La revoca dell’auto aziendale è la decisione dell’impresa di ritirare a un dipendente l’uso o l’assegnazione di un veicolo di servizio. Serve a tutelare gli interessi aziendali: recuperare un bene quando cambiano mansioni o termina il rapporto di lavoro, porre rimedio a violazioni delle regole d’uso, o riorganizzare e contenere costi e rischi; comporta inoltre obblighi pratici e fiscali, perché deve rispettare quanto stabilito nel contratto e nella normativa sui fringe benefit e prevedere la corretta riconsegna del mezzo.
Come scrivere una revoca auto aziendale
Per predisporre correttamente una revoca di assegnazione di un’auto aziendale occorre mettere per iscritto tutta una serie di informazioni concrete, circostanziate e verificabili che consentano di identificare con precisione le parti coinvolte, il veicolo oggetto della revoca, le ragioni e la base giuridica dell’atto, le modalità e i tempi di riconsegna, nonché le conseguenze amministrative e patrimoniali conseguenti. In apertura del documento è fondamentale indicare i dati completi del datore di lavoro: ragione sociale, sede legale, partita IVA e codice fiscale, la persona che firma in rappresentanza dell’azienda e la sua carica (ad esempio legale rappresentante o responsabile del fleet management), unitamente ai riferimenti per le comunicazioni (PEC, indirizzo e-mail aziendale e numero di telefono). Vanno altresì riportati i dati anagrafici e di contatto del soggetto cui l’auto è stata assegnata: nome e cognome, residenza o domicilio professionale comunicato all’azienda, codice fiscale e, se pertinente, la qualifica o il reparto di appartenenza.
La descrizione del veicolo deve essere puntuale: marca, modello, colore, targa, numero di telaio (VIN), numero di carta di circolazione o estremi del libretto e qualsiasi altra annotazione identificativa (ad esempio indicazione se il veicolo è in leasing, a noleggio a lungo termine, di proprietà o vincolato da finanziamenti). È utile richiamare nel testo la data in cui l’auto era stata inizialmente assegnata e l’eventuale documento o clausola contrattuale che regolava quell’assegnazione (contratto di lavoro, accordo scritto, policy aziendale, nota interna), così da collegare la revoca alla base contrattuale o al regolamento aziendale applicabile.
La motivazione della revoca deve essere esposta in modo chiaro e circostanziato: devono essere specificati i fatti o le esigenze aziendali che giustificano l’interruzione dell’assegnazione (esigenze organizzative, riorganizzazione del parco auto, cessazione del rapporto di lavoro, comportamento del dipendente che integra cause disciplinari, fine di una funzione per la quale l’auto era stata concessa, scadenza di benefici fiscalmente rilevanti, ecc.). Se la revoca si fonda su norme interne o su clausole contrattuali, è opportuno citarne espressamente il riferimento, recapitando al dipendente la pagina della policy o la clausola contrattuale invocata. Nel caso di provvedimenti disciplinari o di sospensione, la comunicazione dovrebbe indicare se la revoca è temporanea o definitiva e se è connessa ad altri procedimenti aziendali, senza entrare in dettagli che possano pregiudicare la privacy oltre quanto necessario.
Deve essere indicata la data di efficacia della revoca e il termine ultimo entro il quale il veicolo dovrà essere riconsegnato. È importante precisare il luogo, la persona di riferimento e la fascia oraria per la riconsegna, nonché le modalità di consegna (consegnare termini di persona presso la sede aziendale o altro luogo concordato, oppure inviare tramite servizio indicato dall’azienda). Nel corpo della lettera o dell’avviso vanno specificate con chiarezza le condizioni in cui il veicolo deve essere riconsegnato: chiavi, libretto di circolazione, certificato di assicurazione, documenti del veicolo, eventuali dispositivi aziendali montati (per esempio dispositivi telepass, card carburante, kit manutenzione, gomme specifiche, accessori consegnati), nonché la richiesta che eventuali effetti personali vengano rimossi. È opportuno prevedere e descrivere la procedura di controllo dello stato del veicolo alla riconsegna: come verrà effettuato il sopralluogo, chi lo eseguirà, come verranno registrati chilometraggio e danni, e quali saranno i criteri per valutare responsabilità e addebiti in caso di danni, mancata manutenzione o consumi non conformi. Se all’atto della consegna verrà redatto un verbale di riconsegna o un rapporto di ispezione, bisogna comunicarlo e allegarne il modello o il riferimento.
