Produttività sul Lavoro e Gestione del Tempo

gni tanto mi arrivano domande su come gestire il proprio tempo. Per questo, ho pensato di raccontarti quali strategie utilizzo per gestire il mio tempo.

Premessa: la maggior parte del mio tempo è dedicata a creare e gestire campagne e strategie di marketing. Una piccola parte è poi dedicata alle incombenze amministrative.
I consigli che trovi di seguito non sarebbero adatti per chi fa il commerciale o per chi segue il servizio clienti.

I principi di base sui quali organizzo il mio tempo sono

Meglio concentrarsi su poche cose fatte bene, che disperderti in mille attività.
Meno significa più. Soprattutto nella gestione del tempo.

C’è chi fa tante cose per il gusto di sentirsi occupato, di sentirsi utile.
A me personalmente non piace avere la sensazione di sentirmi occupato e pieno di cose da fare. Preferisco invece fare poche cose, ma importanti e che possono portare profitto.

Quando ho un’attività da fare, la prima cosa che penso è, oggi mi tocca fare sta roba; ma mi fa davvero guadagnare? come posso fare in modo di non dover farla più? Alla fine, se fai bene i conti, sono poche le attività che vale davvero la pena fare.

Prova a dare un valore al tuo tempo. Ad esempio: 300 euro allora.
E poi valuta: la tale attività che stai facendo, li vale davvero 300 euro allora? se non li vale, vedi come non dover farla più, quella attività.

A volte, per ottimizzare il tuo tempo, ti conviene riflettere anche sul modello di business della tua azienda.

Se ti succede troppo spesso di doverti occupare di attività irrilevanti, come puoi modificare l’organizzazione della tua azienda per poterti invece concentrare su ciò che sai far meglio e ti porta maggior profitto?

Meglio evitare gli impegni pre programmati e poter essere libero di seguire l’attività che più ti sembra redditizia

A me piace potermi alzare la mattina e potermi dedicare alle cose che mi sembrano più utili in quel momento. Viceversa, non mi piace avere il mio tempo cadenzato da continue riunioni o appuntamenti da seguire.

Da anni ho quasi totalmente eliminato dalla mia agenda appuntamenti e riunioni. Per le cose che faccio io (marketing), riunioni ed appuntamenti sono spesso una perdita di tempo.

Una campagna di marketing viene meglio quando è pensata interamente da un solo individuo. Mediare tra mille idee, spunti e pareri di teste differenti quasi sempre diluisce la potenza della campagna.

Preferisci la comunicazione asincrona

Se noti, in questo blog non c’è il mio numero di telefono. E se una persona riesce a trovare il mio numero diretto e mi telefona in ufficio senza essersi preannunciato, quasi sempre mi dimostro poco paziente: perché telefonarmi a casaccio senza preavviso è una violazione del mio tempo.

Ti trovi nella situazione in cui chiunque può telefonarti e farti perdere tempo? probabilmente ti conviene pensare come limitare questo problema.

Infatti, se ti stai concentrando su una cosa, è meglio non avere distrazioni. Il telefono è la distrazione peggiore. Soprattutto quando chi ti chiama ha la convinzione che devi starlo ad ascoltare in quel preciso momento in cui fa comodo a lui.

Invece, preferisci la comunicazione asincrona, dove una persona può comunicarti e tu puoi rispondere quando tu hai tempo, nel momento in cui tu preferisci.

A proposito: se qualcuno ti scrive una email e richiede (gratis) i tuoi consigli e la tua consulenza, non sentirti in obbligo di rispondere. Se io dovessi rispondere a tutte le email di richieste di consigli gratuiti che mi arrivano, non avrei più tempo di dedicarmi ai progetti che contano davvero.

Il gratis, quando c’è, è bene faccia parte di una strategia commerciale più ampia.

Andando nei dettagli, ecco ora come gestisco le mie cose

Lo strumento principale che utilizzo è una lista delle cose da fare e controllare.

Questa lista è divisa in 3 sezioni:
1) attività importanti da fare (TO DO)
2) attività che devono fare gli altri, delle quali devo verificare i risultati (TO WATCH)
3) attività programmate per un periodo futuro (LATER).

Se nella lista delle cose da fare (TO DO) iniziano a comparire troppe cose, allora mi viene il dubbio se sto sbagliando qualcosa.

Dove tengo questa lista? una volta la tenevo su un file txt nel desktop del computer. Poi, usando più computer differenti, ho iniziato ad usare Evernote. Così da avere la stessa lista aggiornata su più computer differenti, consultabile anche con il mio iPhone.

Se anche tu usi più computer differenti, uno strumento online (come Evernote, ma ce ne sono tanti altri) può tornarti utile.

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