La dichiarazione sostitutiva di registrazione del contratto è un documento con cui una persona dichiara, sotto la propria responsabilità, che un contratto è stato regolarmente registrato presso l’Agenzia delle Entrate, indicandone gli estremi. Serve a dimostrare l’avvenuta registrazione senza dover presentare ogni volta la ricevuta o una copia del contratto, soprattutto nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Non sostituisce la registrazione vera e propria e, in caso di dichiarazioni false, sono previste sanzioni.
Come scrivere dichiarazione sostitutiva registrazione contratto
Una dichiarazione sostitutiva relativa alla registrazione di un contratto serve normalmente a dichiarare, sotto la propria responsabilità, che un determinato contratto è stato effettivamente registrato presso l’Agenzia delle Entrate e a fornire gli elementi necessari per identificarlo senza possibilità di confusione con altri contratti. È importante precisare che la dichiarazione sostitutiva non costituisce, di per sé, la registrazione del contratto e non sostituisce gli adempimenti fiscali previsti dalla legge. La registrazione deve essere eseguita con le modalità previste, ad esempio tramite modello RLI, procedura telematica o presentazione presso un ufficio dell’Agenzia delle Entrate, mentre la dichiarazione serve soltanto a documentare o attestare determinate informazioni.
All’inizio della dichiarazione devono essere indicati il luogo e la data in cui essa viene redatta. Deve poi essere identificata con precisione la persona che effettua la dichiarazione, riportando il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale, l’indirizzo di residenza e, se necessario, i recapiti di contatto. Se la dichiarazione viene presentata da una società, da un ente o da un’associazione, occorre indicare anche la denominazione completa, il codice fiscale o la partita IVA, la sede legale e la qualifica della persona fisica che firma, specificando, per esempio, se agisce in qualità di legale rappresentante, amministratore, procuratore o delegato. Se chi firma opera per conto di un’altra persona, è opportuno indicare il titolo in base al quale agisce e, quando necessario, allegare la delega o la procura.
La dichiarazione deve contenere il riferimento alla normativa in base alla quale viene resa. In genere si richiama il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, specificando che si tratta di una dichiarazione sostitutiva di certificazione oppure di una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, a seconda del contenuto. La dichiarazione sostitutiva di certificazione riguarda fatti, stati o qualità personali che possono essere comprovati mediante certificati della pubblica amministrazione. La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può invece riguardare fatti, stati o qualità personali a diretta conoscenza del dichiarante, anche riferiti ad altri soggetti, nei limiti consentiti dalla legge. Per attestare l’avvenuta registrazione di un contratto, nella pratica è spesso più appropriata una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, soprattutto quando si dichiarano dati risultanti da una ricevuta, da una copia del contratto registrato o da una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate.
Deve essere indicato in modo chiaro l’oggetto della dichiarazione. Una formulazione adeguata può essere: “Il/La sottoscritto/a dichiara che il contratto di locazione stipulato in data … tra … e …, avente a oggetto l’immobile sito in …, è stato regolarmente registrato presso l’Agenzia delle Entrate”. Non è sufficiente scrivere genericamente che “il contratto è registrato”, perché l’affermazione deve poter essere collegata a uno specifico contratto e a uno specifico adempimento fiscale.
È quindi necessario descrivere il contratto a cui la dichiarazione si riferisce. Devono essere indicati almeno la tipologia del contratto, la data di stipula e, quando rilevante, la data di decorrenza. Se si tratta di un contratto di locazione abitativa, commerciale, transitorio, per studenti universitari o di altra natura, è opportuno specificarlo. Se si tratta di un contratto di comodato, di affitto d’azienda, di concessione, di sublocazione o di altro accordo soggetto a registrazione, occorre indicare espressamente la relativa natura. Quando il contratto è stato modificato, prorogato, ceduto o risolto, è necessario chiarire se la dichiarazione riguarda il contratto originario o anche il successivo adempimento.
Devono essere riportati i dati delle parti contrattuali. Per le persone fisiche è opportuno inserire nome, cognome, luogo e data di nascita e codice fiscale. Per le società o gli enti devono essere indicati denominazione, codice fiscale e partita IVA, se presenti, oltre alla sede. È importante specificare il ruolo di ciascuna parte, ad esempio locatore e conduttore, comodante e comodatario, cedente e cessionario oppure concedente e concessionario. Se una delle parti ha agito tramite rappresentante, amministratore o procuratore, tale circostanza deve essere indicata.