Vanno disciplinati i rapporti economici conseguenti alla revoca: se l’auto era accompagnata da carte carburante, abbonamenti autostradali, agevolazioni fiscali o indennità, la comunicazione deve indicare la data di cessazione dei benefici, le modalità di rendicontazione finale dei costi e degli eventuali importi da trattenere o rimborsare (ad esempio per danni, mancata restituzione di accessori, consumi non rendicontati). Se il veicolo è in leasing o noleggio, è necessario richiamare gli obblighi posti dal contratto di leasing: comunicare al dipendente gli obblighi dell’azienda verso il fornitore e stabilire come si procederà nei confronti dell’utente per eventuali costi derivanti da danni o uso improprio. Se vengono trattenuti importi sulla retribuzione, la comunicazione dovrebbe spiegare la base giuridica e prevedere l’acquisizione del consenso del lavoratore o il riferimento a atti aziendali che consentano la trattenuta, attenendosi alla disciplina del trattamento delle retribuzioni.
Nel documento è utile regolare la gestione di dispositivi di monitoraggio telematico o del trattamento dei dati relativi alla mobilità: se il veicolo è dotato di un sistema di rilevazione della posizione o di parametri di guida, la revoca deve indicare come saranno trattati i dati raccolti, chi sarà il titolare del trattamento, dove potranno essere riletti i dati utili per la verifica dello stato del veicolo e per l’attribuzione di eventuali responsabilità, nel rispetto della normativa sulla privacy. Analogamente, vanno specificate le modalità di restituzione e disattivazione della carta carburante e di ogni strumento di pagamento o abbonamento intestato all’azienda, precisando se l’utilizzo successivo a una certa data sarà a carico del dipendente e quali sono le conseguenze di eventuali utilizzi impropri dopo la data di efficacia.
È importante inserire nel testo le istruzioni circa la rimozione di effetti personali e la possibilità di accesso dell’ex utilizzatore al veicolo per il ritiro dei propri beni entro un termine fissato; se il dipendente non provvede, bisogna indicare cosa accadrà agli oggetti rimasti a bordo (per esempio custodia o smaltimento secondo procedure aziendali) e per quanto tempo l’azienda li terrà a disposizione. Vanno altresì previste indicazioni su eventuali pratiche amministrative da adempiere da parte dell’azienda, come la comunicazione alla compagnia assicurativa o al locatore del veicolo, e se l’azienda intende chiedere al dipendente di firmare dichiarazioni relative allo stato del veicolo o liberatorie.
Nel testo della revoca si devono prevedere le modalità di contestazione o richiesta di chiarimenti da parte del destinatario: indicare i recapiti del referente aziendale a cui rivolgersi, il termine per produrre osservazioni o documentazione che il dipendente ritenga rilevante, e la modalità di impugnazione dell’atto laddove prevista da contratti collettivi o normative interne (ad esempio invio di una comunicazione scritta entro un certo numero di giorni). È prassi raccomandare l’inserimento di una parte finale destinata alla ricevuta e all’accettazione della comunicazione da parte del dipendente, in cui questi attesti di aver ricevuto la comunicazione e prende atto delle istruzioni per la riconsegna, con spazio per la firma, la data e la firma del rappresentante aziendale; in alternativa va indicato il mezzo scelto per la notifica (PEC, raccomandata A/R, consegna a mano con firma per ricevuta) affinché sia possibile dimostrare la corretta e tempestiva notificazione dell’atto.
