegna computer aziendale
Data consegna: 10/06/2024
Descrizione del bene consegnato:
- Tipo: Computer portatile
- Marca: Dell
- Modello: Latitude 5430
- Matricola: DELL5430-00123
- Accessori forniti: Alimentatore, mouse ottico, custodia
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Condizioni di consegna:
Il sottoscritto Mario Rossi dichiara di aver ricevuto in buono stato d’uso il materiale sopra descritto.
Si impegna a:
- Utilizzare il computer esclusivamente per fini aziendali;
- Custodire con diligenza il bene ricevuto;
- Non cedere a terzi il dispositivo;
- Restituire il computer e gli accessori in caso di cessazione del rapporto di lavoro o su richiesta dell’azienda;
- Comunicare tempestivamente all’azienda eventuali furti, smarrimenti o danni.
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Firma del dipendente
Mario Rossi
Firma dell’azienda
(per Tech Solutions S.r.l.)
Luca Bianchi
Allegati:
Copia documento di identità del dipendente.
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Luogo e data: Roma, 10/06/2024