La dichiarazione di tenuta delle scritture contabili è una comunicazione con cui si indica dove e da chi vengono conservati i libri e i registri contabili dell’attività, ad esempio presso la sede dell’impresa o presso un commercialista. Serve a permettere all’Amministrazione finanziaria di individuare il luogo e il responsabile della conservazione dei documenti in caso di controlli.
Come scrivere dichiarazione tenuta scritture contabili
Per “dichiarazione di tenuta delle scritture contabili” si intende, in genere, il documento con cui il contribuente comunica all’Amministrazione finanziaria dove sono conservati i libri, i registri e i documenti contabili, chi ne cura la tenuta materiale o informatica e secondo quali modalità possono essere messi a disposizione in caso di controllo. Il contenuto preciso può cambiare in base al tipo di soggetto, al regime fiscale applicato, alla natura dell’attività e al modello utilizzato; pertanto bisogna sempre verificare se si tratta di una dichiarazione autonoma richiesta dall’ufficio, di una comunicazione collegata all’apertura o alla variazione dell’attività, oppure di un’apposita sezione presente in un modello fiscale.
La dichiarazione deve innanzitutto identificare con precisione il soggetto cui si riferiscono le scritture contabili. Per una persona fisica devono essere indicati il nome e il cognome, il codice fiscale, la data e il luogo di nascita e, quando rilevante, la partita IVA. Per un’impresa individuale devono essere riportati anche la denominazione eventualmente utilizzata nell’esercizio dell’attività, la sede dell’impresa e l’indirizzo presso il quale viene esercitata l’attività. Per una società, un ente o un’associazione occorre indicare la denominazione o ragione sociale, il codice fiscale, la partita IVA, la sede legale e, se diversa, la sede amministrativa o operativa. Devono inoltre essere individuati i soggetti che hanno i poteri di rappresentanza, come il legale rappresentante, l’amministratore, il liquidatore o il curatore, indicando i dati necessari a identificarli.
È importante specificare il periodo al quale si riferisce la dichiarazione. Se il documento viene predisposto per una nuova attività, deve risultare la data di inizio dell’obbligo di tenuta delle scritture. Se riguarda una variazione, devono essere indicati la data dalla quale la variazione è efficace e il precedente luogo di conservazione, quando necessario. Se la dichiarazione è richiesta durante una verifica fiscale, è opportuno precisare che la situazione descritta è quella esistente alla data della dichiarazione o alla data indicata dall’ufficio. Una dichiarazione priva del periodo di riferimento può creare incertezza, soprattutto quando nel corso degli anni il contribuente ha cambiato sede, consulente o modalità di conservazione.
Il dato centrale è l’indicazione del luogo in cui le scritture contabili sono effettivamente tenute e conservate. Non è sufficiente riportare genericamente il Comune o la provincia. Deve essere indicato l’indirizzo completo, comprensivo di via o piazza, numero civico, eventuale piano, interno o ufficio, CAP, Comune e provincia. Il luogo dichiarato deve essere reale e deve consentire all’Amministrazione finanziaria di reperire concretamente la documentazione. Se i documenti sono conservati presso la sede dell’impresa, si indica la sede interessata. Se invece sono conservati presso un commercialista, un consulente del lavoro, un centro elaborazione dati, una società di servizi o un altro soggetto, deve essere indicato l’indirizzo di tale soggetto, non semplicemente quello del contribuente.
Quando le scritture sono conservate in luoghi diversi, occorre descrivere ciascun luogo e specificare quali documenti si trovano presso ciascuna sede. Per esempio, i libri sociali possono essere conservati presso la sede legale, i registri IVA presso lo studio del professionista incaricato, le fatture elettroniche e i documenti informatici presso un sistema di conservazione digitale gestito da un fornitore esterno. In tale situazione la dichiarazione dovrebbe evitare formulazioni generiche e precisare la distribuzione della documentazione, così da rendere chiaro dove reperire ogni categoria di scrittura o documento.