Per completezza procedurale è molto utile allegare alla comunicazione documenti che consentano un immediato raffronto e verifica: copia della carta di circolazione, copia dell’accordo di assegnazione o della policy che disciplinava l’uso, eventuale verbale di consegna iniziale con annotazione sullo stato del veicolo alla presa in carico e fotografie datate, nonché il modello che sarà utilizzato per il controllo finale alla riconsegna. La conservazione degli originali e delle copie di tutte le comunicazioni deve essere prevista in modo da poter documentare la correttezza dell’operazione in caso di contestazione; per questo motivo si dovrebbe indicare anche la distribuzione delle copie della revoca (al dipendente, a HR, al responsabile fleet, all’amministrazione) e l’eventuale inserimento della pratica nella cartella personale del lavoratore.
Infine, benché la comunicazione debba essere completa sul piano tecnico e amministrativo, è opportuno adottare un linguaggio che non pregiudichi eventuali valutazioni successive e che si attenga ai limiti imposti dalla normativa sul lavoro e sulla privacy: la revoca non dovrebbe contenere affermazioni giudicanti non supportate da fatti documentati, e, nei casi più complessi o conflittuali, conviene richiedere il supporto del consulente del lavoro o dell’ufficio legale aziendale per verificare l’adeguatezza formale e sostanziale dell’atto rispetto ai vincoli contrattuali, previdenziali e fiscali. Se lo si ritiene utile, si può inserire una formulazione sintetica ma precisa che riassuma gli obblighi principali, ad esempio: “Con la presente si comunica la revoca dell’assegnazione dell’autovettura [targa, marca, modello, VIN] assegnata in data [data assegnazione] al Sig./alla Sig.ra [nome], a decorrere dal [data efficacia]; il veicolo dovrà essere riconsegnato presso [luogo] entro e non oltre il giorno [data], completo di chiavi e documenti, e sarà sottoposto a verifica dello stato e del chilometraggio al momento della riconsegna, secondo le modalità comunicate.” Questa frase tipo può essere modulata e completata con quanto sopra descritto per adattarsi alla singola situazione aziendale.
Esempio revoca auto aziendale
[Intestazione azienda]
Ragione sociale: ____________
Sede legale: ____________
P.IVA / C.F.: ____________
Telefono / Email: ____________
Luogo, data: ____________
Al Sig./Alla Sig.ra: ____________
Reparto / Ufficio: ____________
Indirizzo: ____________
Oggetto: Revoca assegnazione autovettura aziendale
Spett.le Sig./Sig.ra ____________,
Con la presente la scrivente società, ____________, nella persona del legale rappresentante ____________, comunica formalmente la revoca dell’assegnazione in uso dell’autovettura aziendale di proprietà/gestione della società, come di seguito identificata:
Marca / Modello: ____________
Targa: ____________
Telaio (VIN): ____________
Data di assegnazione iniziale: ____________
Motivazione della revoca: ____________
La revoca decorre a partire dal giorno ____________ (data di efficacia). È fatto obbligo di procedere alla riconsegna del veicolo e di tutti gli accessori e documenti ad esso relativi (chiavi, libretto di circolazione, documentazione assicurativa, dispositivi aziendali, ecc.) presso la sede/ufficio: ____________ entro e non oltre il giorno ____________.
Si precisa che, fino alla riconsegna, il veicolo dovrà essere custodito con diligenza e non utilizzato per fini non autorizzati. Eventuali danni, multe, o altri oneri derivanti da improprio utilizzo o mancata riconsegna saranno addebitati secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dal regolamento aziendale/contratto individuale.
Per chiarimenti o per concordare modalità e orario per la riconsegna, contattare il referente aziendale Sig./Sig.ra ____________, al numero/email: ____________.
Restano impregiudicati i diritti e gli obblighi delle parti previsti dal contratto di lavoro, dal regolamento aziendale e dalla vigente normativa.
Distinti saluti,
Per la società:
Nome e cognome: ____________
Qualifica: ____________
Firma: ____________
Ricevuto per presa visione e consegna:
Nome e cognome del dipendente: ____________
Firma del dipendente: ____________
Data e luogo: ____________