La revoca del consenso all’utilizzo dell’immagine è l’atto con cui una persona ritira il permesso precedentemente dato a terzi di usare la propria immagine (foto, video, ecc.). Serve a far cessare trattamenti e diffusione futuri dell’immagine e a chiedere la cancellazione o l’anonimizzazione, ristabilendo il controllo sulla propria privacy; va però considerato che non annulla in automatico gli usi già effettuati prima della revoca e possono sussistere eccezioni se esistono altri fondamenti legali per il trattamento.
Come scrivere una revoca consenso utilizzo immagine
Per redigere una revoca del consenso all’utilizzo di un’immagine è essenziale costruire un documento che identifichi in modo inequivocabile chi revoca il consenso, chi lo ha ricevuto e quale utilizzo specifico viene revocato: a livello pratico ciò significa indicare il nome completo della persona interessata, i dati di contatto aggiornati (indirizzo, numero di telefono e indirizzo email), la data di nascita o altro elemento utile per la sua identificazione univoca e, quando opportuno e sicuro, l’allegato di una copia di un documento d’identità. Se la revoca viene esercitata da un rappresentante legale o da chi esercita la potestà sul minore, è necessario altresì indicare la qualità di chi firma (es. genitore o tutore), fornire la documentazione che attesta tale qualità e allegare il relativo documento d’identità. All’altro capo della comunicazione vanno identificati con precisione i soggetti che stanno trattando o usando l’immagine: la persona fisica o giuridica intestataria del trattamento, eventuali responsabili esterni o terze parti a cui l’immagine è stata ceduta o trasferita, con indicazione di ragione sociale, indirizzo, PEC o altro canale ufficiale per la ricezione della revoca.
Occorre poi ricostruire e descrivere con precisione l’atto di consenso che si intende revocare: indicare la data in cui il consenso era stato prestato, il contesto in cui è stato espresso (ad esempio contratto scritto, modulo online, liberatoria firmata, consenso verbale), il contenuto della liberatoria o i termini principali concordati (se noti), e la natura dell’immagine oggetto della revoca, fornendo una descrizione dettagliata che permetta di individuarla senza ambiguità. Questo comporta specificare se si tratta di una fotografia singola, di una serie di scatti, di riprese video, di immagini digitali modificate o di qualsiasi materiale derivato; indicare il nome del file, eventuali riferimenti di archivio, la data di realizzazione, i luoghi o gli eventi in cui le immagini sono state scattate e, se esistono, gli URL, i profili social, le pubblicazioni, i cataloghi o i materiali online/offline in cui le immagini sono pubblicate o state diffuse.
La revoca deve contenere una dichiarazione esplicita, un atto formale con cui la persona dichiara di revocare il consenso precedentemente rilasciato: va chiarito che la volontà è di revocare ogni autorizzazione all’uso, riproduzione, pubblicazione, distribuzione, elaborazione, diffusione e sfruttamento commerciale dell’immagine, specificando se la revoca è totale o limitata a certi usi, formati, canali o territori. È importante indicare la data in cui la revoca deve ritenersi efficace e, se si desidera, fissare un termine oltre il quale non si accetta più alcun utilizzo. Nella stessa comunicazione si dovrebbero dettagliare le azioni richieste al destinatario per dare esecuzione alla revoca: richiedere la cessazione immediata di nuove pubblicazioni o utilizzi, la rimozione delle immagini dai siti web, profili social e piattaforme di terzi, la cancellazione dagli archivi interni e dai backup – con l’avvertenza che per i backup possono esistere limiti tecnici o obblighi legali che ne impediscono la cancellazione immediata – e la richiesta di fornire prova documentale dell’avvenuta rimozione e della cessazione degli utilizzi, con indicazione di un termine entro cui si chiede tale riscontro.
Parallelamente alla richiesta di eliminazione, è utile indicare come devono essere gestite eventuali copie già distribute a terzi e richiedere che il destinatario notifichi a quei terzi la revoca e ottenga da loro conferma scritta di cessazione e cancellazione. Se l’immagine è stata oggetto di cessione di diritti o concessione di licenze, la revoca dovrebbe richiedere che vengano fornite informazioni sulle sublicenze concesse, con l’indicazione dei terzi coinvolti e la domanda di attivare le necessarie procedure di ritiro delle immagini anche presso quei soggetti. È opportuno inoltre richiedere l’aggiornamento dei registri o del registro dei trattamenti interni dell’organizzazione che detiene l’immagine, affinché risulti l’avvenuta revoca, e domandare che il titolare del trattamento indichi la base giuridica su cui continuerà o meno a fondare eventuali trattamenti residui.