Devono essere individuate le scritture contabili oggetto della dichiarazione. La formulazione deve tenere conto del regime fiscale e della forma giuridica del contribuente. Possono rientrare, a seconda dei casi, il libro giornale, il libro degli inventari, i registri IVA degli acquisti e delle vendite, il registro dei corrispettivi, i registri dei beni ammortizzabili, i registri previsti per le rimanenze, i registri relativi ai beni in comodato o in conto lavorazione, le scritture ausiliarie di contabilità analitica, le schede contabili, i mastrini, la prima nota e gli altri registri richiesti dalla normativa fiscale o civilistica.
Per le società e gli enti devono essere considerati anche i libri sociali obbligatori, come il libro delle decisioni dei soci o delle assemblee, il libro delle decisioni degli amministratori, il libro del collegio sindacale o dell’organo di controllo e il libro degli strumenti finanziari eventualmente emessi. I libri sociali non coincidono con le scritture contabili in senso stretto, ma possono essere rilevanti per descrivere in modo completo la documentazione tenuta e conservata presso la sede o presso altro soggetto. Se la dichiarazione riguarda esclusivamente i registri fiscali, è preferibile non confondere i due ambiti, indicando chiaramente quali documenti sono inclusi e quali sono esclusi.
Bisogna inoltre precisare se la contabilità è tenuta in forma cartacea, elettronica o mista. Nel caso cartaceo, è utile indicare dove si trovano gli originali, se i registri sono aggiornati e per quali periodi. Nel caso elettronico, la dichiarazione dovrebbe specificare che i dati sono gestiti mediante strumenti informatici e indicare il sistema utilizzato, il soggetto che lo gestisce e il luogo o servizio nel quale i documenti vengono archiviati. Non è normalmente necessario descrivere ogni dettaglio tecnico del software, ma deve risultare chi può accedere ai dati, come vengono garantite l’integrità e la leggibilità dei documenti e dove sono disponibili le scritture in caso di richiesta.
La tenuta informatica non coincide necessariamente con la conservazione elettronica a norma. La tenuta riguarda la formazione, la registrazione, l’aggiornamento e la gestione dei dati contabili; la conservazione riguarda invece il processo mediante il quale il documento informatico viene mantenuto nel tempo garantendone autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Se la dichiarazione riguarda anche la conservazione elettronica, è opportuno indicare il soggetto che svolge il servizio di conservazione, l’eventuale responsabile della conservazione, la piattaforma utilizzata e le modalità con cui i documenti possono essere esibiti. Queste informazioni diventano particolarmente importanti quando il contribuente si avvale di un fornitore esterno.
Devono essere indicati, quando richiesto o opportuno, i dati del soggetto depositario delle scritture. Il depositario è la persona o la struttura presso cui la documentazione viene materialmente conservata per conto del contribuente. Può trattarsi di un dottore commercialista, di un esperto contabile, di un consulente fiscale, di un centro servizi, di una società collegata o di un’impresa specializzata nella gestione documentale. Occorre riportare la denominazione o il nome e cognome del depositario, il codice fiscale o la partita IVA, l’indirizzo completo della sede di conservazione e, se necessario, i dati del professionista responsabile.
Se il depositario è un professionista iscritto a un albo, possono essere indicati anche l’ordine o collegio di appartenenza e il numero di iscrizione, soprattutto quando la dichiarazione deve dimostrare il rapporto professionale. Se il depositario è una società, è opportuno indicare la società che effettivamente conserva i documenti e non soltanto il nome commerciale del servizio. Se il sistema è gestito da un gruppo societario, bisogna distinguere il soggetto contrattualmente incaricato dal soggetto che materialmente possiede o gestisce l’infrastruttura informatica.