Quando il contratto riguarda un immobile, la dichiarazione dovrebbe descrivere l’immobile con dati sufficientemente precisi. È opportuno indicare l’indirizzo completo, comprensivo di comune, provincia, via o piazza e numero civico. Sono inoltre utili, e talvolta indispensabili, i dati catastali, vale a dire foglio, particella o mappale, subalterno, categoria catastale e rendita catastale, se disponibili. Se il contratto comprende più unità immobiliari, pertinenze, box, cantine, terreni o parti comuni, occorre indicare tutti gli immobili interessati oppure rinviare espressamente all’elenco contenuto nel contratto allegato. L’identificazione catastale deve essere coerente con quella riportata nel contratto e nella documentazione utilizzata per la registrazione.
Per una locazione è generalmente opportuno riportare anche la durata contrattuale, specificando la data iniziale e quella finale, nonché l’eventuale previsione di rinnovo o proroga. Può essere indicato il canone pattuito, precisando se si tratta dell’importo mensile o annuale. Se il contratto prevede un aggiornamento del canone, un deposito cauzionale, un regime di cedolare secca o particolari agevolazioni, tali elementi possono essere inseriti quando siano pertinenti allo scopo della dichiarazione. Non è sempre necessario riportare tutte le clausole del contratto: devono essere inserite soltanto le informazioni rilevanti per dimostrare l’identità del contratto e il suo regime fiscale o giuridico.
La parte più importante riguarda i dati della registrazione. Devono essere indicati l’ufficio dell’Agenzia delle Entrate presso il quale il contratto è stato registrato oppure l’ufficio territorialmente competente risultante dalla ricevuta. Devono inoltre essere riportati, quando disponibili, la data di registrazione, il numero di registrazione, il codice identificativo del contratto, il codice dell’ufficio, gli estremi della ricevuta telematica e ogni altro riferimento presente nella ricevuta rilasciata dall’Agenzia delle Entrate. In alcuni documenti possono comparire numeri di serie, numeri di protocollo, identificativi telematici o codici relativi all’adempimento. È opportuno trascriverli esattamente, senza abbreviazioni o modifiche, perché servono a verificare la registrazione.
Se la dichiarazione riguarda anche il pagamento dell’imposta di registro, occorre indicare l’importo versato, la data del pagamento e le modalità utilizzate, specificando eventualmente il modello F24, il codice tributo, il numero della rata o l’anno di riferimento. Se il contratto è stato registrato optando per la cedolare secca, bisogna dichiararlo espressamente, precisando che il regime fiscale è quello della cedolare secca, quando tale informazione sia richiesta dal destinatario della dichiarazione. Non bisogna però dichiarare il pagamento di imposte o l’opzione per un regime fiscale se non si dispone della relativa documentazione o se l’informazione non corrisponde a quanto effettivamente comunicato all’Agenzia delle Entrate.
La dichiarazione deve indicare anche lo scopo per il quale viene presentata. È opportuno spiegare se serve, per esempio, per una pratica presso un comune, per una richiesta di agevolazione, per una procedura amministrativa, per un istituto di credito, per una controversia, per la dimostrazione della disponibilità dell’immobile o per la trasmissione a un altro soggetto. Una formula come “la presente dichiarazione viene resa al fine di …” consente di chiarire l’utilizzo del documento e di selezionare soltanto le informazioni realmente necessarie.
Alla dichiarazione deve essere aggiunta la formula relativa alle responsabilità del dichiarante. È necessario dichiarare che le informazioni fornite sono vere e complete, che il dichiarante è consapevole delle conseguenze penali previste in caso di dichiarazioni false o mendaci e che, qualora emerga la non veridicità del contenuto, potranno essere applicate le conseguenze previste dagli articoli 75 e 76 del d.P.R. n. 445 del 2000, compresa la decadenza dagli eventuali benefici ottenuti sulla base della dichiarazione e la responsabilità penale. Il testo deve essere comprensibile e non meramente copiato senza verificare che sia coerente con il caso concreto.
La dichiarazione deve essere firmata dal dichiarante. Se viene presentata a una pubblica amministrazione o a un gestore di pubblico servizio, generalmente la firma può essere apposta davanti all’addetto oppure la dichiarazione può essere firmata e trasmessa insieme a una copia non autenticata di un documento di identità valido. Se il documento viene inviato tramite posta elettronica certificata o attraverso una piattaforma digitale che consente l’identificazione del dichiarante, possono applicarsi modalità diverse. È comunque prudente verificare le istruzioni dell’ente destinatario, soprattutto quando sono richieste firma digitale, documento d’identità, delega o formato specifico.
