Un modulo consegna documenti commercialista è un documento che il cliente utilizza per accompagnare e segnalare i materiali che consegna allo studio del commercialista, come fatture, ricevute o altri giustificativi contabili e fiscali. Serve a comunicare in modo chiaro quali e quanti documenti vengono affidati al professionista, facilitando così la gestione, la verifica e l’archiviazione da parte del commercialista e creando una traccia formale della consegna, utile per evitare eventuali smarrimenti o contestazioni.
Come compilare un modulo consegna documenti commercialista
Nel predisporre un modulo per la consegna di documenti al commercialista, è fondamentale innanzitutto identificare con precisione sia il soggetto che consegna i documenti sia colui che li riceve. Deve essere quindi riportato il nome, il cognome, la denominazione dell’azienda o del professionista, la partita IVA o il codice fiscale, oltre all’indirizzo e ai recapiti di riferimento. Questi dati consentono di attribuire senza equivoci la documentazione consegnata e di ricostruire la catena di responsabilità in caso di contestazioni future.
Un altro aspetto cruciale riguarda la descrizione dettagliata dei documenti consegnati. Si deve specificare la tipologia di ciascun documento (ad esempio, fatture di vendita, fatture di acquisto, ricevute bancarie, estratti conto, libri contabili, dichiarazioni fiscali, contratti, documentazione INPS o INAIL, CU, F24, deleghe, libri paga, note spese, corrispettivi, documentazione relativa alla gestione del personale, documenti relativi a pratiche fiscali o previdenziali, documenti relativi a finanziamenti, dichiarazioni annuali, bilanci, eccetera). Oltre al tipo di documento, è indispensabile indicare il periodo temporale di riferimento (ad esempio, mese, trimestre, anno) e la quantità o il numero progressivo dei documenti, in modo da poter ricostruire esattamente quanto è stato affidato al professionista.
Molto importante è anche la modalità di consegna: bisogna segnalare se i documenti sono stati consegnati in originale o in copia, e se la consegna è avvenuta in formato cartaceo oppure digitale. Nel caso di documentazione digitale, può essere utile precisare il supporto utilizzato (chiavetta USB, CD, invio tramite email, caricamento su piattaforma online) e la data di trasmissione, allegando eventualmente una ricevuta o una distinta di invio elettronico.
Deve essere indicata la data di consegna dei documenti, dato che da essa possono decorrere termini di legge per la predisposizione di adempimenti fiscali o amministrativi, e può essere utilizzata come riferimento per eventuali contestazioni su ritardi o omissioni.
Un ulteriore elemento di rilievo è la finalità per cui viene effettuata la consegna: bisogna specificare se i documenti sono consegnati per la semplice tenuta della contabilità, per la redazione di bilanci, per la compilazione di dichiarazioni fiscali, per la gestione delle paghe, per pratiche di finanziamento, per consulenza specifica o per altri adempimenti. Questo dettaglio permette al commercialista di organizzare il lavoro in modo efficiente e di comprendere quali attività dovrà svolgere partendo dalla documentazione ricevuta.
Per garantire la tracciabilità e la validità della consegna, il modulo deve prevedere uno spazio per la firma di chi consegna e di chi riceve, eventualmente con l’orario della consegna stessa. In caso di invii telematici, si può prevedere una conferma di ricezione tramite email o tramite la piattaforma utilizzata per lo scambio dei documenti.
Infine, per una gestione ancora più accurata, si può prevedere uno spazio per annotazioni aggiuntive in cui inserire eventuali precisazioni, come la presenza di documenti mancanti, danneggiati, incompleti o da integrare successivamente, oppure la richiesta di restituzione di determinati originali dopo l’uso. Queste informazioni aggiuntive tutelano sia il cliente sia il commercialista e consentono di evitare fraintendimenti sulla completezza e l’integrità della documentazione consegnata. Tutti questi dettagli, se raccolti con precisione e chiarezza, rappresentano una tutela fondamentale sia dal punto di vista professionale che legale per entrambe le parti coinvolte.
Primo Esempio modulo consegna documenti commercialista
Oggetto: Consegna Documentazione Contabile – [Nome Azienda] – [Periodo di riferimento]
Gentile Dott./Dott.ssa [Nome Commercialista],
con la presente si trasmette la documentazione necessaria per l’elaborazione contabile e fiscale relativa al periodo [specificare il periodo: es. gennaio-marzo 2024] della società [Nome Azienda].
Documenti allegati:
– Fatture di vendita
– Fatture di acquisto
– Estratti conto bancari
– Prima nota cassa
– Documentazione relativa a incassi e pagamenti
– Documentazione relativa a eventuali finanziamenti o leasing
– Eventuale altra documentazione richiesta
Tale documentazione è stata verificata e ordinata secondo le Sue indicazioni. Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti o integrazioni.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Recapiti]
[Nome Azienda]
Secondo Esempio modulo consegna documenti commercialista
FAC SIMILE CONSEGNA DOCUMENTI AL COMMERCIALISTA
Alla cortese attenzione dello Studio Commercialista
Dott./Dott.ssa
Via ____
Città __
Oggetto: Consegna documentazione contabile e fiscale – Periodo _
Il/La sottoscritto/a __, nato/a a _____ il __, titolare/legale rappresentante della ditta/società __, con sede in ____, codice fiscale/partita IVA __,
DICHIARA
di aver consegnato in data odierna, ____, la seguente documentazione relativa al periodo __:
Documentazione consegnata:
- Fatture di vendita n. dal n. al n. ____
- Fatture di acquisto n. dal n. al n. ____
- Corrispettivi giornalieri/mensili dal //__ al //__
- Estratti conto bancari dal //__ al //__
- Ricevute fiscali n. dal n. al n. ____
- Prima nota cassa dal //__ al //__
- Documentazione relativa a spese generali (utenze, affitti, assicurazioni, ecc.)
- Modelli F24 pagati nel periodo
- Eventuali deleghe bancarie e quietanze
- Contratti e documentazione varia (specificare): _____
- Altro: _____
Note:
__
__Data: __
Firma del dichiarante
_Firma per ricevuta dello Studio