Nel documento è prudente inserire un richiamo alle conseguenze pratiche della mancata ottemperanza, chiedendo espressamente una conferma scritta dell’avvenuto adempimento con indicazione delle azioni compiute e delle date in cui sono state compiute; suggerire un termine ragionevole per la risposta, e richiedere la consegna di una dichiarazione sotto forma scritta o elettronica che attesti la cancellazione, l’interruzione degli usi e, se possibile, prova fotografica o screenshot eliminati con metadati. Deve essere chiarito, per evitare fraintendimenti, che la revoca non intende retroattivamente autorizzare o meno fatti passati che siano già avvenuti in buona fede e legalmente, ma che la volontà è di impedire futuri utilizzi; tuttavia si può esprimere la volontà di negoziare o richiedere ristoro in caso di usi non autorizzati o continuativi dopo la revoca.
Dal punto di vista formale la lettera deve essere datata e firmata dalla persona che revoca il consenso; se la revoca è inviata in forma elettronica, si consiglia l’apposizione di una firma digitale o, in alternativa, l’invio tramite canali tracciabili come raccomandata con ricevuta di ritorno o, in Italia, PEC, in modo da conservare prova dell’avvenuta comunicazione e della sua ricezione. È utile indicare chiaramente come si desidera ricevere le comunicazioni di riscontro (email, PEC, raccomandata) e lasciare un recapito cui inviare eventuali richieste di chiarimento. Per situazioni complesse, come usi editoriali, archivi storici o obblighi di conservazione per fini di prova o per obblighi normativi, è bene menzionare la necessità di spiegazioni dettagliate qualora il titolare intenda eccepire una limitazione o un divieto di cancellazione, affinché si possa valutare la portata delle eccezioni applicabili.
Esempio revoca consenso utilizzo immagine
Oggetto: Revoca del consenso all’utilizzo dell’immagine
Il/La sottoscritto/a
Nome e cognome: ______________
Nato/a il: ______________ a: ______________
Residente in: ______________ (via/piazza, n.): ______________
Codice fiscale: ______________
Documento di identità (tipo e n.): ______________
Telefono: ______________
E-mail: ______________
Premesso che
– in data ______________ ho rilasciato a favore di ______________ (nome del destinatario del consenso) un consenso per l’utilizzo della mia immagine relativo a: ______________ (descrizione dell’immagine/servizio/evento) e/o al materiale fotografico/video identificato come: ______________;
– il consenso è stato rilasciato con le modalità: ______________ (es. scritto, verbale, contratto n. ______________);
con la presente
revoco in modo espresso e immediato ogni consenso, autorizzazione e liberatoria precedentemente rilasciata in merito all’utilizzo, alla riproduzione, alla pubblicazione, alla diffusione e al trattamento della mia immagine, nonché di qualsiasi materiale fotografico o audiovisivo che mi ritragga, con riferimento a quanto indicato sopra.
Vi invito pertanto a:
1) cessare immediatamente qualsiasi utilizzo della mia immagine sui seguenti supporti/luoghi: ______________ (es. sito web, social network, materiale promozionale, brochure, archivi);
2) rimuovere tempestivamente e cancellare tutte le copie del materiale contenente la mia immagine, ivi compresi archivi digitali, backup e copie presso terzi, nonché eventuali versioni modificate o adattate;
3) comunicarmi per iscritto, entro ______________ giorni dal ricevimento della presente, l’avvenuta cessazione dell’utilizzo e la cancellazione effettuata, indicando nello specifico le azioni intraprese e gli eventuali soggetti terzi ai quali il materiale era stato comunicato o ceduto.
Alla presente dichiaro di non richiedere alcun risarcimento per l’eventuale utilizzo pregresso, salvo quanto diversamente previsto dalle norme applicabili; mi riservo comunque la facoltà di adottare ogni azione necessaria qualora non venga data tempestiva esecuzione alla presente revoca.
Si allegano alla presente:
– copia del documento di identità: ______________
– copia del consenso originario (se disponibile): ______________
– altro: ______________
Distinti saluti.
Firma:
______________________________
Nome e cognome: ______________
Ricevuta da parte del destinatario
Ricevuta/Conferma di presa in carico:
Data: ______________
Firma e timbro (se applicabile): ______________________________