La revoca dell’incarico professionale al consulente del lavoro è l’atto con cui il committente o il professionista pongono fine al rapporto di consulenza; serve a interrompere formalmente l’incarico e a regolare il passaggio delle pratiche e delle responsabilità, garantendo la tutela delle posizioni del cliente e dei lavoratori coinvolti. Di norma va fatta per iscritto rispettando eventuali termini di preavviso contrattuali o normativi, definendo il trasferimento della documentazione al nuovo consulente e chiarendo le pendenze economiche, in modo da evitare omissioni verso enti previdenziali e fiscali e rischi per le scadenze obbligatorie.
Come scrivere una revoca incarico professionale consulente del lavoro
Per predisporre una revoca dell’incarico di consulente del lavoro in modo completo e formalmente corretto è necessario che il documento contenga una serie di informazioni precise e formulazioni che rendano chiaro, univoco e provabile sia il fatto della revoca sia l’ambito e gli effetti della stessa. La comunicazione deve innanzitutto identificare con chiarezza il soggetto che revoca l’incarico: va indicata la ragione sociale o il nome e cognome del cliente, l’indirizzo legale, il codice fiscale e la partita IVA se presenti, il ruolo di chi sottoscrive (ad esempio legale rappresentante) nonché il potere che lo abilita a revocare l’incarico; la firma deve essere quella del soggetto legittimato o di una persona munita di delega documentata. Analogamente occorre identificare il consulente del lavoro o lo studio professionale cui si revoca l’incarico, con nome, indirizzo, codice fiscale o partita IVA, eventuale iscrizione all’albo, PEC e indirizzo per le notifiche, in modo che non vi siano dubbi sulla controparte della revoca.
Il testo della revoca deve fare esplicito riferimento al mandato originario: è importante richiamare la data di inizio dell’incarico, eventuali specifiche lettere d’incarico o contratti, il contenuto dell’incarico e i poteri conferiti al consulente (ad esempio gestione paghe, invii telematici, accesso a cassetti previdenziali e fiscali, rappresentanza davanti a enti pubblici, presentazione di denunce e modelli, tenuta libri e registri, gestione contenziosi di lavoro), in modo da delimitare ciò che viene revocato. La data a decorrere dalla quale la revoca produce effetto va stabilita in modo esplicito: può essere immediata, oppure fissata da una data determinata o subordinata al momento in cui si completa il passaggio di consegne; è utile precisare espressamente se la revoca interrompe immediatamente ogni potere di rappresentanza e azione nei confronti di terzi ovvero se alcuni atti ancora in corso devono essere completati fino a una certa data concordata per assicurare la continuità degli adempimenti (ad esempio stipendi in corso di liquidazione, presentazioni prossime di modelI telematici, scadenze fiscali).
La revoca deve altresì prevedere le modalità pratiche della cessazione del rapporto e del passaggio di consegne. Va chiesto che tutti i fascicoli, documenti originali, cedolini, archivi cartacei ed elettronici, file telematici, accessi e credenziali ad applicazioni e portali (ad esempio cassetto previdenziale, cassetto fiscale, Entratel/Fisconline o altri canali telematici) vengano consegnati al cliente o al nuovo consulente entro un termine definito; se si richiede che la consegna avvenga direttamente al successore, è opportuno indicare i riferimenti del nuovo professionista e chiarire che la richiesta di collaborazione e la consegna dei documenti dovranno avvenire in modo coordinato. Occorre inoltre prevedere la richiesta di un inventario dettagliato dei documenti e delle pratiche pendenti, con l’indicazione delle scadenze e degli adempimenti imminenti, nonché la produzione di una dichiarazione scritta sullo stato delle posizioni amministrative, previdenziali e fiscali rapportate al periodo di competenza, affinché il cliente sappia quali adempimenti restano da assolvere e chi è responsabile per azioni future.
Sotto il profilo economico e contabile è fondamentale richiedere la rendicontazione finale: il documento di revoca dovrebbe richiedere al consulente la predisposizione di un conto finale, con l’indicazione dei compensi maturati, delle attività non ancora fatturate, degli anticipi eventualmente versati e delle eventuali spese sostenute, con invito a emettere fattura o nota spese entro un termine stabilito e a regolare il saldo. Se il rapporto prevedeva anticipi o rimborsi spese, la revoca deve disciplinare chiaramente la liquidazione delle partite pendenti e la modalità di rimborso o addebito. È utile specificare anche dove e a chi inviare la fattura finale, oltre a richiedere la consegna di eventuali documenti giustificativi relativi alle spese sostenute dal professionista per conto del cliente.
Gli aspetti relativi alla tutela dei dati personali richiedono particolare attenzione: nella revoca va indicata la volontà del titolare del trattamento (il cliente) riguardo al trattamento dei dati conservati dal consulente, richiedendo la restituzione integrale dei dati e dei documenti contenenti informazioni personali oppure, se richiesto, la cancellazione sicura dei dati dai sistemi del consulente secondo le modalità previste dal GDPR. Se il consulente ha operato in qualità di incaricato o responsabile del trattamento per conto del cliente, la revoca deve prevedere istruzioni chiare su chi diventa il nuovo titolare o responsabile e come deve avvenire il trasferimento dei dati, con richiesta di conferma scritta dell’avvenuta cancellazione o restituzione e dell’eventuale conservazione residua necessaria per obblighi di legge. È importante che la comunicazione indichi se autorizza il consulente a conservare solo copia delle pratiche per il periodo di prescrizione obbligatorio, specificando la durata e la finalità di tale conservazione.
