La revoca dell’incarico di RSPP esterno è la cessazione formale dell’incarico conferito a un professionista o a un consulente esterno che svolge il ruolo di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione. Serve a rimuovere quel soggetto quando il rapporto contrattuale termina, quando emergono inadempienze, conflitti di interesse o esigenze organizzative diverse, e ha lo scopo di garantire che la gestione della sicurezza sul lavoro resti adeguata e conforme alla normativa; per essere efficace va comunicata e documentata per iscritto e deve essere seguita da una nomina sostitutiva o da misure che assicurino la continuità delle attività di prevenzione, perché la responsabilità dell’adozione delle misure di sicurezza rimane in capo al datore di lavoro.
Come scrivere una revoca incarico RSPP esterno
Per redigere correttamente una revoca dell’incarico a un RSPP esterno è necessario che il documento contenga in modo chiaro, completo e documentabile tutti gli elementi identificativi e procedurali che permettono di rendere inequivocabile la volontà del datore di lavoro e di governare la fase di transizione, preservando al contempo gli obblighi di legge e i diritti delle parti. Innanzitutto occorre identificare in apertura le parti coinvolte con precisione: il datore di lavoro o la ragione sociale dell’azienda (con sede legale, codice fiscale/partita IVA e rappresentante legale che sottoscrive l’atto) e il professionista o la società incaricata come RSPP esterno (con dati anagrafici o societari, partita IVA, eventuale numero di iscrizione a registri professionali, domicilio o sede per le comunicazioni e recapiti PEC/telefono). Il riferimento al mandato originario deve essere esplicito: vanno indicati la data di nomina o il contratto originario, il numero di protocollo se registrato, l’oggetto dell’incarico (RSPP esterno), la durata prevista e, se presenti, i riferimenti alle clausole contrattuali e agli importi pattuiti per il servizio.
Deve poi essere specificata in modo inequivocabile la manifestazione di volontà di revocare l’incarico, indicando la data in cui la revoca produce effetto e la eventuale motivazione se rilevante ai fini contrattuali o disciplinari (ad esempio scadenza, mutuo consenso, inadempimento, modifiche organizzative), senza però limitarsi a formule generiche: se la revoca è per inadempimento è opportuno richiamare i fatti e le comunicazioni precedenti che giustificano la decisione, con riferimento a eventuali richiami o diffide già trasmesse. È importante richiamare la base normativa e contrattuale che legittima la revoca, facendo riferimento alla normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro vigente (Testo Unico sicurezza e successive modifiche) e alle disposizioni contrattuali intercorrenti, senza però confondere la revoca con la terminazione di responsabilità penale o amministrativa che rimangono soggette agli accertamenti di legge.
Il documento deve disciplinare gli effetti pratici e temporali della revoca: indicare con precisione la data/ora a partire dalla quale il professionista non è più delegato a svolgere funzioni tipiche dell’RSPP, eventuali obblighi di servizio fino alla data di effettiva cessazione (ad esempio completamento di attività urgenti, partecipazione a ispezioni programmate, predisposizione di documenti indispensabili come aggiornamenti del DVR), e la durata del periodo di transizione se prevista. Devono essere stabilite le modalità e i tempi per la riconsegna della documentazione e dei supporti aziendali: elenco e consegna dei documenti in formato cartaceo e digitale relativi alla valutazione dei rischi, DVR, registro infortuni, verbali di sopralluogo, piani di emergenza, programmi di formazione, report su attività svolte, eventuali incarichi a terzi, mezzi e dispositivi forniti per lo svolgimento dell’incarico e qualsiasi altro materiale o informazione necessaria per assicurare la continuità del servizio. È opportuno prevedere un verbale di riconsegna firmato da entrambe le parti che attesti lo stato della documentazione, con specifica indicazione di eventuali documenti mancanti o note su procedure in corso.
Aspetti economici e contabili vanno chiariti: indicare il trattamento economico finale, le modalità e i termini per la fatturazione e il pagamento delle prestazioni rese fino alla data di cessazione, la gestione di eventuali penali o indennità previste dal contratto, nonché l’eventuale corresponsione di somme a titolo di risarcimento in caso di inadempimento. Se esiste una cauzione o garanzia contrattuale, la revoca deve disciplinarne la restituzione o l’escussione, richiamando le clausole contrattuali. Vanno inoltre previste eventuali dichiarazioni di manleva o assunzione di responsabilità per attività svolte anteriormente alla data di revoca, lasciando esplicitamente ferma la possibilità di accertamenti successivi da parte delle autorità competenti.