La dichiarazione dovrebbe chiarire il rapporto tra il contribuente e il depositario. È sufficiente descrivere che la contabilità e la documentazione fiscale sono tenute o conservate presso il soggetto indicato in forza di un incarico professionale, di un contratto di servizi o di altro rapporto giuridico. Quando previsto dalla procedura applicabile, può essere necessaria anche l’accettazione del depositario, una sua sottoscrizione o una dichiarazione separata con cui egli conferma di detenere la documentazione. L’accettazione è particolarmente importante perché dimostra che il soggetto indicato è effettivamente consapevole dell’incarico e può mettere le scritture a disposizione dell’autorità competente.
Devono essere specificate le modalità con cui la documentazione può essere esibita. La dichiarazione dovrebbe consentire di capire se i registri sono immediatamente disponibili presso il luogo indicato, se devono essere estratti da un sistema informatico, se sono accessibili mediante credenziali, se devono essere esportati in formato leggibile o se è necessario l’intervento del depositario. In caso di contabilità elettronica, è utile precisare che le scritture possono essere rese disponibili in un formato idoneo alla consultazione e, quando necessario, alla stampa o all’esportazione dei dati.
La documentazione deve essere aggiornata. Se cambia la sede del contribuente, il depositario, il professionista incaricato, il sistema di conservazione o la modalità di tenuta, la variazione deve essere comunicata secondo le regole applicabili. Non è corretto continuare a indicare il vecchio studio professionale quando le scritture sono state trasferite presso un nuovo consulente. Allo stesso modo, se una parte della documentazione resta presso il precedente depositario per i periodi anteriori e quella relativa ai nuovi esercizi viene trasferita altrove, la dichiarazione deve descrivere questa situazione, indicando quali annualità sono disponibili presso ciascun luogo.
Particolare attenzione deve essere prestata alla cessazione del rapporto con il depositario. In tale circostanza bisogna indicare la data di cessazione, il luogo presso cui vengono trasferite le scritture, il soggetto che assume il nuovo incarico e le modalità con cui il vecchio depositario consegna o rende disponibili i documenti. È consigliabile conservare la prova del passaggio della documentazione, come un verbale, una ricevuta, un elenco dei libri consegnati o una comunicazione sottoscritta dalle parti. Questo consente di evitare contestazioni sulla mancata esibizione di scritture relative a periodi precedenti.
La dichiarazione deve poi contenere una descrizione veritiera della situazione contabile. Non è sufficiente indicare il luogo fisico se i registri non sono aggiornati, se mancano documenti o se la contabilità è materialmente gestita da un soggetto diverso da quello dichiarato. Il contribuente resta responsabile, nei confronti dell’Amministrazione finanziaria, della corretta tenuta e conservazione delle scritture, anche quando si avvale di un professionista o di un servizio esterno. L’affidamento della contabilità a terzi non trasferisce automaticamente al depositario tutti gli obblighi fiscali del contribuente.
Quando la dichiarazione viene presentata in risposta a una richiesta dell’ufficio, è opportuno riportare gli estremi della richiesta stessa, come la data, il numero di protocollo e l’ufficio richiedente. Deve essere indicato anche il motivo per cui la dichiarazione viene resa, ad esempio l’apertura dell’attività, il trasferimento della sede, la sostituzione del consulente, l’aggiornamento del luogo di conservazione o una verifica fiscale. Questo collegamento rende più chiaro il contenuto della dichiarazione e consente all’ufficio di inserirla correttamente nel fascicolo del contribuente.
La dichiarazione deve essere datata e sottoscritta dal soggetto legittimato. Per un’impresa individuale firma il titolare; per una società firma il legale rappresentante o altro soggetto munito dei necessari poteri; per un ente firma il rappresentante autorizzato. Se il documento è predisposto o trasmesso da un intermediario, occorre distinguere la firma del contribuente da quella dell’intermediario. L’intermediario può trasmettere o compilare il documento, ma ciò non significa automaticamente che assuma la responsabilità delle dichiarazioni rese dal contribuente.