È consigliabile allegare la copia del contratto registrato e la ricevuta di registrazione dell’Agenzia delle Entrate. L’allegazione della ricevuta è particolarmente importante perché consente di dimostrare concretamente la data e gli estremi dell’adempimento. Se viene allegata una copia del contratto, è preferibile indicare che si tratta di copia conforme all’originale oppure, quando non sia richiesta una vera attestazione di conformità, dichiarare che la copia allegata corrisponde al documento in possesso del dichiarante. Possono essere allegati anche la ricevuta del pagamento dell’imposta, la comunicazione dell’opzione per la cedolare secca, l’eventuale modello RLI e la delega conferita al soggetto che presenta la pratica.
Occorre prestare attenzione alla differenza tra una dichiarazione destinata a una pubblica amministrazione e una dichiarazione destinata a un privato. Le pubbliche amministrazioni e i gestori di servizi pubblici, nei casi previsti dalla legge, devono accettare le dichiarazioni sostitutive in luogo dei certificati. Un soggetto privato, invece, non è necessariamente obbligato ad accettarle, salvo specifici casi o accordi. Una banca, un proprietario, un’agenzia immobiliare, un avvocato o un altro soggetto privato può quindi richiedere la copia della ricevuta ufficiale di registrazione o una documentazione ulteriore.
La dichiarazione deve contenere soltanto dati veri, pertinenti e verificabili. Non bisogna inserire informazioni generiche, contraddittorie o non documentate. In particolare, non è corretto dichiarare che un contratto è stato registrato quando è stata soltanto presentata una richiesta di registrazione, quando il pagamento è stato effettuato ma la procedura non si è conclusa, oppure quando si dispone esclusivamente di una bozza o di una ricevuta di invio priva dell’esito positivo. In tali situazioni occorre descrivere esattamente lo stato della pratica, distinguendo tra stipula del contratto, pagamento dell’imposta, presentazione della richiesta e avvenuta registrazione.
Una formulazione completa, da adattare al caso concreto, potrebbe essere redatta in questo modo: “Il/La sottoscritto/a …, nato/a a … il …, codice fiscale …, residente in …, in qualità di …, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di dichiarazioni mendaci e delle conseguenze previste dagli articoli 75 e 76 del d.P.R. n. 445 del 2000, dichiara che il contratto di … stipulato in data … tra …, codice fiscale …, in qualità di …, e …, codice fiscale …, in qualità di …, avente a oggetto l’immobile sito in …, identificato catastalmente al foglio …, particella …, subalterno …, con decorrenza dal … al …, è stato registrato presso l’Agenzia delle Entrate, ufficio di …, in data …, con numero di registrazione …, codice identificativo …, come risulta dalla ricevuta allegata. Dichiara inoltre che … . La presente dichiarazione è resa per … . Luogo e data … . Firma …”.
La formulazione deve essere modificata se il contratto non riguarda un immobile, se vi sono più parti, se la registrazione è stata eseguita telematicamente, se è intervenuta una proroga o se il dichiarante agisce per conto di una società. La regola fondamentale è che ogni informazione inserita deve corrispondere esattamente al contratto e alla ricevuta ufficiale di registrazione.
Esempio dichiarazione sostitutiva registrazione contratto
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL’ATTO DI NOTORIETÀ
ai sensi degli articoli 46 e 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Il/La sottoscritto/a ____,
nato/a a ____ il //____,
codice fiscale ____,
residente in ____,
via/piazza ____ n. __,
in qualità di ____,
consapevole delle responsabilità penali previste dall’articolo 76 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e delle conseguenze derivanti dalla falsità degli atti e dalle dichiarazioni mendaci,
DICHIARA
che il contratto di ____, stipulato in data //____,
tra:
- il/la Sig./Sig.ra ____,
nato/a a ____ il //____,
codice fiscale ____,
in qualità di ____;e
- il/la Sig./Sig.ra ____,
nato/a a ____ il //____,
codice fiscale ____,
in qualità di ____;avente per oggetto l’immobile sito in ____,
via/piazza ____ n. __,
identificato al Catasto del Comune di ____,
foglio __, particella __, subalterno __,è stato regolarmente registrato presso l’Agenzia delle Entrate – Ufficio di ____,
in data //____,
con estremi di registrazione ____,
numero/serie ____,
codice identificativo del contratto ____,per la durata dal //____ al //____.
Dichiara inoltre che:
- il canone annuo previsto dal contratto è pari a euro ____;
- il regime fiscale applicato è ____;
- eventuali proroghe, cessioni, risoluzioni o variazioni del contratto sono state comunicate all’Agenzia delle Entrate in data //____ con estremi ____.
La presente dichiarazione viene resa per gli usi consentiti dalla legge.
Luogo ____
Data //____
Firma del/della dichiarante
___
Allegato: copia di un documento di identità in corso di validità del/della dichiarante.