Le modalità formali di comunicazione e di perfezionamento della revoca sono fondamentali: il documento deve essere redatto in forma scritta e sottoscritto dal rappresentante legale del datore di lavoro; è consigliabile indicare la forma di notifica prescelta (consegna a mano con firma per ricevuta, raccomandata A/R, PEC) e allegare la prova di avvenuta ricezione. Se il rapporto è regolato da uno specifico contratto che prevede obblighi di preavviso, la revoca deve rispettare tali termini o motivare la loro deroga, evidenziando le conseguenze. È altresì consigliabile indicare il nome e i recapiti della persona aziendale di riferimento per le operazioni di consegna e per la gestione della transizione.
Il trattamento dei dati personali merita una clausola apposita, che richiami gli obblighi ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR): il professionista dovrà restituire o cancellare i dati personali trattati nell’esecuzione dell’incarico, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge, e collaborare nel trasferimento sicuro delle informazioni al nuovo incaricato o al responsabile interno. Devono essere previste misure per la tutela della riservatezza e per la protezione di informazioni sensibili e documenti aziendali.
Per garantire la continuità delle attività di prevenzione e protezione è utile che la revoca indichi se e come il datore di lavoro intende provvedere alla nomina del nuovo RSPP o alla nomina temporanea di un sostituto, specificando, se possibile, la data di nomina del successore e le modalità con cui sarà assicurata la copertura delle funzioni in attesa della nomina stessa; in assenza di una nomina immediata, il documento dovrebbe quantomeno precisare le misure organizzative adottate per adempiere agli obblighi di legge, i nomi dei referenti intervenienti e la responsabilità residua del datore di lavoro. È altrettanto importante prevedere l’obbligo di cooperazione del professionista revocato in caso di ispezioni, contenziosi o adempimenti amministrativi ricollegabili al periodo in cui ha svolto l’incarico, con indicazione di tempi e modalità per la sua disponibilità.
Infine, per evitare contenziosi, la revoca dovrebbe prevedere l’allegazione o la possibilità di consultazione degli atti che giustificano la decisione, un riferimento al contratto originario e una dichiarazione di presa visione da parte del professionista dell’avvenuta ricezione della comunicazione. Il documento dovrà essere archiviato secondo le procedure aziendali (protocollo, numero di protocollo, data) e, se necessario, trasmesso alle figure aziendali interessate quali RLS, rappresentanti sindacali e, se richiesto dalla normativa o da procedure interne, agli enti competenti. Per la redazione definitiva è opportuno coordinarsi con l’ufficio legale o con un consulente esperto in diritto del lavoro e sicurezza sul lavoro per assicurare che la revoca sia conforme alle clausole contrattuali, alle eventuali previsioni di contratto collettivo applicabile e alla normativa vigente.
Esempio revoca incarico RSPP esterno
Revoca incarico RSPP esterno
Spett.le ____________
Alla c.a. del Sig./Dott. ____________
Sede/Residenza: ____________
PEC/Email: ____________
Oggetto: Revoca incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP)
Il/La sottoscritto/a ____________, in qualità di Datore di lavoro / Legale rappresentante della società ____________, con sede legale in ____________ (C.F./P.IVA ____________), con la presente
COMUNICA
la revoca dell’incarico di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) conferito a codesto professionista con atto/lettera/protocollo n. ____________ in data ____________, ai sensi del D.Lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni. La presente revoca avrà efficacia a decorrere dal giorno ____________.
Si richiede la riconsegna, entro e non oltre il giorno ____________, di tutta la documentazione, dei supporti informatici, delle chiavi, delle credenziali, dei dispositivi e di ogni altro materiale in suo possesso relativo all’incarico RSPP, comprensivi di eventuali copie di atti, registri, documenti di valutazione dei rischi e verbali di sopralluogo, al seguente indirizzo/contatto: ____________.
Eventuali pendenze amministrative, economiche e contabili relative all’incarico saranno regolate secondo quanto concordato e documentato con nota/contratto n. ____________ e secondo le modalità: ____________.
Per ogni ulteriore comunicazione inerente alla presente revoca si prega di contattare: ____________ (nome e recapito).
Ringraziando per la collaborazione prestata, porgo distinti saluti.
Luogo e data: ____________
Per la società
Nome e qualifica: ____________
Firma: ____________
Ricevuta di avvenuta comunicazione e presa in carico della richiesta di riconsegna
Il/la sottoscritto/a ____________ (RSPP revocato/a) dichiara di aver ricevuto copia della presente comunicazione di revoca e di prendere atto della richiesta di riconsegna della documentazione/materiale entro il termine indicato.
Luogo e data: ____________
Firma: ____________