Alla dichiarazione possono essere allegati, se richiesti o utili, il documento di identità del firmatario, la delega al professionista, l’incarico conferito al depositario, la dichiarazione di accettazione del depositario, il contratto di conservazione digitale, una visura camerale aggiornata, il verbale di consegna dei libri e una planimetria o indicazione dei locali quando il luogo di conservazione non è immediatamente identificabile. Gli allegati devono essere richiamati nel testo e numerati in modo coerente, evitando di trasmettere documenti superflui o contenenti dati non pertinenti.
La dichiarazione non dovrebbe contenere formule ambigue come “scritture disponibili presso il commercialista” oppure “documentazione conservata presso la sede aziendale” senza indicare quale sede, quali periodi e quali documenti. Una formulazione corretta deve permettere a un soggetto estraneo all’organizzazione dell’impresa di comprendere immediatamente chi conserva la documentazione, dove si trova, quali scritture sono comprese, per quali annualità e come possono essere esibite.
In termini sostanziali, la dichiarazione dovrebbe quindi rappresentare una fotografia completa e aggiornata della gestione documentale del contribuente. Deve collegare il soggetto obbligato, il periodo di riferimento, il luogo fisico o digitale di conservazione, il soggetto responsabile della tenuta, la tipologia delle scritture, la modalità cartacea o informatica, l’eventuale presenza di più depositari, le modalità di accesso e le variazioni intervenute. Tutte le informazioni devono essere verificabili e coerenti con la realtà, con i dati comunicati all’Agenzia delle Entrate, con la visura camerale, con gli incarichi professionali e con i sistemi effettivamente utilizzati.
Poiché le regole possono differire in funzione del modello e dell’adempimento specifico, prima della presentazione è necessario verificare se l’autorità richieda una semplice indicazione del luogo di conservazione, una comunicazione di variazione dei dati fiscali, una dichiarazione firmata dal contribuente, una dichiarazione sottoscritta anche dal depositario oppure una procedura telematica attraverso un modello ufficiale. In caso di discordanza tra le informazioni qui descritte e le istruzioni del modello vigente, prevalgono il modello e le istruzioni ufficiali applicabili alla situazione concreta.
Esempio dichiarazione tenuta scritture contabili
DICHIARAZIONE DI TENUTA DELLE SCRITTURE CONTABILI
Il/La sottoscritto/a ____, nato/a a ____ il ____, codice fiscale ____, in qualità di ____ della società/ditta ____, con sede legale in ____, via/piazza ____ n. ____, codice fiscale ____, partita IVA ____,
DICHIARA
che le scritture contabili relative all’attività esercitata da ____ sono tenute presso:
□ la sede legale sita in ____, via/piazza ____ n. ____;
□ la sede amministrativa sita in ____, via/piazza ____ n. ____;
□ lo studio del professionista incaricato sito in ____, via/piazza ____ n. ____;
□ altro luogo autorizzato sito in ____, via/piazza ____ n. ____.
Le scritture contabili tenute sono le seguenti:
□ libro giornale;
□ libro degli inventari;
□ registri IVA degli acquisti;
□ registri IVA delle vendite;
□ registro dei corrispettivi;
□ registro dei beni ammortizzabili;
□ libro unico del lavoro;
□ scritture ausiliarie di magazzino;
□ partitari clienti e fornitori;
□ altre scritture: ____.
Le predette scritture contabili sono relative al periodo d’imposta ____ e sono aggiornate secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
Il soggetto incaricato della tenuta delle scritture contabili è:
Nome e cognome/Ragione sociale: ____
Codice fiscale/Partita IVA: ____
Sede: ____
Via/Piazza: ____ n. ____
Iscrizione all’Albo/Registro ____ di ____ al n. ____
Telefono: ____
E-mail/PEC: ____
La presente dichiarazione viene rilasciata per gli usi consentiti dalla legge.
Luogo ____, data ____
Firma del dichiarante
____
Firma del professionista incaricato