La revoca dovrebbe anche contemplare la revoca esplicita di procure, deleghe e mandati conferiti al consulente nei confronti di enti pubblici e privati: se al professionista erano state date procure per rappresentare il cliente presso INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, Direzione Territoriale del Lavoro, tribunali o altri organismi, occorre dichiarare la revoca di tali poteri e richiedere che il consulente astenga dall’adottare ulteriori atti o interventi a nome del cliente. È utile chiedere la comunicazione formale agli enti competenti dell’avvenuta revoca, o quantomeno la restituzione delle procure originali e la consegna delle eventuali ricevute di avvenuto ritiro o di scarico delle pratiche in essere.
Per assicurare la certezza della ricezione e avere prova dell’avvenuto atto, è prassi indicare la modalità di trasmissione della revoca; la PEC è il canale consigliato per la sua efficacia probatoria, ma può essere utilizzata anche la raccomandata con avviso di ricevimento o la consegna a mano con firma per ricevuta. La comunicazione dovrebbe invitare il consulente a confermare per iscritto, entro un termine determinato, l’accettazione della revoca, l’indicazione delle attività ancora in corso e il piano di consegna della documentazione, e la produzione di eventuali dichiarazioni sostanziali richieste dal cliente, quali la certificazione di avvenuto inoltro di denunce o versamenti già effettuati o la comunicazione delle posizioni aperte aventi scadenze prossime.
Nel testo è opportuno dare indicazioni sulle conseguenze della revoca in relazione ad attività già intraprese e su eventuali responsabilità: va specificato se le attività poste in essere fino alla data di efficacia della revoca restano imputabili al consulente o al cliente, e se il consulente assumerà la responsabilità per eventuali errori o omissioni nelle pratiche fino al momento della consegna. Se esistono contenziosi o procedimenti in corso, la revoca dovrebbe richiedere la consegna di tutta la documentazione relativa ai procedimenti e la comunicazione degli estremi delle pratiche, nonché una dichiarazione sul punto dello stato della causa, così che il cliente o il nuovo professionista possano valutare i rischi e gli adempimenti necessari.
È coerente altresì prevedere le istruzioni operazionali per la gestione immediata delle attività sensibili, come il pagamento delle retribuzioni, la predisposizione e il rilascio dei cedolini, la predisposizione dei modelli di certificazione fiscale per i dipendenti e ogni altro adempimento in scadenza nel breve periodo; se il cliente intende che il consulente completi determinate attività prima della cessazione, questo va specificato chiaramente, con l’indicazione dei termini e delle responsabilità connesse. Infine, la revoca può richiedere espressamente che il consulente non eserciti più alcuna attività promozionale o comunicativa a nome del cliente e mantenga il segreto professionale su tutte le informazioni acquisite durante il rapporto professionale, salvo obblighi di legge o disposizioni contrarie.
Dal punto di vista formale e probatorio, oltre alla data e alla firma del legale rappresentante, è utile allegare alla revoca copia del contratto originale o della lettera di incarico richiamata, nonché, se disponibili, le deleghe o procure che si intendono revocare, per facilitare il riscontro da parte del consulente e degli eventuali enti destinatari della revoca. Definire un termine entro il quale il consulente dovrà adempiere alle richieste di consegna documentale e rendicontazione, e indicare le modalità per eventuali contestazioni successive, completa la struttura della comunicazione, consentendo al cliente di tutelarsi sia dal punto di vista operativo sia da quello legale.
Seguendo questi criteri la revoca diventa uno strumento chiaro, completo e difendibile che disciplina non soltanto l’atto formale della cessazione del rapporto, ma anche le modalità pratiche del passaggio di consegne, le responsabilità residue, il trattamento dei dati personali e la conclusione degli aspetti economici e amministrativi.
Esempio revoca incarico professionale consulente del lavoro
Luogo e data: ____________
Spett.le
Studio di Consulenza del Lavoro
Alla c.a. del/lla Dott./Dott.ssa ____________
Indirizzo: ____________
Oggetto: Revoca incarico professionale
Il/La sottoscritto/a ____________, nato/a a ____________ il ____________, in qualità di ____________ della società ____________ (ragione sociale), con sede legale in ____________, codice fiscale / partita IVA ____________, con la presente
comunica la revoca, con effetto dal giorno ____________, dell’incarico di consulenza del lavoro conferito a codesto Studio con contratto/lettera d’incarico in data ____________ (prot. n. ____________), relativo alle seguenti prestazioni: ____________.
Si richiede altresì:
– la consegna e la restituzione di tutti i documenti, fascicoli e registri aziendali relativi alle prestazioni svolte entro e non oltre il giorno ____________;
– la predisposizione e l’invio della rendicontazione finale e della fattura conclusiva, contenente il dettaglio delle attività svolte e degli importi a conguaglio, entro il giorno ____________;
– l’indicazione delle eventuali attività in corso e delle scadenze per le quali è richiesta la prosecuzione di adempimenti urgenti fino alla data di effettiva cessazione dell’incarico: ____________.
Per la consegna della documentazione e per concordare le modalità di passaggio delle pratiche si indica quale referente interno: ____________ (nome e ruolo), tel. ____________, e-mail ____________.
Si prega di considerare la presente quale manifestazione formale e irrevocabile di revoca dell’incarico a far data come sopra indicata e di darne conferma scritta all’indirizzo e-mail: ____________ o al seguente indirizzo: ____________.
Distinti saluti.
Firma: _________________________________
Nome e cognome: ____________
Qualifica/Ruolo: ____________
Società: ____________
Indirizzo sede legale: ____________
Tel.: ____________
E-mail: ____________
Allegati: ____________